Com o aumento da nuvem e da inteligência artificial, selecionar a melhor plataforma DMS é a diferença entre o sucesso e o fracasso em um mercado em rápida evolução. É uma decisão crucial, pois a escolha errada pode levar a um arquivo incompleto ou, pior ainda, a uma negligência. Já abordamos o que é um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) na primeira parte, por que sua empresa precisa de um DMS na segunda parte e os possíveis obstáculos e soluções na terceira parte. Agora o você aprenderá as perguntas que deve fazer ao comprar e escolher o DMS certo para sua empresa e equipe.

Um novo sistema de gerenciamento de documentos é um processo complexo, e é fundamental fazer as perguntas certas para garantir que o você esteja obtendo uma solução que corresponda à demonstração que recebeu e para reduzir qualquer risco de surpresa após a assinatura do contrato. Para ajudá-lo a fazer a escolha certa, use estas perguntas como ponto de partida em suas conversas com fornecedores em potencial.

6 perguntas a serem feitas especificamente sobre o DMS

Ao considerar várias soluções, o você deve avaliar como um DMS atenderá às suas necessidades e se encaixará no sistema existente. Aqui estão algumas perguntas para ajudar o você a começar:

1. Com quais ferramentas o DMS jurídico se integra?

Sua empresa provavelmente usa várias ferramentas de negócios para gerenciamento da prática, controle de tempo, faturamento e muito mais. Alternar entre aplicativos pode ser entediante, e tudo fica muito mais fácil quando eles trabalham juntos e de forma harmoniosa. Não deixe de analisar a loja de aplicativos do DMS para garantir que ele se integrará perfeitamente às ferramentas com as quais o você já se sente confortável, como o Microsoft Teams.

2. Quais recursos de segurança a plataforma oferece? Será fácil reunir a documentação/certificação necessária para a verificação da conformidade?

A segurança é uma prioridade, especialmente para advogados e equipes jurídicas. Um DMS baseado na nuvem pode, na verdade, melhorar sua postura de segurança em comparação com um sistema local com recursos como criptografia avançada, controles de acesso do usuário e prevenção de perda de dados, entre outros.

3. O seu DMS o atende onde o você trabalha ou é forçado a ter uma única experiência de usuário?

Quando o você está trabalhando fora do escritório, a última coisa de que precisa é de um problema tecnológico. As conexões VPN são notoriamente não confiáveis e tentar alternar entre diferentes dispositivos pode ser um pesadelo. Felizmente, não precisa ser assim.

Com o provedor de DMS certo, o você pode ter a mobilidade que precisar para acessar documentos a partir do seu dispositivo móvel (por exemplo, iPhone ou Android) ou tablet, de qualquer lugar do mundo.

4. Como a plataforma organiza e pesquisa arquivos?

Com milhares e milhares de documentos sendo criados, armazenados, acessados, compartilhados, revisados e editados, seu DMS pode rapidamente se tornar um labirinto. É fundamental encontrar o que o você precisa imediatamente, mas muitas empresas ainda têm dificuldades com a organização consistente dos arquivos, o que torna a navegação ainda mais difícil.

Ao escolher um DMS, procure uma organização centrada no assunto com flexibilidade para gerenciar por meio de uma estrutura de pastas ou pesquisas filtradas como recurso padrão, analise como a plataforma lida com o controle de versão e avalie a força das pesquisas filtradas. Pergunte sobre a tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para ter certeza de que o texto de outros tipos de arquivos, como PDFs e JPEGs, também possa ser pesquisado prontamente.

5. A plataforma oferece suporte à colaboração com as partes interessadas internas e externas?

O compartilhamento de documentos, especialmente com clientes e outras partes interessadas externas, pode ser difícil de lidar com segurança. O DMS certo pode ajudá-lo a gerenciar os controles de acessibilidade e evitar que o seu conteúdo confidencial caia em mãos erradas. É importante observar que a colaboração e o compartilhamento seguros devem ocorrer dentro da segurança da plataforma, sem a necessidade de mover os documentos para fora do DMS seguro.

6. Que serviços adicionais podem ser acrescentados posteriormente?

Se o você estiver procurando completar sua pilha de tecnologia com produtos compatíveis ou examinando o horizonte para avaliar as necessidades futuras da sua empresa, explorar os serviços complementares do seu provedor de DMS pode ser útil ao tomar sua decisão.

5 perguntas a serem feitas ao provedor de DMS

Com uma plataforma tão importante quanto o seu DMS, o você quer saber se o provedor o apoia e se é uma empresa com a qual deseja continuar trabalhando a longo prazo. Essas perguntas o ajudarão a avaliar os fornecedores concorrentes e o nível de serviço que o você poderá esperar.

1. Com que rapidez podemos iniciar uma prova de conceito (POC)?

Os provedores de nuvem com um ambiente hospedado podem precisar de uma semana ou mais para implementar um POC, enquanto os provedores que usam um ambiente verdadeira nuvem multitenant (como a NetDocuments) poderão fornecer ao você uma prova de conceito em um ou dois dias. Isso permite que suas equipes jurídicas comecem a explorar e avaliar a plataforma muito mais rapidamente.

2. Como o você lidará com o processo de migração?

Seus documentos e dados precisam ser tratados com cuidado, mas alguns provedores de DMS exigem várias migrações que aumentam os custos para sua empresa e podem até deixar seus documentos descriptografados e expostos. Verifique se o você entende, tanto contratual quanto tecnicamente, como seus dados serão tratados, como a segurança será mantida e quais serão os custos de migração.

3. Podemos analisar seu contrato de serviços em nuvem?

Seu DMS é fundamental para o trabalho em sua empresa. Dessa forma, até mesmo alguns minutos de tempo de inatividade podem custar dezenas de milhares de horas faturáveis. Analise o contrato de serviços em nuvem do provedor e observe atentamente a disponibilidade do sistema do provedor e quantas horas de recuperação de manutenção ele reserva.

4. Quantos de seus clientes foram para seu principal concorrente e por quê?

O você quer saber se os clientes estão satisfeitos com o serviço que estão recebendo. Se muitos clientes trocaram um provedor por um concorrente, isso provavelmente é um sinal de alerta. Também é recomendável perguntar sobre os fornecedores em comunidades de usuários on-line sobre o roteiro do produto do fornecedor e sua capacidade de cumprir os compromissos.

5. O você pode me conectar com 5 clientes que usam ativamente a mesma versão ou instância que estamos querendo comprar?

Assim como o você não contrataria um funcionário sem verificar as referências, o mesmo deve acontecer com o seu futuro fornecedor de DMS. Os clientes atuais podem fornecer uma análise confiável do produto e do serviço, incluindo os pontos fortes e fracos, mas seja específico quanto a quem o você pede para ouvir. Certifique-se de conversar com os clientes do fornecedor que estejam usando a mesma versão e o mesmo ambiente que você está avaliando, pois não adiantaria obter uma referência de alguém que usa um caminhão a diesel quando você está querendo comprar um carro elétrico.

Obtenha o DMS ideal para o você

Há muitas plataformas DMS diferentes para escolher, com uma variedade de recursos e ferramentas para atender às suas necessidades. Encontrar o DMS certo exige esforço, mas quando o você tem uma plataforma na qual pode confiar, o trabalho se torna muito mais fácil.

Fique atento à quinta e última parte de nossa série de blogs sobre DMS, na qual discutiremos os atributos dinâmicos do NetDocuments e como ele pode ajudar sua empresa a trabalhar com mais eficiência e segurança.

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