Na primeira parte desta série do blog, respondemos à pergunta: "O que é um DMS?". Mas por que o você precisa de um? Certamente, alguns dos benefícios de ter documentos totalmente digitalizados e organizados que o você pode acessar de qualquer lugar são óbvios, mas ainda há mais a considerar.

Aqui estão alguns dos principais benefícios que os escritórios de advocacia e as equipes jurídicas podem obter com um sistema de gerenciamento de documentos baseado na nuvem.

Gerenciar os custos internos

O uso de um software de gerenciamento de documentos baseado em nuvem permite que as organizações reduzam os custos associados ao gerenciamento físico de documentos, inclusive os custos de papel, impressão e espaço de armazenamento de documentos, que custam a uma empresa uma média de US$ 50-90 por pé quadrado. E isso sem contar a mão de obra demorada necessária para arquivar e armazenar todos esses documentos - mão de obra que é significativamente reduzida com o gerenciamento de documentos digitais e sem papel.

Em comparação com um sistema local, um DMS baseado em nuvem também elimina a necessidade de as empresas comprarem e manterem hardware, além de reduzir a pressão sobre os recursos de TI, pois esses recursos físicos são gerenciados quase que inteiramente pelo provedor de nuvem.

Aumentar a produtividade

Um DMS baseado em nuvem ajuda os escritórios de advocacia a economizar tempo e aumentar a produtividade. O gerenciamento de documentos pode ter desafios de fluxo de trabalho, que só são exacerbados com documentos físicos em papel. Esses desafios podem custar mais de 20% da produtividade geral do escritório.

Em vez de procurar documentos comerciais existentes vasculhando um armário de arquivos ou um sistema de arquivamento legado complicado com pouca capacidade de pesquisa, a equipe pode pesquisar e recuperar de forma rápida e eficaz o documento certo de que precisa, pois tudo está em um só lugar. Além disso, os principais recursos, como controle de versão, reconhecimento óptico de caracteres (OCR) e backups automáticos, também podem ajudar a reduzir o erro humano e o trabalho redundante.

Benefícios semelhantes surgem quando o sistema de gerenciamento de documentos é integrado a outros processos e aplicativos comerciais especializados. Em vez de ficar indo e voltando entre os aplicativos, eles podem se comunicar perfeitamente entre si para manter tudo - e todos - em sincronia.

Os DMSs robustos também oferecem suporte à colaboração segura e em tempo real entre as partes interessadas internas e externas. Ao simplificar a comunicação e tornar as informações prontamente disponíveis, os membros da equipe podem compartilhar documentos e trabalhar com mais rapidez e eficiência.

Simplifique as operações de segurança e conformidade

O gerenciamento da segurança dos dados pode representar uma enorme pressão sobre os recursos de TI. No mundo jurídico, a segurança é fundamental para manter o que talvez seja o princípio mais básico da profissão de advogado: a confidencialidade. E essa é apenas a ponta do iceberg quando se trata de uma quebra de confidencialidade, que também pode causar violações legais ou regulamentares, violações éticas, divulgação de dados restritos, perdas monetárias e muito mais.

No entanto, ao arquivar documentos importantes em um único local seguro, como um sistema de gerenciamento de documentos, é muito mais fácil para os profissionais de TI e de conformidade proteger documentos essenciais e reduzir os riscos internos e externos à empresa. Há menos sistemas para gerenciar e o provedor de DMS pode até melhorar a postura de segurança da empresa.

Por exemplo, com um DMS baseado em nuvem, o provedor de nuvem pode ajudar a empresa a cumprir os requisitos de conformidade, mantendo-se atualizado com as normas atuais e agindo rapidamente para se proteger contra novas ameaças à segurança. Ferramentas como criptografia de documentos, controles de acesso de usuários, histórico de versões e recuperação de desastres ajudam as empresas a proteger e direcionar o fluxo de informações confidenciais em toda a empresa. Se optar por usar um DMS baseado em nuvem, certifique-se de realizar a devida diligência para garantir que o provedor atenda aos padrões de que o você precisa.

Para a empresa e seu pessoal

Além dos benefícios financeiros, de segurança e de produtividade, uma solução de DMS baseada na nuvem também traz inúmeros benefícios para o usuário individual.

Para começar, fazer o trabalho jurídico em um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos é simplesmente mais fácil e conveniente - principalmente quando esses sistemas são projetados tendo em mente os profissionais da área jurídica. O você não está mais nadando contra a corrente com um sistema desafiador, desorganizado ou desatualizado.

Os sistemas de gerenciamento de documentos baseados em nuvem também oferecem liberdade, flexibilidade e equilíbrio entre vida pessoal e profissional, reduzindo as tarefas administrativas e possibilitando que os membros da equipe trabalhem remotamente com facilidade. Junto com isso, vem o crescimento profissional, pois o você pode dedicar mais tempo ao trabalho que é mais importante e gratificante.

Um ganho para todos

Os benefícios das soluções de gerenciamento de documentos, especialmente aquelas baseadas na nuvem, abrangem não apenas a empresa, mas também as pessoas que as utilizam. Cada um desses benefícios, em última análise, apoia o resultado final, tornando a empresa mais produtiva, mais segura contra ameaças e mais econômica. E não vamos nos esquecer de um último benefício: a paz de espírito que vem com tudo isso.

Agora que o você já conhece os benefícios de um DMS, saiba como planejar uma implementação bem-sucedida na parte 3 da nossa série de blogs: Gerenciamento de mudanças no DMS.