Mudanças sempre serão difíceis - isso é inevitável. Mas quando se trata de reformular um sistema central em sua empresa, como um sistema de gerenciamento de documentos (DMS), pode haver sérias consequências se essa mudança não for tratada corretamente. Para mitigar com sucesso os desafios da implementação de um novo DMS, é útil ter uma visão geral do processo.

Nas partes 1 e 2 desta série, o você aprendeu o que é um DMS e os benefícios de tê-lo, principalmente na nuvem. Agora, o você conhecerá os possíveis obstáculos comuns que ocorrem quando se implementa um novo DMS, bem como as soluções para ajudar a superá-los.

Comece com o pé direito

O tom de todo o projeto geralmente é definido desde o início - comece de forma desorganizada, e todo o projeto pode rapidamente se tornar uma bagunça. Quando o você inicia o projeto de forma ponderada, pode começar sua jornada de gerenciamento de mudanças com o pé direito e se preparar para um maior sucesso.

Identificar as partes interessadas

Antes e quando o você começar a analisar várias soluções de gerenciamento de documentos, identifique as principais partes interessadas da empresa. Normalmente, o você deve incluir qualquer pessoa envolvida no aspecto tecnológico, os usuários finais e outras equipes que possam ser afetadas pela mudança do sistema. A comunicação e a contribuição da equipe serão cruciais para a avaliação completa de vários fornecedores.

Avalie seu sistema atual

Em seguida, faça uma análise crítica de seu sistema atual com as partes interessadas. Como o você organiza, compartilha ou colabora atualmente com os documentos? Quais são os principais problemas que precisam ser corrigidos ou otimizados? (Abordaremos mais perguntas que você deve fazer na parte 4 desta série!) Entender suas principais necessidades e o "estado futuro" ideal de onde você quer estar o ajudará a identificar os principais recursos que você procura em um DMS.

O você também deve avaliar se e como outros sistemas podem ser afetados pela troca ou implementação de um novo DMS. Por exemplo, se o você tiver aplicativos personalizados ou integrações com ferramentas de terceiros, deverá entender se há alguma implicação para um novo sistema. Alguns fornecedores de DMS podem ter uma API aberta ou estar dispostos a criar novas integrações para seus clientes, se necessário.

Definir prazos e criar esboços

É claro que, embora o você queira fazer a devida diligência, a escolha de um DMS não deve ser um processo agonizante e interminável. Crie um esboço com requisitos técnicos e não técnicos para o seu novo DMS, bem como prazos para a escolha e implementação de um novo sistema. Isso ajudará o você a se manter no caminho certo e a manter o projeto como prioridade.

Etapas principais:

• Identificar as principais partes interessadas.
• Avaliar o gerenciamento atual de documentos, os fluxos de dados e os processos comerciais.
• Identifique as integrações, os aplicativos personalizados e outras ferramentas de terceiros que serão afetados pela mudança.
• Identificar problemas específicos a serem resolvidos ou otimizados.
• Desenvolva um esboço para o processo de seleção - com prazos.

Obter a adesão

Um componente importante de um novo DMS é que o você deseja maximizar as taxas de adoção entre os usuários, o que exige a adesão desde o início. Além de incluir os usuários finais no seu grupo de partes interessadas desde o início, aqui estão algumas outras maneiras de maximizar a adesão e, por fim, a adoção do novo DMS:

Comunique-se

Um novo DMS não deve ser uma surpresa no dia do início da implementação. Para muitos usuários, especialmente aqueles que têm seus próprios processos bem estabelecidos com o DMS existente, a mudança de um sistema tão central pode ser chocante. No entanto, o você pode resolver isso facilmente comunicando-se com antecedência e de forma transparente. A realização de reuniões semanais, treinamentos on-line e atualizações de status por e-mail podem ajudar a garantir que a equipe e a organização estejam atualizadas.

Acentue os aspectos positivos

Embora possa haver opiniões divergentes, lembre-se do objetivo final: o você está criando um ambiente de trabalho menos estressante e mais flexível que permite trabalhar com segurança e proteção, protegendo seus documentos mais confidenciais. Quando for discutir a mudança que está por vir, enfatize os benefícios, especialmente para os usuários individuais. Embora o você não queira ignorar desafios ou perguntas, lembre-se de lembrar a equipe dos benefícios finais.

Uma história de sucesso

A Claro & Cia., um escritório de advocacia com sede em Santiago, no Chile, migrou recentemente para o NetDocuments depois de usar seu antigo DMS por mais de uma década. Como parte do processo de seleção, a equipe organizou workshops com cada fornecedor em potencial, permitindo que os usuários finais avaliassem os vários pontos fortes e fracos dos diferentes sistemas. Embora isso tenha ajudado a empresa a escolher a solução que melhor atendia às necessidades da equipe, também contribuiu para a adesão e a adoção do usuário, pois os membros da equipe sentiram que sua opinião e experiência eram importantes. (Veja por que a Claro escolheu o NetDocuments em vez de seus concorrentes no estudo de caso).

Principais etapas

• Seja transparente e comunique-se com sua equipe.
• Não ignore o negativo, mas sempre acentue o positivo.
• Considere a possibilidade de realizar workshops com usuários finais para solicitar feedback e incentivar a adesão.

Maximizar a adoção e o uso do DMS

Há muitos benefícios em um DMS baseado em nuvem, mas o você só colherá esses benefícios se a sua equipe estiver totalmente integrada ao novo sistema. Veja a seguir como garantir que o você aproveite ao máximo o seu DMS:

Treine sua equipe

Pode parecer exagero, principalmente se foi o você quem analisou as demonstrações, os recursos e os testes, mas é fundamental treinar a equipe de usuários na plataforma.

Comece com o panorama geral e, gradualmente, trabalhe com os princípios básicos para começar e, em seguida, mergulhe nos detalhes que são relevantes para grupos de usuários específicos. Embora leve tempo e provavelmente várias sessões para cobrir tudo, valerá a pena quando a sua equipe conseguir trabalhar sem esforço com o sistema (e entre si).

Encontre seus superusuários

Nem todo mundo se tornará um especialista na plataforma, e isso não é problema. Mas é provável que o você tenha algumas pessoas em sua equipe que o façam, e a experiência e o conhecimento delas não devem ser desperdiçados. Em vez disso, faça delas um recurso em que os outros membros da equipe possam confiar. Eles também serão uma excelente fonte de feedback contínuo sobre a plataforma.

Continue otimizando

Nenhum sistema ou implementação é perfeito, mas o você sempre pode melhorá-lo. Monitore como a plataforma está sendo adotada pela sua equipe, para que possa identificar e resolver quaisquer problemas. Se necessário, organize um treinamento de acompanhamento para ajudar sua equipe a se atualizar o mais rápido possível. À medida que o você entender melhor como a sua equipe usa a plataforma, poderá personalizá-la ainda mais para atender às necessidades dela.

Principais etapas

• Organize treinamentos para ajudar os membros da equipe a se atualizarem rapidamente.
• Identificar especialistas internos que possam ser um recurso adicional de ajuda quando necessário.
• Continue otimizando seu sistema para atender às necessidades da equipe.

O que vem a seguir

Na parte 4, abordaremos 11 perguntas que o você pode fazer para se certificar de que tem a plataforma DMS certa e o fornecedor certo para lhe dar apoio.

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