Il cambiamento è sempre difficile: è inevitabile. Tuttavia, quando si tratta di riorganizzare un sistema centrale della propria azienda, come un sistema di gestione dei documenti (DMS), se il cambiamento non viene gestito correttamente possono verificarsi gravi conseguenze. Per superare con successo le sfide legate all’implementazione di un nuovo DMS, è utile avere una visione d’insieme del processo.

Nelle parti 1 e 2 di questa serie avete appreso cos’è un DMS e quali sono i vantaggi di averne uno, in particolare nel cloud. Ora scoprirete quali sono i potenziali ostacoli più comuni che si presentano durante l’implementazione di un nuovo DMS, nonché le soluzioni per superarli.

Partire con il piede giusto

Il tono dell'intero progetto viene solitamente definito fin dall'inizio: se si parte in modo disordinato, l'intero progetto può trasformarsi rapidamente in un caos. Quando si avvia il progetto con attenzione, è possibile intraprendere il percorso di gestione del cambiamento con il piede giusto e gettare le basi per un successo maggiore.

Identificare le parti interessate

Prima di iniziare a valutare le diverse soluzioni di gestione dei documenti, individuate le principali parti interessate all’interno dell’azienda. In genere è opportuno includere tutti coloro che sono coinvolti dal punto di vista tecnologico, gli utenti finali e gli altri team che potrebbero essere interessati dal cambiamento del sistema. Una comunicazione approfondita e il contributo del team saranno fondamentali per valutare in modo approfondito i vari fornitori.

Valuta il tuo sistema attuale

Successivamente, esamina in modo critico il tuo sistema attuale insieme alle parti interessate. Come organizzate, condividete o collaborate sui documenti al momento? Quali sono i principali problemi che devono essere risolti o ottimizzati? (Tratteremo altre domande da porre nella parte 4 di questa serie!) Comprendere le tue esigenze fondamentali e lo “stato futuro” ideale a cui aspiri ti aiuterà a identificare le funzionalità chiave che cerchi in un sistema di gestione documentale (DMS).

È inoltre opportuno valutare se e in che modo altri sistemi potrebbero essere influenzati dal passaggio a un nuovo DMS o dalla sua implementazione. Ad esempio, se si dispone già di applicazioni personalizzate o integrazioni con strumenti di terze parti, è necessario capire se il nuovo sistema comporta delle implicazioni. Alcuni fornitori di DMS potrebbero disporre di un’API aperta o essere disposti a creare nuove integrazioni per i propri clienti, se necessario.

Fissare le scadenze e creare schemi

Naturalmente, pur volendo svolgere un’adeguata valutazione preliminare, la scelta di un sistema di gestione documentale (DMS) non dovrebbe trasformarsi in un processo estenuante e senza fine. Preparate una bozza che includa i requisiti tecnici e non tecnici del vostro nuovo DMS, oltre alle tempistiche per la scelta e l’implementazione del nuovo sistema. Questo vi aiuterà a rimanere in linea con gli obiettivi e a mantenere il progetto tra le vostre priorità.

Passaggi chiave:

• Identificare i principali stakeholder.
• Valutare l'attuale gestione dei documenti, i flussi di dati e i processi aziendali.
• Individuare le integrazioni, le app personalizzate e gli altri strumenti di terze parti che saranno interessati dalla modifica.
• Individuare i problemi specifici da risolvere o ottimizzare.
• Elaborare una bozza del processo di selezione, indicando le scadenze.

Ottenere il consenso

Un elemento fondamentale di un nuovo sistema di gestione documentale (DMS) è la necessità di massimizzare i tassi di adozione tra gli utenti, il che richiede di ottenere il loro sostegno fin dall’inizio. Oltre a includere gli utenti finali nel gruppo delle parti interessate sin dall’inizio, ecco alcuni altri modi per massimizzare il sostegno e, in ultima analisi, l’adozione del nuovo DMS:

Comunicare

L’introduzione di un nuovo sistema di gestione documentale (DMS) non dovrebbe rappresentare una sorpresa il giorno stesso in cui inizia l’implementazione. Per molti utenti, specialmente per coloro che hanno già consolidato i propri processi con il DMS esistente, cambiare un sistema così centrale può risultare sconcertante. Tuttavia, è possibile affrontare facilmente questa situazione comunicando con anticipo e in modo trasparente. Organizzare riunioni settimanali, tenere corsi di formazione online e inviare aggiornamenti via e-mail può aiutare a garantire che il team e l’organizzazione siano sempre aggiornati.

Metti in risalto gli aspetti positivi

Sebbene possano esserci opinioni divergenti, ricordate l’obiettivo finale: state creando un ambiente di lavoro meno stressante e più flessibile, che vi consenta di lavorare in tutta sicurezza, proteggendo i vostri documenti più sensibili. Quando si tratta di discutere del cambiamento imminente, sottolineate i vantaggi, soprattutto per i singoli utenti. Pur senza ignorare le difficoltà o le domande, assicuratevi di ricordare al team i benefici finali.

Una storia di successo

Claro & Cia., uno studio legale con sede a Santiago del Cile, è recentemente passato a NetDocuments dopo aver utilizzato il proprio precedente sistema di gestione documentale (DMS) per oltre un decennio. Nell’ambito del processo di selezione, il team ha organizzato dei workshop con ciascun potenziale fornitore, consentendo agli utenti finali di valutare i vari punti di forza e di debolezza dei diversi sistemi. Questo approccio non solo ha aiutato lo studio a scegliere la soluzione più adatta alle esigenze del proprio team, ma ha anche favorito il coinvolgimento e l’adozione da parte degli utenti, poiché i membri del team hanno percepito che la loro opinione e la loro esperienza fossero importanti. (Scopri perché Claro ha scelto NetDocuments rispetto ai suoi concorrenti nel caso di studio.)

Fasi principali

• Sii trasparente e comunica con il tuo team.
• Non ignorare gli aspetti negativi, ma metti sempre in risalto quelli positivi.
• Valutate la possibilità di organizzare seminari rivolti agli utenti finali per raccogliere feedback e favorire l'adesione al progetto.

Ottimizzare l'adozione e l'utilizzo del DMS

I sistemi di gestione documentale (DMS) basati sul cloud offrono numerosi vantaggi, ma potrai trarne beneficio solo se il tuo team adotterà pienamente il nuovo sistema. Ecco come assicurarti di ottenere il massimo dal tuo DMS:

Forma il tuo team

Potrebbe sembrare eccessivo, soprattutto se sei stato tu a esaminare demo, funzionalità e versioni di prova, ma formare il team degli utenti sull’uso della piattaforma è fondamentale.

Inizia con una visione d'insieme, poi passa gradualmente alle nozioni di base per muovere i primi passi e infine approfondisci i dettagli rilevanti per specifici gruppi di utenti. Anche se ci vorrà del tempo e probabilmente diverse sessioni per trattare tutti gli argomenti, ne varrà la pena quando il tuo team sarà in grado di lavorare senza difficoltà con il sistema (e tra di loro).

Trova i tuoi superutenti

Non tutti diventeranno esperti della piattaforma, e va bene così. Ma probabilmente nel tuo team ci saranno alcune persone che lo sono, e la loro esperienza e le loro conoscenze non dovrebbero andare sprecate. Fai in modo invece che diventino una risorsa su cui gli altri membri del team possano contare. Saranno anche un’ottima fonte di feedback costante sulla piattaforma.

Continua a ottimizzare

Nessun sistema o implementazione è perfetto, ma è sempre possibile migliorarlo. Tieni sotto controllo il grado di adozione della piattaforma da parte del tuo team, in modo da poter individuare e risolvere eventuali problemi. Se necessario, organizza corsi di formazione di approfondimento per aiutare il tuo team a familiarizzare con la piattaforma il più rapidamente possibile. Man mano che comprenderai meglio come il tuo team utilizza la piattaforma, sarai in grado di personalizzarla ulteriormente per soddisfare le loro esigenze.

Fasi principali

• Organizzare corsi di formazione per aiutare i membri del team a diventare operativi in breve tempo.
• Individuare gli esperti interni che possano costituire una risorsa aggiuntiva a cui ricorrere in caso di necessità.
• Continua a ottimizzare il tuo sistema per soddisfare le esigenze del team.

Cosa ci aspetta

Nella quarta parte tratteremo 11 domande che potete porre per assicurarvi di avere la piattaforma DMS giusta e il fornitore giusto che vi sostenga.

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