A mudança será sempre difícil - é inevitável. Mas quando se trata de rever um sistema central na sua empresa, como um sistema de gestão documental (DMS), pode haver consequências graves se essa mudança não for tratada corretamente. Para mitigar com sucesso os desafios da implementação de um novo DMS, é útil ter uma visão geral do processo.

Nas partes 1 e 2 desta série, ficou a saber o que é um DMS e as vantagens de o ter - especialmente na Nuvem. Agora, vai aprender os potenciais bloqueios comuns que ocorrem quando implementa um novo DMS, bem como as soluções para ajudar a ultrapassá-los.

Começar com o pé direito

O tom de todo o projeto é normalmente definido desde o início - comece de forma confusa, e todo o projeto pode rapidamente tornar-se uma confusão. Se começar o projeto de forma ponderada, pode iniciar o seu percurso de gestão da mudança com o pé direito e preparar-se para um maior sucesso.

Identificar as partes interessadas

Antes e quando começar a analisar as várias soluções de gestão documental, identifique os principais intervenientes na empresa. Normalmente, deve incluir todos os que estão envolvidos no aspeto tecnológico, os utilizadores finais e outras equipas que possam ser afectadas pela mudança de sistema. A comunicação e o contributo da equipa serão cruciais para avaliar cuidadosamente os vários fornecedores.

Avaliar o seu sistema atual

Em seguida, analise de forma crítica o seu sistema atual com as partes interessadas. Como é que atualmente organiza, partilha ou colabora em documentos? Quais são os principais problemas que precisam de ser resolvidos ou optimizados? (Abordaremos mais perguntas que deve fazer na parte 4 desta série!) Compreender as suas principais necessidades e o "estado futuro" ideal de onde quer estar irá ajudá-lo a identificar as principais caraterísticas que procura num DMS.

Também é necessário avaliar se e como outros sistemas podem ser afectados pela mudança ou implementação de um novo DMS. Por exemplo, se tiver aplicações personalizadas ou integrações com ferramentas de terceiros, deverá perceber se existem implicações para um novo sistema. Alguns fornecedores de DMS podem ter uma API aberta ou estar dispostos a criar novas integrações para os seus clientes, se necessário.

Estabelecer prazos e criar esboços

É claro que, apesar de querer fazer a devida diligência, a escolha de um DMS não deve ser um processo agonizante e interminável. Crie um esboço com requisitos técnicos e não técnicos para o seu novo DMS, bem como prazos para a escolha e implementação de um novo sistema. Isto irá ajudá-lo a manter-se no caminho certo e a manter o projeto como uma prioridade.

Principais etapas:

• Identificar as principais partes interessadas.
• Avaliar a atual gestão de documentos, fluxos de dados e processos empresariais.
• Identifique as integrações, as aplicações personalizadas e outras ferramentas de terceiros que serão afectadas pela alteração.
• Identificar problemas específicos a resolver ou otimizar.
• Desenvolver um esquema para o processo de seleção - com prazos.

Obter a adesão

Um dos principais componentes de um novo DMS é o facto de se pretender maximizar as taxas de adoção entre os utilizadores, o que requer a adesão desde o início. Para além de incluir os utilizadores finais no seu grupo de intervenientes desde o início, eis algumas outras formas de maximizar a adesão e, em última análise, a adoção do novo DMS:

Comunicar

Um novo DMS não deve ser uma surpresa no dia em que se inicia a implementação. Para muitos utilizadores, especialmente aqueles que têm os seus próprios processos bem estabelecidos com o SGD existente, a mudança de um sistema tão central pode ser chocante. No entanto, pode facilmente resolver este problema através de uma comunicação atempada e transparente. Realizar reuniões semanais, organizar formações online e enviar actualizações de estado por correio eletrónico pode ajudar a garantir que a equipa e a organização estão actualizadas.

Acentuar o lado positivo

Embora possa haver opiniões divergentes, lembre-se do objetivo final: está a criar um ambiente de trabalho menos stressante e mais flexível que lhe permite trabalhar em segurança, protegendo os seus documentos mais sensíveis. Quando se trata de discutir a futura mudança, realce os benefícios, especialmente para os utilizadores individuais. Embora não queira ignorar desafios ou questões, certifique-se de que recorda à equipa os benefícios finais.

Uma história de sucesso

A Claro & Cia., uma firma de advogados sediada em Santiago do Chile, mudou recentemente para o NetDocuments depois de utilizar o seu anterior DMS durante mais de uma década. Como parte do seu processo de seleção, a equipa organizou workshops com cada um dos potenciais fornecedores, permitindo aos utilizadores finais avaliar os vários pontos fortes e fracos dos diferentes sistemas. Isto ajudou a empresa a escolher a solução que melhor satisfazia as necessidades da sua equipa, mas também promoveu a adesão e a adoção pelos utilizadores, uma vez que os membros da equipa sentiram que a sua opinião e experiência eram importantes. (Veja porque é que a Claro escolheu o NetDocuments em vez dos seus concorrentes no estudo de caso).

Principais etapas

• Seja transparente e comunique com a sua equipa.
• Não ignore o negativo, mas acentue sempre o positivo.
• Considere a possibilidade de organizar workshops com utilizadores finais para obter feedback e encorajar a adesão.

Maximizar a adoção e a utilização do DMS

Há muitas vantagens num DMS baseado na Nuvem, mas só as colherá se a sua equipa estiver totalmente integrada no novo sistema. Eis como garantir que está a tirar o máximo partido do seu DMS:

Formar a sua equipa

Pode parecer um exagero, especialmente se tiver sido você a analisar as demonstrações, as funcionalidades e os testes, mas a formação da equipa de utilizadores sobre a plataforma é vital.

Comece com o panorama geral e, gradualmente, trabalhe os aspectos básicos para começar e, em seguida, mergulhe nos detalhes que são relevantes para grupos de utilizadores específicos. Embora seja necessário tempo e provavelmente várias sessões para cobrir tudo, valerá a pena quando a sua equipa conseguir trabalhar sem esforço com o sistema (e entre si).

Encontre os seus superutilizadores

Nem toda a gente se tornará um especialista na plataforma, e não há problema. Mas é provável que haja algumas pessoas na sua equipa que o façam, e a sua experiência e conhecimentos não devem ser desperdiçados. Em vez disso, faça delas um recurso em que os outros membros da equipa possam confiar. Eles também serão uma óptima fonte de feedback contínuo sobre a plataforma.

Manter a otimização

Nenhum sistema ou implementação é perfeito, mas é sempre possível melhorá-lo. Monitorize a forma como a plataforma está a ser adoptada pela sua equipa, para que possa identificar e resolver quaisquer problemas. Se necessário, organize uma formação de acompanhamento para ajudar a sua equipa a adaptar-se o mais rapidamente possível. À medida que for compreendendo melhor a forma como a sua equipa utiliza a plataforma, poderá personalizá-la ainda mais para satisfazer as suas necessidades.

Principais etapas

• Organize acções de formação para ajudar os membros da equipa a ganharem velocidade rapidamente.
• Identificar especialistas internos que possam ser um recurso adicional de ajuda quando necessário.
• Continue a otimizar o seu sistema para responder às necessidades da equipa.

O que se segue

Na parte 4, abordaremos 11 perguntas que pode fazer para se certificar de que tem a plataforma DMS certa e o fornecedor certo para o apoiar.

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