Med framväxten av molntjänster och artificiell intelligens är valet av den bästa DMS-plattformen avgörande för framgång eller misslyckande på en snabbrörlig marknad. Det är ett viktigt beslut, eftersom fel val kan leda till ofullständiga ärendeakter eller, i värsta fall, felbehandling. Vi har redan gått igenom vad ett dokumenthanteringssystem (DMS) är i del ett, varför ditt företag behöver ett DMS i del två och potentiella hinder och lösningar i del tre. Nu ska du lära dig vilka frågor du ska ställa när du ska köpa och välja rätt DMS för ditt företag och ditt team.

Ett nytt dokumenthanteringssystem är en komplex process, och det är viktigt att ställa rätt frågor för att säkerställa att du får en lösning som motsvarar den demo du har fått och minimera risken för överraskningar efter att avtalet har undertecknats. För att hjälpa dig att fatta rätt beslut kan du använda dessa frågor som utgångspunkt i dina samtal med potentiella leverantörer.

6 frågor att ställa specifikt om DMS

När du överväger olika lösningar bör du utvärdera hur ett DMS uppfyller dina behov och passar in i ditt befintliga system. Här är några frågor som kan hjälpa dig att komma igång:

1. Vilka verktyg integreras det juridiska DMS-systemet med?

Ditt företag använder sannolikt olika affärsverktyg för praktikhantering, tidrapportering, fakturering och mycket mer. Att växla mellan olika appar kan vara besvärligt, och allt blir så mycket enklare när de fungerar harmoniskt tillsammans. Se till att granska DMS:s appbutik för att säkerställa att den integreras smidigt med de verktyg du redan är van vid, såsom Microsoft Teams.

2. Vilka säkerhetsfunktioner erbjuder plattformen? Kommer det att vara enkelt att samla in nödvändig dokumentation/certifiering för att verifiera efterlevnaden?

Säkerhet är en prioritet, särskilt för advokater och juridiska team. Ett molnbaserat DMS kan faktiskt förbättra din säkerhet jämfört med ett lokalt system med funktioner som avancerad kryptering, åtkomstkontroll för användare och förebyggande av dataförlust, bland annat.

3. Passar ditt DMS din arbetsplats eller tvingas du till en enda användarupplevelse?

När du arbetar utanför kontoret är det sista du behöver tekniska problem. VPN-anslutningar är notoriskt opålitliga och att försöka växla mellan olika enheter kan vara en mardröm i sig. Lyckligtvis behöver det inte vara så.

Med rätt DMS-leverantör kan du vara så mobil som du behöver och komma åt dokument från din mobila enhet (t.ex. iPhone eller Android) eller surfplatta, var du än befinner dig i världen.

4. Hur bra är plattformen på att organisera och söka efter filer?

Med tusentals dokument som skapas, lagras, öppnas, delas, granskas och redigeras kan ditt dokumenthanteringssystem snabbt bli en labyrint. Det är viktigt att kunna hitta det du behöver omedelbart, men många företag har fortfarande svårt att organisera sina filer på ett konsekvent sätt, vilket gör det ännu svårare att navigera.

När du väljer ett DMS bör du leta efter en ärendeorienterad organisation med flexibilitet att hantera via en mappstruktur eller filtrerade sökningar som standardfunktion, granska hur plattformen hanterar versionskontroll och utvärdera styrkan hos filtrerade sökningar. Fråga om optisk teckenigenkänningsteknik (OCR) för att säkerställa att text från andra filtyper, såsom PDF-filer och JPEG-filer, också kan sökas enkelt.

5. Stöder plattformen samarbete med interna och externa intressenter?

Det kan vara svårt att hantera delning av dokument på ett säkert sätt, särskilt med kunder och andra externa intressenter. Med rätt DMS kan du hantera åtkomstkontroller och förhindra att känsligt innehåll hamnar i fel händer. Det är viktigt att notera att säker samverkan och delning bör ske inom plattformens säkerhet, utan att dokumenten behöver flyttas ut ur det säkra DMS-systemet.

6. Vilka ytterligare tjänster kan jag lägga till vid ett senare tillfälle?

Oavsett om du vill komplettera din teknikstack med kompatibla produkter eller undersöka marknaden för att bedöma ditt företags framtida behov, kan det vara till hjälp att utforska tilläggstjänsterna från din DMS-leverantör när du fattar ditt beslut.

5 frågor att ställa till DMS-leverantören

Med en så central plattform som ditt DMS vill du vara säker på att leverantören stöttar dig och är ett företag som du vill fortsätta samarbeta med på lång sikt. Dessa frågor hjälper dig att utvärdera konkurrerande leverantörer och den servicenivå du kan förvänta dig.

1. Hur snabbt kan vi starta en proof of concept (POC)?

Molnleverantörer med en hostad miljö kan behöva en vecka eller mer för att distribuera en POC, medan leverantörer som använder en verklig multi-tenant-moln (som NetDocuments) kan ge dig ett proof of concept inom 1–2 dagar. Detta gör att dina juridiska team kan börja utforska och utvärdera plattformen mycket snabbare.

2. Hur kommer du att hantera migreringsprocessen?

Dina dokument och data måste hanteras med försiktighet, men vissa DMS-leverantörer kräver flera migreringar som ökar kostnaderna för ditt företag och till och med kan leda till att dina dokument dekrypteras och exponeras. Se till att du förstår, både kontraktsmässigt och tekniskt, hur dina data kommer att hanteras, hur säkerheten kommer att upprätthållas och vad migreringskostnaderna kommer att bli.

3. Kan vi granska ditt avtal om molntjänster?

Ditt DMS är centralt för arbetet på ditt företag. Därför kan även några minuters driftstopp kosta tiotusentals kronor i fakturerbara timmar. Granska leverantörens molntjänstavtal och titta noga på leverantörens systemtillgänglighet och hur många timmar de reserverar för underhåll och återställning.

4. Hur många av dina kunder har gått över till din huvudkonkurrent, och varför?

Du vill förstå om kunderna är nöjda med den service de får. Om många kunder har lämnat en leverantör för en konkurrent är detta sannolikt en varningssignal. Det är också bra att fråga leverantörer i online-användargrupper om deras produktplan och deras förmåga att uppfylla sina åtaganden.

5. Kan ni koppla mig till fem kunder som aktivt använder samma version eller instans som vi överväger att köpa?

Precis som du inte skulle anställa en medarbetare utan att kontrollera referenser, bör du göra samma sak när det gäller din framtida DMS-leverantör. Nuvarande kunder kan ge en tillförlitlig recension av produkten och tjänsten, inklusive styrkor och svagheter, men var specifik med vem du ber om att få höra från. Du vill vara säker på att du pratar med leverantörens kunder som använder samma version och miljö som du utvärderar, eftersom det inte hjälper att få en referens från någon som använder en diesellastbil när du vill köpa en elbil.

Skaffa det DMS som passar dig

Det finns många olika DMS-plattformar att välja mellan, med en mängd olika funktioner och verktyg som uppfyller dina behov. Att hitta rätt DMS kräver en del arbete, men när du väl har en plattform du kan lita på blir arbetet så mycket enklare.

Håll utkik efter den femte och sista delen av vår DMS-bloggserie, där vi kommer att diskutera de dynamiska egenskaperna hos NetDocuments och hur det kan hjälpa ditt företag att arbeta mer effektivt och säkert.

Vill du lära dig mer om NetDocuments och hur du kan maximera säkerhet, produktivitet och samarbete? Klicka här för att begära en demo eller ring (866) NET-DOCS idag.