Verandering zal altijd moeilijk zijn, dat is onvermijdelijk. Maar als het gaat om het herzien van een centraal systeem in uw bedrijf, zoals een documentbeheersysteem (DMS), kan het ernstige gevolgen hebben als die verandering niet correct wordt aangepakt. Om de uitdagingen van de implementatie van een nieuw DMS succesvol te beperken, helpt het om een overzicht te krijgen van het proces.

In deel 1 en deel 2 van deze serie hebt u geleerd wat een DMS is en wat de voordelen ervan zijn, met name in de cloud. Nu leert u welke veelvoorkomende obstakels u kunt tegenkomen bij de implementatie van een nieuw DMS, en welke oplossingen er zijn om deze te overwinnen.

Begin goed

De toon van het hele project wordt meestal vanaf het begin gezet – als je rommelig begint, kan het hele project al snel een puinhoop worden. Als je het project op een doordachte manier begint, kun je je veranderingsmanagement op de juiste manier aanpakken en jezelf voorbereiden op meer succes.

Identificeer belanghebbenden

Voordat u begint met het bekijken van verschillende oplossingen voor documentbeheer, moet u eerst de belangrijkste belanghebbenden in het bedrijf identificeren. Meestal wilt u iedereen betrekken die betrokken is bij het technologische aspect, eindgebruikers en andere teams die mogelijk worden beïnvloed door de systeemwijziging. Overcommunicatie en input van het team zijn cruciaal voor een grondige evaluatie van verschillende leveranciers.

Beoordeel uw huidige systeem

Bekijk vervolgens samen met uw stakeholders kritisch uw bestaande systeem. Hoe organiseert, deelt of werkt u momenteel samen aan documenten? Wat zijn de belangrijkste problemen die moeten worden opgelost of geoptimaliseerd? (In deel 4 van deze serie behandelen we meer vragen die u zou moeten stellen!) Als u inzicht heeft in uw kernbehoeften en de ideale 'toekomstige situatie' waarin u zich wilt bevinden, kunt u beter bepalen welke belangrijke functies u zoekt in een DMS.

U zult ook willen beoordelen of en hoe andere systemen kunnen worden beïnvloed door het overschakelen naar of implementeren van een nieuw DMS. Als u bijvoorbeeld bestaande aangepaste apps of integraties met tools van derden hebt, wilt u weten of een nieuw systeem gevolgen heeft voor deze apps of integraties. Sommige DMS-leveranciers hebben mogelijk een open API of zijn bereid om indien nodig nieuwe integraties voor hun klanten te creëren.

Stel deadlines vast en maak overzichten

Natuurlijk wilt u het nodige onderzoek doen, maar het kiezen van een DMS hoeft geen moeizaam en eindeloos proces te zijn. Maak een overzicht met technische en niet-technische vereisten voor uw nieuwe DMS, evenals tijdschema's voor het kiezen en implementeren van een nieuw systeem. Zo blijft u op koers en blijft het project een prioriteit.

Belangrijkste stappen:

• Identificeer de belangrijkste belanghebbenden.
• Beoordeel het huidige documentbeheer, de gegevensstromen en de bedrijfsprocessen.
• Identificeer integraties, aangepaste apps en andere tools van derden die door de wijziging worden beïnvloed.
• Identificeer specifieke problemen die moeten worden opgelost of geoptimaliseerd.
• Stel een overzicht op voor het selectieproces, inclusief deadlines.

Zorg voor draagvlak

Een belangrijk onderdeel van een nieuw DMS is dat u het gebruik onder gebruikers wilt maximaliseren, wat betekent dat u vanaf het begin hun steun moet zien te krijgen. Naast het vanaf het begin betrekken van eindgebruikers bij uw groep belanghebbenden, zijn er nog een aantal andere manieren om de steun en uiteindelijk het gebruik van het nieuwe DMS te maximaliseren:

Communiceren

Een nieuw DMS mag geen verrassing zijn op de dag dat de implementatie van start gaat. Voor veel gebruikers, vooral degenen die hun eigen goed ingesleten processen hebben met het bestaande DMS, kan het veranderen van zo'n centraal systeem schokkend zijn. U kunt dit echter eenvoudig oplossen door vroeg en transparant te communiceren. Door wekelijkse vergaderingen te houden, online trainingen te organiseren en statusupdates per e-mail te versturen, kunt u ervoor zorgen dat het team en de organisatie op de hoogte blijven.

Benadruk het positieve

Hoewel er misschien afwijkende meningen zijn, moet u het einddoel voor ogen houden: u creëert een minder stressvolle, flexibelere werkomgeving waarin u veilig en zeker kunt werken en uw meest gevoelige documenten kunt beschermen. Benadruk bij het bespreken van de aanstaande verandering de voordelen, vooral voor individuele gebruikers. Hoewel u uitdagingen of vragen niet wilt negeren, moet u het team wel herinneren aan de uiteindelijke voordelen.

Een succesverhaal

Claro & Cia., een advocatenkantoor gevestigd in Santiago, Chili, is onlangs overgestapt naar NetDocuments na meer dan tien jaar gebruik te hebben gemaakt van hun vorige DMS. Als onderdeel van hun selectieproces organiseerde het team workshops met elke potentiële leverancier, zodat eindgebruikers de verschillende sterke en zwakke punten van de verschillende systemen konden evalueren. Dit hielp het kantoor niet alleen bij het kiezen van de oplossing die het beste aansloot bij de behoeften van hun team, maar bevorderde ook de acceptatie en gebruikersadoptie, omdat teamleden het gevoel hadden dat hun mening en ervaring ertoe deden. (Lees in de casestudy waarom Claro voor NetDocuments koos in plaats van voor zijn concurrenten.)

Belangrijkste stappen

• Wees transparant en communiceer met je team.
• Negeer het negatieve niet, maar benadruk altijd het positieve.
• Overweeg om workshops voor eindgebruikers te organiseren om feedback te vragen en draagvlak te creëren.

Maximaliseer de acceptatie en het gebruik van het DMS

Een cloudgebaseerd DMS biedt veel voordelen, maar u kunt alleen van deze voordelen profiteren als uw team volledig achter het nieuwe systeem staat. Zo haalt u het maximale uit uw DMS:

Train uw team

Het lijkt misschien overdreven, vooral als je zelf de demo's, functies en proefversies hebt doorlopen, maar het is van cruciaal belang om het team van gebruikers te trainen in het gebruik van het platform.

Begin met het grote geheel, werk geleidelijk aan de basisbeginselen door en duik vervolgens in de details die relevant zijn voor specifieke gebruikersgroepen. Hoewel het tijd en waarschijnlijk meerdere sessies zal kosten om alles te behandelen, is het de moeite waard als uw team vervolgens moeiteloos met het systeem (en met elkaar) kan werken.

Vind uw supergebruikers

Niet iedereen zal een expert worden op het platform, en dat is niet erg. Maar waarschijnlijk heb je een paar mensen in je team die dat wel zijn, en hun ervaring en kennis mogen niet verloren gaan. Maak van hen in plaats daarvan een bron waarop andere teamleden kunnen vertrouwen. Ze zullen ook een geweldige bron zijn voor voortdurende feedback over het platform.

Blijf optimaliseren

Geen enkel systeem of implementatie is perfect, maar u kunt het altijd verbeteren. Houd in de gaten hoe goed het platform door uw team wordt geaccepteerd, zodat u eventuele problemen kunt identificeren en aanpakken. Organiseer indien nodig vervolgtrainingen om uw team zo snel mogelijk op gang te helpen. Naarmate u beter begrijpt hoe uw team het platform gebruikt, kunt u het verder aanpassen aan hun behoeften.

Belangrijkste stappen

• Organiseer trainingen om teamleden snel op de hoogte te brengen.
• Identificeer interne experts die indien nodig als extra hulpbron kunnen dienen.
• Blijf je systeem optimaliseren om aan de behoeften van het team te voldoen.

Wat nu?

In deel 4 behandelen we 11 vragen die u kunt stellen om er zeker van te zijn dat u het juiste DMS-platform en de juiste provider hebt om u te ondersteunen.

Klaar om meer te weten te komen over hoe u aan de slag kunt gaan met NetDocuments? Vraag vandaag nog een demo aan of bel (866) NET-DOCS.