Over Kutak Rock

Kutak Rock is een snelgroeiend, gediversifieerd advocatenkantoor dat zich heeft ontwikkeld tot een van de toonaangevende zakelijke advocatenkantoren van het land. Het kantoor is voornamelijk actief op drie belangrijke rechtsgebieden: financiën, ondernemingsrecht en procesvoering. De primaire focus varieert echter van jaar tot jaar, waardoor het een veelzijdig kantoor is. De advocaten van Kutak Rock werken in geïntegreerde teams en richten zich op het verbeteren van de dienstverlening aan cliënten en het ontwikkelen van praktijkgebieden die meerdere kantoren overschrijden, het stimuleren van innovatie en het creëren van waarde voor cliënten.

Als klant van NetDocuments sinds 2004 heeft Kutak Rock in elke fase de kracht van het NetDocuments-platform ervaren en optimaal geprofiteerd van de voordelen van het platform, zoals overal toegang, cloudarchitectuur en samenwerking, om de groei en het succes van het kantoor te stimuleren.

Waarom Kutak Rock voor NetDocuments koos

Voordat Kutak Rock met NetDocuments ging samenwerken, werden de gegevens intern opgeslagen. Maar naarmate het bedrijf groeide, nam ook de bezorgdheid toe over redundantie, kosten, bruikbaarheid en beveiliging. Als gevolg daarvan begon het management na te denken over een tweede datacenter, maar stuitte daarbij op verschillende uitdagingen, waardoor uiteindelijk naar een andere oplossing werd gezocht.

"We kwamen NetDocuments in 2002 tegen op ILTA. Het eerste wat me opviel was de ingebouwde redundantie en hoe eenvoudig het zou zijn om het platform te implementeren", aldus Chief Information Officer Ken Kroeger. Daarnaast merkte Kroeger op dat NetDocuments, als cloudgebaseerde dienst die speciaal voor de juridische sector is ontwikkeld, de zorgen van het kantoor op het gebied van gegevens en beveiliging kon wegnemen zonder de productiviteit van de advocaten te belemmeren.

Twee jaar later, in 2004, koos het team van Kutak Rock voor NetDocuments om de uitdagingen op het gebied van toegankelijkheid, schaalbaarheid en samenwerking binnen de organisatie op te lossen. Het buitengewone succes van het kantoor met het platform is de reden waarom ze vandaag de dag nog steeds trouw blijven aan NetDocuments.

"Het eerste wat me opviel was de ingebouwde redundantie en hoe eenvoudig het zou zijn om het platform te implementeren."

Ken Kroeger, CIO, Kutak Rock

Veilige toegang, overal

Voor de medewerkers van Kutak Rock was de mogelijkheid om altijd toegang te hebben tot hun werk een cruciaal criterium. Toen het kantoor verschillende platforms met elkaar vergeleek, concludeerde Kroeger dat NetDocuments zowel de veiligheid zou bieden die het kantoor nodig had als de mobiele flexibiliteit waar de medewerkers om vroegen.

"De mobiliteit van NetDocuments was een wereld van verschil [met andere leveranciers], waardoor we vanaf elke locatie en met elk apparaat op afstand toegang hadden tot content", aldus Kroeger. Tegelijkertijd gaf NetDocuments Kroeger dankzij de cloudarchitectuur en mobiele applicatie van het platform de gemoedsrust dat, ongeacht waar advocaten toegang hadden tot content, de gegevens van het kantoor beschermd zouden zijn via individuele documentversleuteling, onmiddellijke cloudback-ups en andere robuuste beveiligingsfuncties.

Deze veilige toegang vanaf elke locatie is een belangrijk voordeel gebleken voor de groei van Kutak Rock. Naarmate er meer advocaten bij het kantoor komen werken, werken steeds meer van hen fulltime vanuit huis. De flexibiliteit die het cloudplatform van NetDocuments biedt, geeft advocaten precies wat ze nodig hebben om overal ter wereld productief te blijven.

Schaalbaarheid zonder moeite

Naarmate Kutak Rock blijft groeien, met name wat betreft het aantal externe medewerkers, moest het bedrijf een oplossing vinden om NetDocuments op nieuwe locaties en in nieuwe omgevingen te implementeren zonder het dagelijkse werk te verstoren.

Onlangs heeft Kutak Rock een nieuw kantoor toegevoegd en hun ervaring onderstreepte opnieuw het gemak en de aanpasbaarheid van het NetDocuments-platform. "De deal werd vrijdag afgerond en het nieuwe kantoor was maandag operationeel. Dat is in geen enkele andere omgeving buiten NetDocuments mogelijk", aldus Kroeger.

Deze schaalbaarheid is een direct gevolg van de cloudinfrastructuur waarop NetDocuments is gebouwd. Omdat er geen hardware nodig is voordat productief werk kan beginnen, is het uitrollen van een nieuwe instantie vrij eenvoudig en uiterst kosteneffectief.

"De mobiliteit van NetDocuments was een wereld van verschil [met andere leveranciers], waardoor we vanaf elke locatie en met elk apparaat op afstand toegang hadden tot content."

Ken Kroeger, CIO, Kutak Rock

Verbeterde samenwerking

Kutak Rock heeft veel van zijn succes te danken aan het delen van expertise binnen de organisatie. Waar het met vroegere systemen voor advocaten moeilijk was om eerdere, gerelateerde zaken terug te vinden en feedback van collega's te krijgen, is dit met NetDocuments nu bijna moeiteloos geworden. Kutak Rock maakt uitgebreid gebruik van de zoek- en samenwerkingsoplossingen die inherent zijn aan het platform, zodat advocatengroepen inzichten over huidige en vroegere zaken kunnen delen en verzamelen.

Bovendien kunnen advocaten dankzij de naadloze integratie van NetDocuments met MicrosoftTM Office en Office 365 eenvoudig toegang krijgen tot de tools die nodig zijn om documenten in realtime gezamenlijk te bewerken, te redigeren en nieuwe versies ervan te maken, zonder ooit de veiligheid van de service te verlaten.

Terwijl het NetDocuments-platform zijn samenwerkingsmogelijkheden blijft uitbreiden met producten als ndMail, CollabSpaces en ndThread, staat Kroeger te popelen om deze oplossingen te implementeren en opnieuw te ervaren hoe de productiviteit van het bedrijf stijgt. "We zijn erg enthousiast over CollabSpaces en de veilige, flexibele externe samenwerking die het biedt", zegt Kroeger.

Waarom Kutak Rock blijft

Het lijdt geen twijfel dat Kutak Rock een enorme groei heeft doorgemaakt, aangezien het aantal advocaten tussen 2004 en 2020 is gestegen van 200 naar 550.

Terwijl Kutak Rock groeipijnen doormaakte die vergelijkbaar zijn met die van elk ander bedrijf van deze omvang, heeft NetDocuments de inspanningen van het kantoor ondersteund door middel van veilige toegang tot content, moeiteloze schaalbaarheid en verbeterde samenwerking binnen de hele organisatie – allemaal mogelijk gemaakt door de toonaangevende cloudgebaseerde technologie van het platform.

Na in elke groeifase zelf de voordelen van NetDocuments te hebben ervaren, stelt Kroger: "De beslissing om klant te blijven is nu net zo eenvoudig als in 2004."

Voor meer informatie over NetDocuments en hoe u slimmer kunt werken met een intelligent documentbeheersysteem, klik hier om een gepersonaliseerde demo aan te vragen.