In questa serie in cinque parti abbiamo illustrato cos’è un sistema di gestione documentale (DMS) (prima parte), perché la vostra azienda ne ha bisogno (seconda parte), i potenziali ostacoli all’implementazione e le relative soluzioni (terza parte), nonché le domande da porsi nella scelta di un DMS (quarta parte). Quindi, in che modo NetDocuments può porre fine una volta per tutte alle vostre difficoltà con il DMS?

Un sistema di gestione documentale (DMS) basato su cloud è un sistema migliore

Quando si deve scegliere tra un sistema di gestione documentale (DMS) basato sul cloud o on-premises, la soluzione cloud risulta chiaramente vincente. Non solo le soluzioni cloud sono più facili da implementare e comportano costi iniziali inferiori, ma sono anche più flessibili, mobili e sicure sia per il vostro team che per i vostri clienti.

“Se implementato correttamente, il cloud computing si è rivelato non solo la scelta più ovvia nella nostra ricerca di piattaforme digitali all’avanguardia, ma anche uno strumento molto potente per servire meglio i clienti e garantire un’interazione più fluida tra i nostri team”, afferma José María Eyzaguirre B., presidente dello studio Claro & Cia. con sede a Santiago.

(Scopri come il passaggio al cloud di Claro & Cia. li ha aiutati ad affrontare la pandemia di COVID-19.)

In quanto sistema di gestione dei documenti basato sul cloud, NetDocuments offre una soluzione potente progettata specificamente per il settore legale. Essendo l’unico vero cloud privato e multi-tenant presente sul mercato — e non una semplice soluzione in hosting — NetDocuments consente agli utenti di usufruire di tutti i vantaggi del cloud senza compromettere la sicurezza o l’affidabilità.

Quando scegliete NetDocuments come sistema di gestione documentale (DMS), ci occupiamo noi di tutto il lavoro più impegnativo. Ciò significa che non dovrete preoccuparvi di acquistare nuovi server, aggiornare il software, gestire la sicurezza o risolvere eventuali problemi informatici. Ci pensiamo noi.

NetDocuments offre grandi vantaggi

I clienti di NetDocuments godono di una serie di vantaggi, tra cui costi inferiori, maggiore produttività, migliore collaborazione, maggiore sicurezza, accesso da qualsiasi luogo e altro ancora.

Riduzione dei costi interni

Un sistema di gestione documentale (DMS) basato su cloud come NetDocuments riduce drasticamente i costi della gestione dei documenti. Per chi passa da una gestione cartacea dei documenti, i costi relativi alla carta, alla stampa, all’archiviazione e al tempo impiegato per la ricerca e l’archiviazione vengono praticamente azzerati. Gli utenti di sistemi on-premise ridurranno il carico sulle proprie risorse IT e i costi di manutenzione dell’hardware.

Durante la pandemia globale, il valore del cloud è stato enorme: «Adoro il fatto che NetDocuments sia basato sul cloud», afferma Paula Semeyn dello studio Dickinson Wright PLLC, «non devo preoccuparmi di server che si trovano in un luogo dove non posso recarmi! Nel nostro precedente sistema di gestione dei documenti (DMS) avevamo numerosi server collegati. Non riesco nemmeno a immaginare di doverli gestire tutti in questo momento».

Aumento della produttività

Gli studi legali gestiscono enormi quantità di informazioni. Quando i documenti sono sparsi in un sistema di archiviazione cartaceo o digitalizzati su una piattaforma disorganizzata e di difficile utilizzo, ciò rappresenta un enorme ostacolo alla produttività.

D'altra parte, grazie a un sistema di gestione documentale (DMS) come NetDocuments, gli avvocati possono individuare e recuperare rapidamente ciò di cui hanno bisogno, il che consente loro di mantenere alta la produttività e fornire un servizio migliore ai clienti. NetDocuments permette inoltre agli utenti di creare modelli di spazi di lavoro, in modo che i nuovi progetti si integrino perfettamente nella struttura organizzativa esistente.

“Gli utenti lavorano in modo sempre più efficiente e riceviamo feedback positivi sulla migrazione a NetDocuments”, afferma Sheri M. Stone, amministratrice presso Aronberg Goldgehn. “La funzione di archiviazione delle e-mail basata sull’intelligenza artificiale… riceve costantemente elogi dai nostri avvocati e dal nostro personale per il risparmio di tempo che consente”.

Maggiore collaborazione

Quando è necessario collaborare, lo scambio di documenti tra le varie parti coinvolte può rapidamente trasformarsi in un grosso problema. Con tanti commentatori e versioni diverse, è difficile tenere tutto sotto controllo. NetDocuments aiuta a risolvere questo problema limitando l’accesso ai documenti in modo che solo una persona alla volta possa apportare modifiche; inoltre, tutte le versioni precedenti di un documento vengono archiviate insieme, così da sapere sempre qual è quella più recente e poter accedere alle altre versioni se necessario. È inoltre possibile condividere documenti in modo semplice e sicuro all’interno del team e con le parti interessate esterne.

“La possibilità offerta dalla piattaforma di condividere link e collaborare sui documenti si è rivelata estremamente utile”, afferma Anand C. Mathew, socio dello studio Palmersheim & Mathew LLP. Inoltre, “Non ha senso reinventare la ruota. L’utilizzo della ricerca avanzata in NetDocuments ha permesso ai nostri team di individuare rapidamente i contenuti relativi a casi precedenti da riutilizzare, riducendo in modo significativo il tempo dedicato alle nuove attività e aumentando l’accuratezza complessiva per i nostri clienti”.

Maggiore sicurezza e conformità alle normative

Noi di NetDocuments conosciamo bene le leggi, le normative e gli standard a cui gli studi legali e i team legali devono attenersi. Aggiorniamo costantemente la nostra piattaforma in base alle politiche e ai requisiti più recenti e disponiamo di numerosi certificati di sicurezza di cui potete avvalervi grazie alla conformità pass-through. Le nostre funzionalità di sicurezza includono la crittografia di livello militare, i controlli di accesso degli utenti, la protezione contro la perdita dei dati e molto altro ancora, affinché possiate avere la certezza che i vostri dati siano protetti al massimo livello.

Accesso da qualsiasi luogo

Il lavoro non si svolge solo in ufficio, il che significa che non dovresti essere vincolato all’ufficio o a una connessione VPN inaffidabile per portare a termine le tue attività quando ne hai bisogno. NetDocuments comprende l’importanza della flessibilità nell’ambiente di lavoro moderno, ed è per questo che abbiamo progettato la nostra piattaforma per offrirti mobilità su tutti i tuoi dispositivi, in modo che la tua esperienza sia fluida, indipendentemente da dove ti trovi.

“La mobilità offerta da NetDocuments ha rappresentato una differenza abissale [rispetto ad altri fornitori], consentendoci di accedere ai contenuti da remoto ovunque ci trovassimo e con qualsiasi dispositivo”, afferma Ken Kroeger, CIO di Kutak Rock.

(Scopri come Kutak Rock utilizza NetDocuments per risolvere le sfide relative all'accessibilità, alla scalabilità e alla collaborazione.)

Benefici ereditati

Una volta diventati clienti NetDocuments, non dovrete mai preoccuparvi che la vostra versione della piattaforma diventi obsoleta. Lo chiamiamo il “vantaggio dell’eredità”: man mano che la piattaforma viene migliorata, voi ereditano tali miglioramenti nella vostra istanza del software. Non è richiesto alcun sforzo aggiuntivo da parte vostra: la vostra esperienza migliora semplicemente. Lo stesso principio si applica alle nuove integrazioni, alla protezione contro le nuove minacce alla sicurezza e altro ancora.

Il meglio per la tua squadra

Se da un lato la vostra azienda trarrà numerosi vantaggi da un sistema di gestione dei documenti (DMS) basato sul cloud, dall’altro anche i membri del vostro team ne trarranno grandi benefici a livello individuale. Con NetDocuments, lavorare è semplicemente più facile. Gli utenti impiegano meno tempo a cercare i documenti di cui hanno bisogno, a gestire le attività amministrative e a lottare con un sistema che non è stato progettato per loro. Sono in grado di lavorare da remoto senza perdere un colpo. NetDocuments favorisce la libertà, la flessibilità e l’equilibrio tra vita professionale e vita privata del vostro team, aiutandolo a essere più produttivo e soddisfatto.

«Nessuno mi ha mai ringraziato così tanto all’interno dello studio come mi hanno ringraziato per il lavoro che abbiamo svolto nel portare Claro sul cloud», afferma Ariel Mihovilovic, socio di Claro & Cia.

In che modo NetDocuments soddisfa le tue esigenze

Scegliere un sistema di gestione documentale (DMS) può essere complicato, ma vogliamo rendervi le cose più semplici. Nella quarta parte di questa serie, vi abbiamo fornito un elenco di domande da porre a ciascun fornitore di DMS che state prendendo in considerazione. Ecco un assaggio di ciò che vi diremo quando farete queste domande a NetDocuments:

La nostra piattaforma supera le aspettative

NetDocuments si integra con le piattaforme tecnologiche più diffuse nel settore legale e aziendale, oltre a offrire numerose funzionalità integrate che consentono di lavorare in modo ancora più fluido tra i vari sistemi.

Attribuiamo grande importanza alla conformità e ci teniamo sempre aggiornati sulle leggi, sui regolamenti e sulle certificazioni vigenti. La nostra sicurezza è di altissimo livello, con crittografia di livello militare, controlli di accesso degli utenti, protezione contro la perdita dei dati e molto altro ancora.

Come abbiamo già detto, NetDocuments è progettato per offrirti la mobilità di cui hai bisogno, in modo che tu possa accedere a tutto, sia che tu sia in ufficio sia che tu sia in viaggio.

L'organizzazione incentrata sui contenuti è una funzionalità standard di NetDocuments,la piattaforma di gestione dei documenti dedicata agli studi legali. È possibile effettuare facilmente ricerche e filtrare i risultati per trovare rapidamente ciò che serve.

NetDocuments consente di collaborare facilmente e in modo sicuro con i soggetti interessati sia interni che esterni.

Se desideri ottenere ancora di più dalla tua esperienza con NetDocuments, dai un’occhiata ai nostri strumenti e alle nostre funzionalità aggiuntive, tra cui ndMail, CollabSpaces, ndThread, SetBuilder e ndOffice.

I nostri clienti vengono prima di tutto

Trattandosi di un vero e proprio cloud multi-tenant, possiamo aiutarti a avviare un proof of concept entro 1-2 giorni, a differenza delle soluzioni in hosting che richiedono .

Poiché offriamo una vera e propria soluzione cloud, i tuoi documenti vengono trasferiti una sola volta, senza mai essere esposti.

Il tempo di attività medio annuo di NetDocuments è del 99,979% ed è sempre possibile verificare lo stato del servizio all'indirizzo trust-us.netdocuments.com.

Saremo lieti di metterti in contatto con alcuni dei nostri attuali clienti, che potranno fornirti una valutazione sincera della nostra piattaforma e del nostro servizio.

Cosa dicono i nostri clienti

Ecco alcuni ulteriori vantaggi che i nostri clienti hanno scoperto utilizzando NetDocuments:

NetDocuments è facile da usare (e da implementare).

“Abbiamo valutato diverse opzioni e abbiamo riscontrato che NetDocuments è la soluzione più intuitiva e con il miglior rapporto qualità-prezzo.”

Sheri M. Stone, Amministratrice, Aronberg Goldgehn

“Intuitivo per natura.”

Janet L. Bender, Amministratrice dello studio legale Maser Law

“Al termine di un processo di implementazione durato sei mesi, guardiamo indietro e non potremmo essere più soddisfatti. Abbiamo imparato molto durante questo percorso e l’esperienza di migrazione è stata impeccabile. Il lavoro è stato eccellente. L’intero team di NetDocuments ci ha lasciato un’ottima impressione.”

Ariel Mihovilovic, socio, Claro & Cia.

“Abbiamo oltre 850 dipendenti che lavorano da remoto e la piattaforma NetDocuments ci ha permesso di continuare a lavorare in modo collaborativo sia tra di noi che con i clienti del nostro studio senza perdere un colpo.”

Jared Gullbergh, Senior Manager, Governance delle informazioni e gestione dei servizi tecnologici, Buchanan Ingersoll & Rooney P.C.

“Se non fossimo passati dal nostro vecchio sistema di gestione dei documenti a NetDocuments [prima del COVID-19], il nostro studio si sarebbe trovato di fronte a un vero e proprio incubo. Avremmo subito un’interruzione significativa dell’attività mentre configuravamo e implementavamo una soluzione che consentisse a tutti di accedere ai fascicoli dei nostri clienti. Con NetDocuments, non abbiamo riscontrato alcun calo di produttività.”

Kathy J. Hamilton, Direttrice, The Blum Firm, P.C.

«[Grazie a NetDocuments,] i nostri avvocati possono lavorare in modo più efficiente e collaborativo e noi operiamo in modo più intelligente. Abbiamo accesso immediato ai documenti, i file sono al posto giusto e, di conseguenza, la nostra risposta ai clienti è migliore.»

Kate Laycock, analista aziendale IT, Shulmans

La soluzione NetDocuments

Esistono diversi modi per affrontare le sfide legate alla gestione dei documenti nel vostro studio. Ma non tutte le soluzioni sono uguali.

La verità è che esiste un solo vero fornitore di soluzioni DMS basate su cloud progettate specificamente per avvocati e professionisti del settore legale: NetDocuments.

Per saperne di più sui vantaggi che NetDocuments può offrire alla tua azienda, contattaci per parlare con un esperto di soluzioni aziendali al numero (866) 638-3627 oppure clicca qui per richiedere una demo.