Con l’avvento del cloud e dell’intelligenza artificiale, la scelta della migliore piattaforma DMS fa la differenza tra successo e fallimento in un mercato in rapida evoluzione. Si tratta di una decisione cruciale, poiché una scelta sbagliata può portare a un fascicolo incompleto o, peggio ancora, a casi di negligenza professionale. Nella prima parte abbiamo già spiegato cos’è un sistema di gestione documentale (DMS), nella seconda parte abbiamo illustr ato perché il vostro studio ne ha bisogno e nella terza parte abbiamo analizzato i potenziali ostacoli e le relative soluzioni; ora scoprirete quali domande porre durante la ricerca e la scelta del DMS più adatto al vostro studio e al vostro team.

L'implementazione di un nuovo sistema di gestione dei documenti è un processo complesso, ed è fondamentale porre le domande giuste per assicurarsi di ottenere una soluzione che corrisponda alla demo che avete visto e per ridurre al minimo il rischio di sorprese dopo la firma del contratto. Per aiutarvi a fare la scelta giusta, utilizzate queste domande come punto di partenza nelle vostre conversazioni con i potenziali fornitori.

6 domande specifiche da porre riguardo al DMS

Mentre valuti le diverse soluzioni, ti consigliamo di valutare in che misura un sistema di gestione documentale (DMS) possa soddisfare le tue esigenze e integrarsi nel tuo sistema attuale. Ecco alcune domande che ti aiuteranno a iniziare:

1. Con quali strumenti si integra il sistema di gestione documentale (DMS) legale?

Probabilmente il vostro studio utilizza diversi strumenti aziendali per la gestione dell’attività, il monitoraggio delle ore, la fatturazione e altro ancora. Passare da un’app all’altra può risultare noioso, mentre tutto diventa molto più semplice quando queste strumenti funzionano in perfetta sintonia. Assicuratevi di consultare l’app store del DMS per verificare che si integri perfettamente con gli strumenti che già utilizzate con dimestichezza, come Microsoft Teams.

2. Quali misure di sicurezza offre la piattaforma? Sarà facile raccogliere la documentazione e le certificazioni necessarie per la verifica della conformità?

La sicurezza è una priorità, soprattutto per gli avvocati e i team legali. Un sistema di gestione documentale (DMS) basato su cloud può effettivamente migliorare il vostro livello di sicurezza rispetto a un sistema on-premise, grazie a funzionalità quali la crittografia avanzata, i controlli di accesso degli utenti e la prevenzione della perdita di dati, tra le altre.

3. Il vostro DMS si adatta al vostro ambiente di lavoro o siete costretti a utilizzare un'unica esperienza utente?

Quando lavori fuori dall'ufficio, l'ultima cosa di cui hai bisogno è un problema tecnico. Le connessioni VPN sono notoriamente inaffidabili e cercare di passare da un dispositivo all'altro può rivelarsi un vero incubo. Per fortuna, non deve per forza essere così.

Con il giusto fornitore di soluzioni DMS, potrai godere della massima flessibilità nell'accesso ai documenti dal tuo dispositivo mobile (ad esempio, iPhone o Android) o dal tuo tablet, da qualsiasi parte del mondo.

4. Quanto è efficace la piattaforma nell'organizzazione e nella ricerca dei file?

Con migliaia e migliaia di documenti che vengono creati, archiviati, consultati, condivisi, revisionati e modificati, il vostro sistema di gestione documentale (DMS) può trasformarsi rapidamente in un vero e proprio labirinto. È fondamentale trovare immediatamente ciò di cui avete bisogno, eppure molte aziende continuano ad avere difficoltà a organizzare i file in modo coerente, rendendo ancora più difficile orientarsi al suo interno.

Quando si sceglie un sistema di gestione documentale (DMS), è importante verificare che offra un’organizzazione incentrata sui casi, con la flessibilità necessaria per gestire i documenti tramite una struttura a cartelle o ricerche filtrate come funzionalità standard; inoltre, occorre esaminare come la piattaforma gestisce il controllo delle versioni e valutare l’efficacia delle ricerche filtrate. È consigliabile informarsi sulla tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per assicurarsi che sia possibile effettuare ricerche in modo agevole anche nel testo contenuto in altri tipi di file, come PDF e JPEG.

5. La piattaforma supporta la collaborazione con le parti interessate interne ed esterne?

La condivisione di documenti, soprattutto con i clienti e altre parti interessate esterne, può risultare difficile da gestire in modo sicuro. Un sistema di gestione documentale (DMS) adeguato può aiutarti a gestire i controlli di accesso e a impedire che i tuoi contenuti sensibili finiscano nelle mani sbagliate. È importante sottolineare che la collaborazione e la condivisione sicure dovrebbero avvenire all’interno della piattaforma stessa, senza dover trasferire i documenti al di fuori del DMS protetto.

6. Quali servizi aggiuntivi posso aggiungere in un secondo momento?

Sia che stiate cercando di completare il vostro stack tecnologico con prodotti compatibili, sia che stiate valutando le esigenze future della vostra azienda, esplorare i servizi aggiuntivi offerti dal vostro fornitore di DMS può rivelarsi utile nel processo decisionale.

5 domande da porre al fornitore di un sistema di gestione documentale (DMS)

Quando si tratta di una piattaforma fondamentale come il vostro DMS, è importante avere la certezza che il fornitore vi offra il giusto supporto e che sia un’azienda con cui desideriate continuare a collaborare nel lungo periodo. Queste domande vi aiuteranno a valutare i fornitori concorrenti e il livello di servizio che potrete aspettarvi.

1. In quanto tempo possiamo avviare una prova di fattibilità (POC)?

I fornitori di servizi cloud con un ambiente in hosting potrebbero impiegare una settimana o più per implementare un POC, mentre i fornitori che utilizzano un vero e proprio cloud multi-tenant (come NetDocuments) saranno in grado di fornirvi un proof of concept entro 1-2 giorni. Ciò consente ai vostri team legali di iniziare a esplorare e valutare la piattaforma molto più rapidamente.

2. Come gestirai il processo di migrazione?

I vostri documenti e dati devono essere gestiti con cura, ma alcuni fornitori di sistemi di gestione documentale (DMS) richiedono migrazioni multiple che aumentano i costi per la vostra azienda e potrebbero persino lasciare i vostri documenti in chiaro ed esposti a rischi. Assicuratevi di aver compreso, sia dal punto di vista contrattuale che tecnico, come verranno gestiti i vostri dati, come verrà garantita la sicurezza e quali saranno i costi di migrazione.

3. Possiamo esaminare il vostro contratto relativo ai servizi cloud?

Il vostro DMS è fondamentale per l’attività del vostro studio. Pertanto, anche pochi minuti di inattività possono comportare una perdita di decine di migliaia di ore fatturabili. Esaminate il contratto relativo ai servizi cloud del fornitore e prestate particolare attenzione alla disponibilità del sistema e al numero di ore riservate alla manutenzione e al ripristino.

4. Quanti dei vostri clienti sono passati al vostro principale concorrente e perché?

Vuoi capire se i clienti sono soddisfatti del servizio che ricevono. Se molti clienti hanno abbandonato un fornitore per passare a un concorrente, questo è probabilmente un segnale d’allarme. È inoltre consigliabile informarsi sui fornitori nelle comunità online di utenti riguardo alla roadmap dei prodotti e alla loro capacità di mantenere gli impegni presi.

5. Potrebbe mettermi in contatto con 5 clienti che utilizzano attivamente la stessa versione o istanza che stiamo pensando di acquistare?

Proprio come non assumeresti mai un dipendente senza verificare le sue referenze, lo stesso dovrebbe valere per il tuo futuro fornitore di DMS. I clienti attuali possono fornire una valutazione affidabile del prodotto e del servizio, compresi i punti di forza e di debolezza, ma devi essere specifico riguardo alle persone a cui chiedi di parlare. È importante assicurarsi di parlare con i clienti del fornitore che utilizzano la stessa versione e lo stesso ambiente che state valutando, poiché non sarebbe di alcun aiuto ottenere una referenza da qualcuno che utilizza un camion diesel quando state cercando di acquistare un'auto elettrica.

Scegli il DMS più adatto alle tue esigenze

Esistono numerose piattaforme DMS tra cui scegliere, con una vasta gamma di funzionalità e strumenti in grado di soddisfare le vostre esigenze. Trovare il DMS giusto richiede un certo impegno, ma quando si dispone di una piattaforma su cui poter contare, il lavoro diventa molto più semplice.

Restate sintonizzati per la quinta e ultima puntata della nostra serie di articoli sul blog dedicati al DMS, in cui parleremo delle caratteristiche dinamiche di NetDocuments e di come questa soluzione possa aiutare il vostro studio a lavorare in modo più efficace e sicuro.

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