Na primeira parte desta série do blogue, respondemos à pergunta: "O que é um DMS?" Mas porque é que precisa de um? Certamente que algumas das vantagens de ter documentos totalmente digitalizados e organizados a que pode aceder a partir de qualquer lugar são óbvias, mas há ainda mais a considerar.

Eis alguns dos principais benefícios que os escritórios de advogados e as equipas jurídicas podem obter com um sistema de gestão de documentos baseado na nuvem.

Gerir os custos internos

A utilização de software de gestão documental baseado na nuvem permite às organizações reduzir os custos associados à gestão documental física, incluindo os custos de papel, impressão e espaço de armazenamento de documentos, que custam a uma empresa uma média de 50-90 dólares por pé quadrado. E isto sem contar com o trabalho moroso necessário para arquivar e armazenar todos esses documentos - trabalho que é significativamente reduzido com a gestão de documentos digitais sem papel.

Em comparação com um sistema local, um DMS baseado na nuvem também elimina a necessidade de as empresas adquirirem e manterem hardware, e reduz a pressão sobre os recursos de TI, uma vez que esses recursos físicos são geridos quase inteiramente pelo fornecedor da nuvem.

Aumentar a produtividade

Um DMS baseado na nuvem ajuda os escritórios de advogados a poupar tempo e a aumentar a produtividade. A gestão de documentos pode apresentar desafios ao nível do fluxo de trabalho, que só são agravados com documentos físicos em papel. Estes desafios podem custar mais de 20% da produtividade global da empresa.

Em vez de procurar documentos comerciais existentes num armário de arquivo ou num sistema de arquivo antigo com fraca capacidade de pesquisa, o pessoal pode procurar e recuperar rápida e eficazmente o documento certo de que necessita, porque está tudo num único local. Além disso, funcionalidades essenciais como o controlo de versões, o reconhecimento ótico de caracteres (OCR) e as cópias de segurança automáticas também podem ajudar a reduzir os erros humanos e o trabalho redundante.

Existem vantagens semelhantes quando o sistema de gestão documental é integrado noutros processos e aplicações empresariais especializados. Em vez de andar para trás e para a frente entre aplicações, estas podem comunicar perfeitamente entre si para manter tudo e todos em sincronia.

Os DMS robustos também suportam uma colaboração segura e em tempo real entre os intervenientes internos e externos. Ao simplificar a comunicação e tornar a informação prontamente disponível, os membros da equipa podem partilhar documentos e trabalhar de forma mais rápida e eficaz.

Simplifique as operações de segurança e conformidade

A gestão da segurança dos dados pode representar uma enorme pressão sobre os recursos de TI. No mundo jurídico, a segurança é fundamental para manter o que pode muito bem ser o princípio mais básico da profissão de advogado: a confidencialidade. E isso é apenas a ponta do icebergue quando se trata de uma quebra de confidencialidade, que também pode causar violações legais ou regulamentares, violações éticas, divulgação de dados restritos, perdas monetárias e muito mais.

No entanto, ao arquivar documentos importantes num local único e seguro, como um sistema de gestão documental, é muito mais fácil para os profissionais de TI e de conformidade proteger documentos críticos e reduzir os riscos internos e externos da empresa. Há menos sistemas para gerir, e o fornecedor de DMS pode até melhorar a postura de segurança da empresa.

Por exemplo, com um DMS baseado na nuvem, o fornecedor da nuvem pode ajudar a empresa a cumprir os requisitos de conformidade, mantendo-se atualizado em relação aos regulamentos actuais e agindo rapidamente para se proteger contra novas ameaças à segurança. Ferramentas como a encriptação de documentos, controlos de acesso dos utilizadores, histórico de versões e recuperação de desastres ajudam as empresas a proteger e a orientar o fluxo de informações sensíveis em toda a empresa. Se optar por utilizar um DMS baseado na nuvem, certifique-se de que efectua as devidas diligências para garantir que o seu fornecedor cumpre as normas de que necessita.

Para a empresa e os seus colaboradores

Para além das vantagens financeiras, de segurança e de produtividade, uma solução DMS baseada na nuvem tem também inúmeras vantagens para o utilizador individual.

Para começar, fazer trabalho jurídico num sistema de gestão de documentos electrónicos é simplesmente mais fácil e mais conveniente - especialmente quando esses sistemas são concebidos a pensar nos profissionais jurídicos. Já não está a nadar contra a corrente com um sistema difícil, desorganizado ou desatualizado.

Os sistemas de gestão de documentos baseados na nuvem também apoiam a liberdade, a flexibilidade e o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal, reduzindo as tarefas administrativas e permitindo que os membros da equipa trabalhem remotamente com facilidade. Juntamente com isso, vem o crescimento profissional, uma vez que pode dedicar mais tempo ao trabalho que é mais importante e gratificante.

Uma situação vantajosa para todos

As vantagens das soluções de gestão documental, especialmente as baseadas na nuvem, abrangem não só a empresa, mas também os indivíduos que as utilizam. Cada uma destas vantagens acaba por apoiar o resultado final, tornando a empresa mais produtiva, mais segura contra ameaças e mais económica. E não nos esqueçamos de um último benefício: a paz de espírito que advém de tudo isto.

Agora que compreende os benefícios de um DMS, saiba como planear uma implementação bem sucedida na parte 3 da nossa série de blogues: Gestão da Mudança DMS.