Um sistema de gerenciamento de documentos, ou DMS, refere-se às ferramentas e aos processos que sua organização usa para armazenar e gerenciar documentos. Um DMS moderno geralmente oferece recursos robustos de pesquisa, marcação de metadados, controles de acesso e processos de segurança aprimorados para proteger os arquivos.

Como funcionam os sistemas de gerenciamento de documentos?

No passado, o gerenciamento de documentos significava uma combinação de armários de arquivamento, caixas, prateleiras, pastas, fichários, scanners, milhares e milhares de páginas impressas e uma área quadrada designada no escritório para armazenar tudo isso.

Felizmente, o gerenciamento de documentos evoluiu para se alinhar ao local de trabalho digital de hoje, armazenando arquivos e documentos eletrônicos em um DMS local ou na nuvem. Essas ferramentas trazem consigo uma variedade de recursos que estão rapidamente transformando o DMS na espinha dorsal do escritório de advocacia.

Alguns dos principais recursos do DMS para escritórios de advocacia e equipes jurídicas corporativas incluem a capacidade de:

• Criar e editar documentos
• Organizar documentos por assunto ou projeto
• Compartilhe e colabore com segurança em documentos
• Acompanhar o histórico de versões
• Acessar espaços de trabalho e documentos remotamente
• Controle as permissões de acesso do usuário
• Aplicar metadados personalizados
• Encontre conteúdo de forma eficiente
• Integrar com as soluções de software preferidas
• Manter a segurança e a governança avançadas

Com esses recursos que aumentam a produtividade, os usuários de DMS podem otimizar seus fluxos de trabalho e, ao mesmo tempo, manter o foco nos clientes e nos resultados. No entanto, a quilometragem pode variar dependendo do tipo de DMS que o você escolher para a sua organização.

Tipos de sistemas de gerenciamento de documentos: Baseado na nuvem vs. no local

Antes de a Internet ser amplamente utilizada, a única opção real que as empresas tinham para o armazenamento seguro de documentos digitais era um sistema local. A principal vantagem do "local" é manter o controle total do sistema dentro da sua organização, mas isso pode criar uma falsa sensação de segurança. Embora as soluções locais ainda sejam comuns entre escritórios de advocacia e outras empresas, elas também são caras e difíceis de configurar e manter. Elas exigem hardware de servidor interno, licenças de software, sistemas de segurança e pessoal de TI para manter tudo funcionando sem problemas e resolver os problemas à medida que eles surgem. Uma força de trabalho cada vez mais móvel expõe os sistemas internos a mais desafios de segurança.

As soluções baseadas na nuvem ganharam popularidade como alternativa aos sistemas locais. Com um DMS baseado em nuvem, o gerenciamento e a manutenção de hardware, software, segurança e pessoal são de responsabilidade do provedor de nuvem. Os usuários corporativos simplesmente pagam uma taxa mensal ao provedor de nuvem para acessar o DMS pela Internet.

Benefícios de um sistema de gerenciamento de documentos baseado em nuvem

Além da economia significativa de custos, a nuvem oferece uma variedade de benefícios em relação às soluções DMS locais. Dois deles são de particular importância para os profissionais do setor jurídico: segurança e mobilidade.

Embora os fornecedores possam variar, as soluções de DMS baseadas em nuvem são responsáveis pela segurança dos dados de seus clientes. Um DMS para escritórios de advocacia, equipes jurídicas corporativas e para o setor público enfatiza ainda mais a segurança, a conformidade e os backups porque compreende os padrões rigorosos de confidencialidade que devem ser atendidos. Com o fornecedor certo, os profissionais da área jurídica e aqueles com quem trabalham podem ter a tranquilidade de saber que seus dados e documentos mais importantes estão sendo protegidos no mais alto nível.

A mobilidade também é um grande benefício do uso da nuvem. Enquanto as soluções no local exigem que os usuários se conectem à rede do escritório diretamente ou por meio de VPN, as soluções em nuvem possibilitam que os usuários acessem seus dados com segurança de praticamente qualquer dispositivo conectado à Internet. Isso permite que as equipes trabalhem remotamente com facilidade, aumentem a produtividade e ofereçam um serviço melhor aos clientes e constituintes.

Para saber mais sobre os benefícios do trabalho remoto, baixe nosso eBook: From Perk to Profit: How escritórios de advocacia e Departamentos Jurídicos Corporativos podem implementar o trabalho flexível e remoto. Ou Gerenciando documentos em um espaço de trabalho permanentemente híbrido para o setor público.

Casos de uso de sistemas de gerenciamento de documentos: Gerenciamento, colaboração e compartilhamento de arquivos

A realidade do local de trabalho moderno é que quase tudo o que fazemos acontece em nossos dispositivos: Nós os usamos para nos comunicar, pesquisar, criar, colaborar e muito mais. As informações estão constantemente circulando dentro, fora e através do escritório. Por isso, um DMS não é apenas onde as equipes jurídicas e de operações armazenam documentos - é onde o trabalho acontece.

Além do mero armazenamento, um DMS capacita a organização. Quando o você lida com grandes quantidades de informações, a capacidade de encontrar e recuperar rapidamente as informações necessárias é vital para a produtividade e para a realização de projetos em tempo hábil. Um DMS robusto pode até mesmo possibilitar a criação de modelos de espaços de trabalho para que novos projetos possam ser perfeitamente integrados à estrutura organizacional existente.

À medida que as equipes trabalham juntas e colaboram, é fundamental garantir que todos tenham as informações mais atualizadas. Transmitir várias versões de documentos entre várias partes pode ser uma receita para o desastre, mas um DMS facilita a colaboração com outras pessoas ao rastrear alterações e atualizações, para que todos fiquem na mesma página.

Por fim, com o gerenciamento de documentos baseado na nuvem, as organizações não só podem desfrutar de mobilidade em todos os seus dispositivos, como também podem compartilhar documentos com segurança dentro da equipe e com as partes interessadas externas.

Seu DMS: mais do que armazenamento

Com a quantidade de arquivos que até mesmo pequenas empresas e negócios gerenciam, um DMS moderno pode se tornar rapidamente a base de todo o seu trabalho. O DMS não só permite que o você armazene e gerencie documentos e dados com segurança, como também integrações perfeitas com o Microsoft 365 e outros aplicativos de software podem aumentar drasticamente a produtividade e a eficiência. Desde aumentar a flexibilidade até possibilitar um melhor serviço para clientes e constituintes e tranquilizá-lo, há muito que o DMS pode fazer pelo você.

Veja por que um DMS robusto é um componente essencial da pilha de tecnologia de qualquer equipe jurídica em Por que o você precisa de um DMS?

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