En la primera parte de esta serie de blogs, respondimos a la pregunta: "¿Qué es un DMS?". Pero, ¿por qué necesita uno? Seguramente algunos de los beneficios de tener documentos totalmente digitalizados y organizados a los que puede acceder desde cualquier lugar son obvios, pero aún hay más a tener en cuenta.

Estas son algunas de las principales ventajas que los bufetes de abogados y los equipos jurídicos pueden obtener de un sistema de gestión documental basado en la nube.

Gestionar los costes internos

El uso de software de gestión de documentos basado en la nube permite a las organizaciones reducir los costes asociados a la gestión física de documentos, incluidos los costes de papel, impresión y espacio de almacenamiento de documentos, que cuestan a una empresa una media de 50-90 dólares por pie cuadrado. Y eso sin contar la laboriosa tarea de archivar y almacenar todos esos documentos, labor que se reduce considerablemente con la gestión digital de documentos sin papel.

En comparación con un sistema in situ, un SGD basado en la nube también elimina la necesidad de que las empresas adquieran y mantengan hardware, y reduce la presión sobre los recursos informáticos porque esos recursos físicos son gestionados casi en su totalidad por el proveedor de la nube.

Aumentar la productividad

Un SGD basado en la nube ayuda a los bufetes de abogados a ahorrar tiempo y aumentar la productividad. La gestión de documentos puede presentar retos en el flujo de trabajo, que no hacen sino agravarse con los documentos físicos en papel. Estos retos pueden costar más del 20% de la productividad global del bufete.

En lugar de buscar los documentos empresariales existentes rebuscando en un archivador o en un engorroso sistema de archivo heredado con escasa capacidad de búsqueda, el personal puede buscar y recuperar de forma rápida y eficaz el documento que necesita porque está todo en un único lugar. Además, funciones clave como el control de versiones, el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y las copias de seguridad automáticas también pueden ayudar a reducir los errores humanos y el trabajo redundante.

Beneficios similares se obtienen cuando el sistema de gestión de documentos se integra con otros procesos y aplicaciones empresariales especializados. En lugar de ir y venir de una aplicación a otra, pueden comunicarse perfectamente entre sí para mantener todo -y a todos- sincronizado.

Los DMS robustos también apoyan la colaboración segura y en tiempo real entre las partes interesadas internas y externas. Al simplificar la comunicación y facilitar el acceso a la información, los miembros del equipo pueden compartir documentos y trabajar con mayor rapidez y eficacia.

Racionalice las operaciones de seguridad y cumplimiento

Gestionar la seguridad de los datos puede suponer una enorme carga para los recursos informáticos. En el mundo jurídico, la seguridad es fundamental para mantener lo que bien puede ser el inquilino más básico de la profesión jurídica: la confidencialidad. Y eso es sólo la punta del iceberg cuando se trata de una violación de la confidencialidad, que también puede causar infracciones legales o reglamentarias, violaciones éticas, divulgación de datos restringidos, pérdidas monetarias y mucho más.

Sin embargo, cuando se archivan documentos importantes en una ubicación única y segura como un sistema de gestión documental, es mucho más fácil para los profesionales de TI y de cumplimiento proteger los documentos críticos y mitigar los riesgos internos y externos de la empresa. Hay menos sistemas que gestionar, y el proveedor de DMS puede incluso mejorar la postura de seguridad de la empresa.

Por ejemplo, con un DMS basado en la nube, el proveedor de la nube puede ayudar a la empresa a cumplir los requisitos de conformidad manteniéndose al día con las normativas vigentes y pivotando rápidamente para protegerse contra las nuevas amenazas a la seguridad. Herramientas como el cifrado de documentos, los controles de acceso de los usuarios, el historial de versiones y la recuperación en caso de desastre. ayudan a las empresas a proteger y dirigir el flujo de información confidencial en toda la empresa. Si decide utilizar un SGD basado en la nube, asegúrese de realizar las diligencias oportunas para cerciorarse de que su proveedor cumple las normas que usted necesita.

Para la empresa y su gente

Además de las ventajas financieras, de seguridad y de productividad, una solución DMS basada en la nube también tiene numerosos beneficios para el usuario individual.

Para empezar, realizar el trabajo jurídico en un sistema de gestión electrónica de documentos es sencillamente más fácil y cómodo, sobre todo cuando esos sistemas están diseñados pensando en los profesionales del Derecho. Ya no tendrá que nadar contracorriente con un sistema difícil, desorganizado o anticuado.

Los sistemas de gestión de documentos basados en la nube también favorecen la libertad, la flexibilidad y el equilibrio entre la vida laboral y personal al reducir las tareas administrativas y hacer posible que los miembros del equipo trabajen a distancia con facilidad. Junto con ello viene el crecimiento profesional, ya que podrá dedicar más tiempo al trabajo que es más importante y gratificante.

Todos salimos ganando

Las ventajas de las soluciones de gestión de documentos, en particular las basadas en la nube, no sólo afectan a la empresa, sino también a las personas que las utilizan. Cada uno de estos beneficios, en última instancia, favorece el balance final al hacer que la empresa sea más productiva, más segura frente a las amenazas y más rentable. Y no olvidemos un último beneficio: la tranquilidad que conlleva todo ello.

Ahora que comprende las ventajas de un DMS, aprenda a planificar una implantación con éxito en la tercera parte de nuestra serie de blogs: Gestión del cambio de DMS.