I del ett av denna bloggserie besvarade vi frågan ”Vad är ett DMS?”. Men varför behöver du ett? Vissa fördelar med att ha helt digitaliserade, organiserade dokument som du kan komma åt var som helst är uppenbara, men det finns ännu fler att ta hänsyn till.

Här är några av de viktigaste fördelarna som advokatbyråer och juridiska team kan få av ett molnbaserat dokumenthanteringssystem.

Hantera interna kostnader

Genom att använda molnbaserad dokumenthanteringsprogramvara kan organisationer minska kostnaderna för fysisk dokumenthantering, inklusive kostnader för papper, utskrifter och dokumentlagringsutrymme, som kostar ett företag i genomsnitt 50–90 dollar per kvadratfot. Och då räknar man inte med den tidskrävande arbetet som krävs för att arkivera och lagra alla dessa dokument – arbete som minskas avsevärt med papperslös, digital dokumenthantering.

Jämfört med ett lokalt system eliminerar ett molnbaserat DMS också behovet för företag att köpa och underhålla hårdvara, och minskar belastningen på IT-resurser eftersom dessa fysiska resurser nästan helt hanteras av molnleverantören.

Öka produktiviteten

Ett molnbaserat DMS hjälper advokatbyråer att spara tid och öka produktiviteten. Dokumenthantering kan medföra utmaningar i arbetsflödet, som bara förvärras med fysiska pappersdokument. Dessa utmaningar kan kosta över 20 % av byråns totala produktivitet.

I stället för att leta efter befintliga affärsdokument genom att gräva i ett arkivskåp eller ett omständligt äldre arkivsystem med dålig sökfunktion, kan personalen snabbt och effektivt söka efter och hämta rätt dokument eftersom allt finns på ett och samma ställe. Dessutom kan viktiga funktioner som versionskontroll, optisk teckenigenkänning (OCR) och automatiska säkerhetskopior också bidra till att minska mänskliga fel och överflödigt arbete.

Liknande fördelar uppstår när dokumenthanteringssystemet integreras med andra specialiserade affärsprocesser och applikationer. Istället för att behöva växla mellan olika appar kan de kommunicera sömlöst med varandra för att hålla allt – och alla – synkroniserade.

Robusta DMS-system stöder också säker samverkan i realtid mellan interna och externa intressenter. Genom att förenkla kommunikationen och göra informationen lättillgänglig kan teammedlemmarna dela dokument och arbeta snabbare och mer effektivt.

Effektivisera säkerhets- och efterlevnadsåtgärder

Att hantera datasäkerhet kan vara en enorm belastning för IT-resurserna. Inom juridiken är säkerhet avgörande för att upprätthålla det som kanske är den mest grundläggande principen inom juristyrket: sekretess. Och det är bara toppen av isberget när det gäller brott mot sekretessen, som också kan leda till brott mot lagar eller regler, etiska överträdelser, avslöjande av sekretessbelagda uppgifter, ekonomiska förluster och mycket mer.

Men när viktiga dokument arkiveras på en enda säker plats, till exempel i ett dokumenthanteringssystem, blir det mycket enklare för IT- och compliance-personal att skydda kritiska dokument och minska interna och externa risker för företaget. Det finns färre system att hantera, och DMS-leverantören kan till och med förbättra företagets säkerhet.

Med ett molnbaserat DMS kan molnleverantören till exempel hjälpa företaget att uppfylla efterlevnadskrav genom att hålla sig uppdaterad om gällande regler och snabbt anpassa sig för att skydda mot nya säkerhetshot. Verktyg som dokumentkryptering, åtkomstkontroll för användare, versionshistorik och katastrofåterställning hjälper företag att skydda och styra flödet av känslig information inom hela företaget. Om du väljer att använda ett molnbaserat DMS, se till att göra en ordentlig granskning för att säkerställa att din leverantör uppfyller de standarder du behöver.

För företaget och dess medarbetare

Förutom fördelarna i form av ekonomi, säkerhet och produktivitet har en molnbaserad DMS-lösning även många fördelar för den enskilde användaren.

Till att börja med är det helt enkelt enklare och bekvämare att utföra juridiskt arbete i ett elektroniskt dokumenthanteringssystem – särskilt när dessa system är utformade med jurister i åtanke. Du behöver inte längre kämpa mot strömmen med ett utmanande, oorganiserat eller föråldrat system.

Molnbaserade dokumenthanteringssystem främjar också frihet, flexibilitet och balans mellan arbete och privatliv genom att minska administrativa uppgifter och göra det möjligt för teammedlemmar att enkelt arbeta på distans. Detta leder också till professionell utveckling, eftersom du kan ägna mer tid åt det arbete som är viktigast och mest givande.

En vinst för alla

Fördelarna med dokumenthanteringslösningar, särskilt molnbaserade sådana, omfattar inte bara företaget utan även de personer som använder dem. Var och en av dessa fördelar bidrar i slutändan till företagets resultat genom att göra företaget mer produktivt, säkrare mot hot och mer kostnadseffektivt. Och låt oss inte glömma en sista fördel: den sinnesro som allt detta medför.

Nu när du förstår fördelarna med ett DMS kan du lära dig hur du planerar för en framgångsrik implementering i del 3 av vår bloggserie: DMS-förändringshantering.