Et dokumenthåndteringssystem, eller DMS , refererer til verktøyene og prosessene organisasjonen din bruker til å lagre og administrere dokumenter. Et moderne DMS vil ofte tilby robuste søkefunksjoner, metadatamerking, tilgangskontroller og økte sikkerhetsprosesser for å beskytte filer.

Hvordan fungerer dokumenthåndteringssystemer?

Tidligere betydde dokumenthåndtering en kombinasjon av arkivskap, esker, hyller, mapper, permer, skannere, tusenvis av utskrevne sider og dedikerte kvadratmeter på kontoret for å romme alt.

Heldigvis har dokumenthåndtering utviklet seg for å tilpasse seg dagens digitale arbeidsplass ved å lagre elektroniske filer og dokumenter enten i et lokalt eller skybasert DMS . Disse verktøyene bringer med seg en rekke funksjoner som raskt gjør DMS til ryggraden i advokatfirmaet.

Noen av de viktigste DMS-funksjonene for advokatfirmaer og juridiske team i bedrifter inkluderer muligheten til å:

• Opprett og rediger dokumenter
• Organiser dokumenter etter sak eller prosjekt
• Del og samarbeid sikkert om dokumenter
• Spor versjonshistorikk
• Få tilgang til arbeidsområder og dokumenter eksternt
• Kontroller brukertilgangsrettigheter
• Bruk tilpassede metadata
• Finn innhold effektivt
• Integrer med foretrukne programvareløsninger
• Oppretthold avansert sikkerhet og styring

Med disse produktivitetsøkende funksjonene kan DMS-brukere effektivisere arbeidsflytene sine samtidig som de holder fokus på kunder og resultater. Resultatene kan imidlertid variere avhengig av hvilken type DMS du velger for organisasjonen din.

Typer dokumenthåndteringssystemer: Skybasert vs. lokalt

Før internett ble mye brukt, var det eneste reelle valget bedrifter hadde for sikker, digital dokumentlagring et lokalt system. Den primære fordelen med «lokal lagring» er å ha full kontroll over systemet i organisasjonen – men dette kan skape en falsk følelse av sikkerhet. Selv om lokale løsninger fortsatt er vanlige blant advokatfirmaer og andre bedrifter, er de også dyre og vanskelige å sette opp og vedlikeholde. De krever intern servermaskinvare, programvarelisenser, sikkerhetssystemer og IT-personell for å holde alt i gang og håndtere problemer når de oppstår. En stadig mer mobil arbeidsstyrke åpner interne systemer for flere sikkerhetsutfordringer.

Skybaserte løsninger har vokst i popularitet som et alternativ til lokale systemer. Med et skybasert DMS er administrasjon og vedlikehold av maskinvare, programvare, sikkerhet og personell skyleverandørens ansvar. Forretningsbrukere betaler ganske enkelt en månedlig avgift til skyleverandøren for å få tilgang til DMS-et via internett.

Fordeler med et skybasert dokumenthåndteringssystem

I tillegg til betydelige kostnadsbesparelser tilbyr skyen en rekke fordeler sammenlignet med lokale DMS-løsninger. To av disse er spesielt viktige for jurister: sikkerhet og mobilitet.

Selv om leverandører kan variere, er skybaserte DMS-løsninger ansvarlige for sikkerheten til klientenes data. Et DMS for advokatfirmaer , juridiske team i bedrifter og offentlig sektor legger enda større vekt på sikkerhet, samsvar og sikkerhetskopiering fordi de forstår de strenge standardene for konfidensialitet som må oppfylles. Med riktig leverandør kan jurister og de de jobber med ha trygghet for at deres viktigste data og dokumenter blir beskyttet på høyeste nivå.

Mobilitet er også en stor fordel ved bruk av skyen. Mens lokale løsninger krever at brukerne kobler seg direkte til kontornettverket eller via VPN, gjør skyløsninger det mulig for brukere å få sikker tilgang til dataene sine fra nesten alle enheter med internettilgang. Dette gir team muligheten til å jobbe eksternt med letthet, øke produktiviteten og gi bedre service til kunder og velgere.

Hvis du vil ha mer informasjon om fordelene med fjernarbeid, kan du laste ned e-boken vår: Fra fordel til fortjeneste: Hvordan advokatfirmaer og juridiske avdelinger i bedrifter kan implementere fleksibelt og fjernarbeid. Eller Håndtering av dokumenter i det permanent hybride arbeidsområdet for offentlig sektor .

Bruksområder for dokumenthåndteringssystemer: Administrering, samarbeid og deling av filer

Realiteten på den moderne arbeidsplassen er at nesten alt vi gjør skjer på enhetene våre: Vi bruker dem til å kommunisere, undersøke, skape, samarbeide og mye mer. Informasjon sirkulerer konstant inn, ut og gjennom kontoret. På grunn av dette er et DMS ikke bare der juridiske team og operasjoner lagrer dokumenter – det er der arbeidet skjer.

Utover bare lagring, styrker et DMS organisasjonen. Når du håndterer enorme mengder informasjon, er det avgjørende for produktivitet og rettidig behandlingstid å kunne finne og hente nødvendig informasjon raskt. Et robust DMS kan til og med gjøre det mulig å lage maler for arbeidsområder slik at nye prosjekter kan integreres sømløst i den eksisterende organisasjonsstrukturen.

Når team jobber sammen og samarbeider, er det avgjørende å sørge for at alle har den mest oppdaterte informasjonen. Å sende flere versjoner av dokumenter mellom ulike parter kan være en oppskrift på katastrofe, men et DMS gjør det enklere å samarbeide med andre ved å spore endringer og oppdateringer, slik at alle holder seg oppdatert.

Til slutt, med skybasert dokumenthåndtering, kan organisasjoner ikke bare nyte mobilitet på tvers av enhetene sine, men de kan også dele dokumenter sikkert innad i teamet og med eksterne interessenter.

Ditt DMS: Mer enn lagring

Med mengden filer som selv små firmaer og bedrifter håndterer, kan et moderne DMS raskt bli grunnlaget for alt arbeidet ditt. DMS lar deg ikke bare lagre og administrere dokumenter og data sikkert, sømløse integrasjoner med Microsoft 365 og andre programvareapplikasjoner kan forbedre produktiviteten og effektiviteten dramatisk. Fra økt fleksibilitet til å muliggjøre bedre service for kunder og interessenter til å berolige deg, er det mye DMS-et ditt kan gjøre for deg.

Se hvorfor et robust DMS er en nøkkelkomponent i ethvert juridisk teams teknologistabel i Hvorfor trenger du et DMS?

NetDocuments dokumenthåndteringssystemløsning

Hvis du vil vite mer om implementering av et dokumenthåndteringssystem i firmaet ditt, kan du kontakte oss for å snakke med en ekspert på forretningsløsninger på (866) 638-3627 eller be om en demonstrasjon .