En esta serie de 5 partes, hemos tratado qué es un sistema de gestión documental (SGD ) (primera parte), por qué su empresa necesita uno (segunda parte), los posibles obstáculos y soluciones para la implantación (tercera parte), así como las preguntas que debe plantearse a la hora de elegir un SGD (cuarta parte). Entonces, ¿cómo puede NetDocuments acabar con sus problemas de DMS de una vez por todas?

Un DMS basado en la nube es un DMS mejor

A la hora de elegir entre un DMS basado en la nube o en las instalaciones, ir a la nube es el claro ganador. Las soluciones en la nube no sólo son más fáciles de implantar con menores costes iniciales, sino que también son más flexibles, móviles y seguras para su equipo y sus clientes.

"Con la implementación adecuada, la computación en nube demostró ser no sólo la decisión natural en nuestra búsqueda de plataformas digitales de última generación, sino también una herramienta muy poderosa para servir mejor a los clientes y asegurar una interacción más fluida entre nuestros equipos", dice José María Eyzaguirre B., presidente de la firma Claro & Cia, con sede en Santiago.

(Vea cómo la transición a la nube de Claro & Cia. les ayudó a sortear la pandemia de COVID-19.)

Como sistema de gestión de documentos basado en la nube, NetDocuments ofrece una potente solución diseñada específicamente para el ámbito jurídico. Al ser la única verdadera nube privada multiarrendatario del mercado -no una solución alojada-, NetDocuments permite a los usuarios acceder a todas las ventajas de la nube sin comprometer la seguridad ni la fiabilidad.

Cuando elige NetDocuments como su DMS, nosotros nos encargamos del trabajo pesado. Eso significa que no tiene que preocuparse de comprar más servidores, actualizar su software, gestionar la seguridad o solucionar los problemas informáticos que surjan. Nosotros le cubrimos las espaldas.

NetDocuments ofrece grandes ventajas

Los clientes de NetDocuments disfrutan de una gran variedad de ventajas, como costes más bajos, mayor productividad, mejor colaboración, mayor seguridad, acceso desde cualquier lugar y mucho más.

Reducción de los costes internos

Un DMS basado en la nube como NetDocuments reduce drásticamente los costes de la gestión de documentos. Para los que pasan de la gestión de documentos física, los costes de papel, impresión, almacenamiento y tiempo dedicado a buscar y archivar quedan prácticamente eliminados. Los usuarios de sistemas locales reducirán la presión sobre sus recursos informáticos y los costes de mantenimiento del hardware.

Durante la pandemia mundial, el valor de la nube ha sido enorme: "Me encanta que NetDocuments esté basado en la nube", afirma Paula Semeyn, de Dickinson Wright PLLC, "¡no me preocupan los servidores que están en un lugar al que no puedo desplazarme! Teníamos numerosos servidores vinculados a nuestro DMS anterior. No puedo imaginarme intentar gestionarlos todos ahora".

Aumento de la productividad

Los bufetes de abogados manejan enormes cantidades de información. Cuando los documentos están dispersos en un sistema de archivo físico, o digitalizados en una plataforma desorganizada y difícil de utilizar, supone una enorme carga para la productividad.

En cambio, con un DMS como NetDocuments, los abogados pueden encontrar y recuperar rápidamente lo que necesitan, lo que les permite seguir siendo productivos y prestar un mejor servicio a los clientes. NetDocuments también permite a los usuarios crear plantillas de espacios de trabajo para que los nuevos proyectos encajen a la perfección en la estructura organizativa existente.

"Los usuarios trabajan sistemáticamente de forma más eficaz y recibimos comentarios positivos por haber migrado a NetDocuments", afirma Sheri M. Stone, administradora de Aronberg Goldgehn. "La función de archivo por correo electrónico AI ... recibe constantemente elogios de nuestros abogados y personal como un ahorro de tiempo".

Mejora de la colaboración

Cuando necesita colaborar, pasar documentos entre varias partes puede convertirse rápidamente en un gran problema. Con varios comentaristas y versiones, es difícil mantener todo en orden. NetDocuments ayuda a resolver este problema restringiendo el acceso a los documentos para que sólo una persona pueda hacer ediciones a la vez, y todas las versiones anteriores de un documento se almacenan juntas para que siempre sepa cuál es la más reciente y pueda acceder a otras versiones si lo necesita. También puede compartir documentos de forma fácil y segura dentro del equipo y con las partes interesadas externas.

"La capacidad de la plataforma para compartir enlaces y colaborar en documentos ha sido extremadamente útil", afirma Anand C. Mathew, socio de Palmersheim & Mathew LLP. Además, "No tiene sentido reinventar la rueda. El uso de la búsqueda avanzada en NetDocuments ha permitido a nuestros equipos localizar rápidamente el contenido de asuntos anteriores para reutilizarlo, lo que disminuye significativamente el tiempo que dedican al trabajo nuevo y aumenta la precisión general para nuestros clientes."

Más seguro y conforme

En NetDocuments, comprendemos las leyes, reglamentos y normas que deben cumplir los bufetes de abogados y los equipos jurídicos. Mantenemos nuestra plataforma actualizada con las políticas y requisitos más actuales, y mantenemos numerosos certificados de seguridad de los que puede beneficiarse con el cumplimiento de las normas. Nuestras funciones de seguridad incluyen encriptación de grado militar, controles de acceso de usuarios, protección contra la pérdida de datos y muchas más, para que pueda tener la tranquilidad de que sus datos están protegidos al más alto nivel.

Acceso desde cualquier lugar

El trabajo no sólo ocurre en el trabajo, lo que significa que no debería estar atado a la oficina o a una conexión VPN poco fiable para hacer las cosas cuando las necesita. NetDocuments entiende la importancia de la flexibilidad en el lugar de trabajo moderno, por lo que hemos diseñado nuestra plataforma para ofrecerle movilidad a través de sus dispositivos para que su experiencia sea fluida, independientemente de dónde se encuentre.

"La movilidad de NetDocuments era una diferencia de la noche al día [con respecto a otros proveedores], ya que nos permitía acceder al contenido de forma remota desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo", afirma Ken Kroeger, CIO de Kutak Rock.

(Vea cómo Kutak Rock utiliza NetDocuments para resolver los retos de accesibilidad, escalabilidad y colaboración.)

Beneficios heredados

Una vez que sea cliente de NetDocuments, nunca tendrá que preocuparse de que su versión de la plataforma se quede obsoleta. Lo llamamos el beneficio de la herencia: A medida que la plataforma mejora, usted hereda esas mejoras en su instancia del software. No se requiere ningún esfuerzo adicional por su parte: su experiencia simplemente mejora. El mismo principio se aplica a las nuevas integraciones, la protección contra las nuevas amenazas de seguridad y mucho más.

Mejor para su equipo

Aunque su empresa cosechará muchos de los beneficios de un DMS basado en la nube, los miembros de su equipo tienen tanto que ganar individualmente. Con NetDocuments, el trabajo es sencillamente más fácil. Los usuarios pasan menos tiempo buscando los documentos que necesitan, realizando tareas administrativas y peleándose con un sistema que no fue diseñado para ellos. Son capaces de trabajar a distancia sin perder el ritmo. NetDocuments favorece la libertad, la flexibilidad y el equilibrio entre la vida laboral y personal de su equipo, ayudándoles a ser más productivos y a estar más satisfechos.

"Nunca nadie me había agradecido tanto dentro de la empresa como lo han hecho por el trabajo que hicimos para llevar a Claro hacia la nube", dice Ariel Mihovilovic, socio de Claro & Cia.

Cómo NetDocuments satisface sus necesidades

Elegir un DMS puede ser todo un reto, pero queremos facilitarle la tarea. En la cuarta parte de esta serie, le proporcionamos una lista de preguntas para que las formule a cada proveedor de DMS que considere. Aquí tiene una muestra de lo que compartiremos con usted cuando pregunte a NetDocuments:

Nuestra plataforma supera las expectativas

NetDocuments se integra con las plataformas tecnológicas jurídicas y empresariales más populares, además de ofrecer numerosas funciones incorporadas que le ayudarán a trabajar de forma aún más fluida entre sistemas.

Damos gran prioridad al cumplimiento de la normativa y nos mantenemos al día de las leyes, reglamentos y certificaciones vigentes. Nuestra seguridad es de primera categoría, con encriptación de grado militar, controles de acceso de usuarios, protección contra la pérdida de datos y mucho más.

Como ya hemos comentado, NetDocuments está diseñado para proporcionarle la movilidad que necesita, para que pueda acceder a todo tanto si está en la oficina como si se desplaza.

La organización centrada en los asuntos es una característica estándar de NetDocuments,la plataforma de gestión de documentospara bufetes de abogados. Puede buscar y filtrar fácilmente los resultados para encontrar rápidamente lo que necesita.

NetDocuments le permite colaborar fácilmente con las partes interesadas internas y externas de forma segura.

Si desea aún más de su experiencia NetDocuments, eche un vistazo a nuestras herramientas y características adicionales, incluyendo ndMail, CollabSpaces, ndThread, SetBuilder, y ndOffice.

Los clientes son lo primero

Como auténtica nube multiusuario, podemos poner en marcha una prueba de concepto en 1 ó 2 días, a diferencia de las soluciones alojadas, que tardan .

Dado que ofrecemos una verdadera solución en la nube, sus documentos se migran una vez, sin quedar nunca expuestos.

El tiempo medio de actividad anual de NetDocuments es del 99,979%, y siempre puede comprobar el estado del servicio en trust-us.netdocuments.com.

Estaremos encantados de ponerle en contacto con clientes actuales que puedan darle una opinión sincera sobre nuestra plataforma y nuestro servicio.

Lo que dicen nuestros clientes

He aquí algunas ventajas más que nuestros clientes han descubierto al utilizar NetDocuments:

NetDocuments es fácil de usar (y de adoptar).

"Investigamos varias opciones y descubrimos que NetDocuments era la más fácil de usar y la que mejor relación calidad-precio ofrecía".

Sheri M. Stone, Administradora, Aronberg Goldgehn

"Intuitivo por naturaleza".

Janet L. Bender, Administradora del bufete, Maser Law

"Al final de un proceso de implantación de 6 meses, miramos atrás y no podríamos estar más contentos. Aprendimos mucho durante el proceso y tuvimos una experiencia de migración impecable. El trabajo fue impecable. Todo el equipo de NetDocuments nos ha causado una gran impresión".

Ariel Mihovilovic, Socio, Claro & Cia.

"Tenemos más de 850 personas que trabajan a distancia y la plataforma NetDocuments nos ha permitido seguir trabajando de forma colaborativa entre nosotros y los clientes de nuestro bufete sin perder el ritmo."

Jared Gullbergh, Director de Gobernanza de la Información y Gestión de Servicios Tecnológicos, Buchanan Ingersoll & Rooney P.C.

"Si no hubiéramos pasado de nuestro antiguo sistema de gestión de documentos a NetDocuments [antes de COVID-19], nuestro bufete se habría enfrentado a una pesadilla. Habríamos tenido un importante período de interrupción de la actividad mientras configurábamos e implantábamos una forma de que todo el mundo pudiera acceder a los archivos de nuestros clientes. Con NetDocuments, no experimentamos absolutamente ningún retraso en la productividad".

Kathy J. Hamilton, Directora, The Blum Firm, P.C.

"[Con NetDocuments,] nuestros abogados pueden trabajar de forma más eficiente y colaborativa y estamos trabajando de forma más inteligente. Tenemos acceso instantáneo, los archivos están en el lugar adecuado y, como resultado, nuestra respuesta a los clientes es mejor."

Kate Laycock, analista empresarial de TI, Shulmans

La solución NetDocuments

Existe una gran variedad de formas de abordar los retos de la gestión de documentos en su empresa. Pero no todas las soluciones son iguales.

La verdad es que sólo existe un verdadero proveedor de DMS en la nube diseñado específicamente para abogados y profesionales del derecho: NetDocuments.

Para saber más sobre cómo NetDocuments puede beneficiar a su empresa, póngase en contacto con nosotros para hablar con un experto en soluciones empresariales llamando al (866) 638-3627 o haga clic aquí para solicitar una demostración.