Avec l'essor du cloud et de l'intelligence artificielle, choisir la meilleure plateforme DMS peut faire la différence entre le succès et l'échec sur un marché en constante évolution. Il s'agit d'une décision cruciale, car un mauvais choix peut entraîner des dossiers incomplets, voire pire, des fautes professionnelles. Nous avons déjà abordé ce qu'est un système de gestion documentaire (DMS) dans la première partie, pourquoi votre entreprise a besoin d'un DMS dans la deuxième partie, et les obstacles potentiels et les solutions dans la troisième partie. Vous allez maintenant découvrir les questions à poser lorsque vous recherchez et choisissez le DMS adapté à votre entreprise et à votre équipe.

La mise en place d'un nouveau système de gestion documentaire est un processus complexe. Il est donc essentiel de poser les bonnes questions afin de vous assurer que la solution proposée correspond bien à la démonstration que vous avez reçue et d'éviter toute mauvaise surprise après la signature du contrat. Pour vous aider à faire le bon choix, utilisez ces questions comme point de départ dans vos discussions avec les fournisseurs potentiels.

6 questions à poser spécifiquement au sujet du DMS

Lorsque vous envisagez différentes solutions, vous devez évaluer dans quelle mesure un système de gestion documentaire répondra à vos besoins et s'intégrera à votre système existant. Voici quelques questions pour vous aider à démarrer :

1. Avec quels outils le système de gestion documentaire juridique s'intègre-t-il ?

Votre cabinet utilise probablement divers outils professionnels pour la gestion de son activité, le suivi du temps, la facturation, etc. Passer d'une application à l'autre peut être fastidieux, et tout est tellement plus facile lorsque ces applications fonctionnent en harmonie. Prenez le temps de consulter la boutique d'applications du DMS afin de vous assurer qu'il s'intégrera parfaitement aux outils que vous utilisez déjà, tels que Microsoft Teams.

2. Quelles sont les fonctionnalités de sécurité offertes par la plateforme ? Sera-t-il facile de rassembler les documents/certificats requis pour la vérification de la conformité ?

La sécurité est une priorité, en particulier pour les avocats et les équipes juridiques. Un système de gestion documentaire basé sur le cloud peut réellement améliorer votre niveau de sécurité par rapport à un système sur site grâce à des fonctionnalités telles que le chiffrement avancé, les contrôles d'accès des utilisateurs et la prévention des pertes de données, entre autres.

3. Votre système de gestion documentaire s'adapte-t-il à votre environnement de travail ou vous impose-t-il une expérience utilisateur unique ?

Lorsque vous travaillez en dehors du bureau, la dernière chose dont vous avez besoin, c'est d'un problème technique. Les connexions VPN sont réputées pour leur manque de fiabilité et essayer de passer d'un appareil à l'autre peut être un véritable cauchemar. Heureusement, cela n'est pas une fatalité.

Avec le bon fournisseur de DMS, vous pouvez être aussi mobile que nécessaire pour accéder à vos documents depuis votre appareil mobile (par exemple, iPhone ou Android) ou votre tablette, où que vous soyez dans le monde.

4. Dans quelle mesure la plateforme organise-t-elle et recherche-t-elle les fichiers ?

Avec des milliers et des milliers de documents créés, stockés, consultés, partagés, révisés et modifiés, votre système de gestion documentaire peut rapidement devenir un véritable labyrinthe. Il est essentiel de trouver immédiatement ce dont vous avez besoin, mais de nombreuses entreprises ont encore du mal à organiser leurs fichiers de manière cohérente, ce qui rend la navigation encore plus difficile.

Lorsque vous choisissez un système de gestion documentaire (DMS), recherchez une organisation centrée sur les dossiers, offrant la flexibilité nécessaire pour gérer les fichiers à l'aide d'une structure de dossiers ou de recherches filtrées en tant que fonctionnalité standard. Examinez la manière dont la plateforme gère le contrôle des versions et évaluez la puissance des recherches filtrées. Renseignez-vous sur la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) afin de vous assurer que le texte provenant d'autres types de fichiers, tels que les PDF et les JPEG, peut également être facilement recherché.

5. La plateforme prend-elle en charge la collaboration avec les parties prenantes internes et externes ?

Le partage de documents, en particulier avec des clients et d'autres parties prenantes externes, peut être difficile à gérer en toute sécurité. Un système de gestion documentaire (DMS) adapté peut vous aider à gérer les contrôles d'accessibilité et à empêcher que vos contenus sensibles ne tombent entre de mauvaises mains. Il est important de noter que la collaboration et le partage sécurisés doivent se faire dans le cadre de la sécurité de la plateforme, sans avoir à déplacer les documents hors du DMS sécurisé.

6. Quels services supplémentaires puis-je ajouter ultérieurement ?

Que vous cherchiez à compléter votre infrastructure technologique avec des produits compatibles ou que vous analysiez l'horizon pour évaluer les besoins futurs de votre entreprise, explorer les services complémentaires proposés par votre fournisseur de DMS peut vous aider à prendre votre décision.

5 questions à poser au fournisseur de DMS

Avec une plateforme aussi centrale que votre DMS, vous voulez être sûr que le fournisseur vous soutiendra et qu'il s'agit d'une entreprise avec laquelle vous souhaitez continuer à travailler à long terme. Ces questions vous aideront à évaluer les fournisseurs concurrents et le niveau de service auquel vous pouvez vous attendre.

1. Dans quel délai pouvons-nous lancer une validation de principe (POC) ?

Les fournisseurs de services cloud avec un environnement hébergé peuvent avoir besoin d'une semaine ou plus pour déployer un POC, tandis que les fournisseurs utilisant un véritable cloud multi-tenant (comme NetDocuments) seront en mesure de vous fournir une preuve de concept en 1 à 2 jours. Cela permet à vos équipes juridiques de commencer à explorer et à évaluer la plateforme beaucoup plus rapidement.

2. Comment allez-vous gérer le processus de migration ?

Vos documents et données doivent être traités avec soin, mais certains fournisseurs de systèmes de gestion documentaire (DMS) exigent plusieurs migrations qui augmentent les coûts pour votre entreprise et peuvent même laisser vos documents décryptés et exposés. Assurez-vous de bien comprendre, tant sur le plan contractuel que technique, comment vos données seront traitées, comment la sécurité sera assurée et quels seront les coûts de migration.

3. Pouvons-nous examiner votre contrat de services cloud ?

Votre système de gestion documentaire (DMS) est essentiel au bon fonctionnement de votre cabinet. À ce titre, même quelques minutes d'indisponibilité peuvent coûter des dizaines de milliers d'euros en heures facturables. Examinez attentivement le contrat de services cloud du fournisseur et vérifiez la disponibilité du système ainsi que le nombre d'heures réservées à la maintenance et à la reprise du service.

4. Combien de vos clients sont partis chez votre principal concurrent, et pourquoi ?

Vous souhaitez savoir si les clients sont satisfaits du service qu'ils reçoivent. Si de nombreux clients ont quitté un fournisseur pour un concurrent, cela peut être un signal d'alarme. Il est également recommandé de demander aux communautés d'utilisateurs en ligne des informations sur la feuille de route des fournisseurs et leur capacité à tenir leurs engagements.

5. Pouvez-vous me mettre en relation avec 5 clients qui utilisent activement la même version ou instance que celle que nous envisageons d'acheter ?

Tout comme vous n'embaucheriez pas un employé sans vérifier ses références, il en va de même pour votre futur fournisseur de DMS. Les clients actuels peuvent fournir un avis fiable sur le produit et le service, y compris ses forces et ses faiblesses, mais soyez précis quant aux personnes que vous souhaitez interroger. Vous devez vous assurer de parler aux clients du fournisseur qui utilisent la même version et le même environnement que ceux que vous évaluez, car il ne serait pas utile d'obtenir une référence de quelqu'un qui utilise un camion diesel alors que vous cherchez à acheter une voiture électrique.

Obtenez le système de gestion documentaire qui vous convient

Il existe de nombreuses plateformes DMS différentes, avec une variété de fonctionnalités et d'outils pour répondre à vos besoins. Trouver le bon DMS demande des efforts, mais lorsque vous disposez d'une plateforme fiable, le travail devient beaucoup plus facile.

Restez à l'écoute pour le cinquième et dernier volet de notre série d'articles sur les systèmes de gestion documentaire, dans lequel nous aborderons les attributs dynamiques de NetDocuments et la manière dont cette solution peut aider votre cabinet à travailler plus efficacement et en toute sécurité.

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