Con el auge de la nube y la inteligencia artificial, seleccionar la mejor plataforma DMS es la diferencia entre el éxito y el fracaso en un mercado en rápida evolución. Se trata de una decisión crítica, ya que una elección equivocada puede conducir a un archivo de asuntos incompleto o, lo que es peor, a una mala praxis. Ya hemos tratado qué es un sistema de gestión documental (SGD ) en la primera parte, por qué su bufete necesita un SGD en la segunda, y los posibles obstáculos y soluciones en la tercera, y ahora aprenderá las preguntas que debe hacerse a la hora de comprar y elegir el SGD adecuado para su bufete y su equipo.

Un nuevo sistema de gestión documental es un proceso complejo, y es fundamental hacer las preguntas adecuadas para asegurarse de que obtiene una solución que se ajusta a la demostración que ha recibido, y mitigar cualquier riesgo de sorpresa tras la firma del contrato. Para ayudarle a tomar la decisión correcta, utilice estas preguntas como punto de partida en sus conversaciones con los posibles proveedores.

6 preguntas específicas sobre el DMS

Al considerar varias soluciones, querrá evaluar cómo un DMS satisfará sus necesidades y encajará en su sistema actual. He aquí algunas preguntas que le ayudarán a empezar:

1. ¿Con qué herramientas se integra el SGD jurídico?

Es probable que su empresa utilice varias herramientas empresariales para la gestión de la consulta, el seguimiento del tiempo, la facturación y mucho más. Cambiar de una aplicación a otra puede resultar tedioso, y todo es mucho más fácil cuando funcionan juntas de forma armoniosa. Asegúrese de revisar la tienda de aplicaciones del DMS para asegurarse de que se integrará a la perfección con las herramientas con las que ya se siente cómodo, como Microsoft Teams.

2. ¿Qué características de seguridad ofrece la plataforma? 3. ¿Será fácil reunir la documentación/certificación necesaria para la verificación del cumplimiento?

La seguridad es una prioridad, especialmente para los abogados y los equipos jurídicos. De hecho, un SGD basado en la nube puede mejorar su postura de seguridad en comparación con un sistema local gracias a funciones como el cifrado avanzado, los controles de acceso de los usuarios y la prevención de la pérdida de datos, entre otras.

3. ¿Su DMS le satisface allí donde trabaja o se ve forzado a una experiencia de usuario única?

Cuando trabaja fuera de la oficina, lo último que necesita es un problema tecnológico. Las conexiones VPN son notoriamente poco fiables y tratar de cambiar entre diferentes dispositivos puede ser una pesadilla en sí misma. Por suerte, no tiene por qué ser así.

Con el proveedor de DMS adecuado, puede ser tan móvil como necesite para acceder a los documentos desde su dispositivo móvil (por ejemplo, iPhone o Android) o tableta, desde cualquier lugar del mundo.

4. ¿En qué medida organiza y busca archivos la plataforma?

Con miles y miles de documentos que se crean, almacenan, consultan, comparten, revisan y editan, su SGD puede convertirse rápidamente en un laberinto. Es fundamental encontrar lo que se necesita inmediatamente, pero muchas empresas siguen luchando con una organización coherente de los archivos, lo que dificulta aún más la navegación.

Al elegir un DMS, busque una organización centrada en la materia con la flexibilidad necesaria para gestionarla mediante una estructura de carpetas o búsquedas filtradas como característica estándar, revise cómo gestiona la plataforma el control de versiones y evalúe la solidez de las búsquedas filtradas. Pregunte por la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR ) para asegurarse de que el texto de otros tipos de archivos, como PDF o JPEG, también puede buscarse fácilmente.

5. ¿Apoya la plataforma la colaboración con las partes interesadas internas y externas?

Compartir documentos, especialmente con clientes y otras partes interesadas externas, puede ser difícil de gestionar de forma segura. El DMS adecuado puede ayudarle a gestionar los controles de accesibilidad y evitar que su contenido sensible caiga en las manos equivocadas. Es importante tener en cuenta que la colaboración y el intercambio seguros deben producirse dentro de la seguridad de la plataforma, sin tener que mover los documentos fuera del DMS seguro.

6. ¿Qué servicios adicionales puedo añadir más adelante?

Tanto si busca completar su pila tecnológica con productos compatibles como si otea el horizonte para evaluar las necesidades futuras de su empresa, explorar los servicios complementarios de su proveedor de DMS puede serle útil a la hora de tomar una decisión.

5 preguntas que debe hacer al proveedor de DMS

Con una plataforma tan central como su SGD, querrá saber que el proveedor le cubre las espaldas y que será una empresa con la que querrá seguir trabajando a largo plazo. Estas preguntas le ayudarán a evaluar a los proveedores de la competencia y el nivel de servicio que podrá esperar.

1. ¿Con qué rapidez podemos iniciar una prueba de concepto (POC)?

Los proveedores de nube con un entorno alojado pueden necesitar una semana o más para desplegar un POC, mientras que los proveedores que utilizan un verdadera nube multiinquilino (como NetDocuments) podrán ofrecerle una prueba de concepto en 1-2 días. Esto permite a sus equipos jurídicos empezar a explorar y evaluar la plataforma mucho más rápidamente.

2. ¿Cómo gestionará el proceso de migración?

Sus documentos y datos deben manejarse con cuidado, pero algunos proveedores de DMS exigen múltiples migraciones que aumentan los costes para su empresa y pueden incluso dejar sus documentos desencriptados y expuestos. Compruebe que entiende, tanto contractual como técnicamente, cómo se manejarán sus datos, cómo se mantendrá la seguridad y cuáles serán los costes de la migración.

3. ¿Podemos revisar su acuerdo de servicios en la nube?

Su DMS es fundamental para el trabajo en su empresa. Como tal, incluso unos minutos de inactividad pueden costar decenas de miles en horas facturables. Revise el acuerdo de servicios en la nube del proveedor y fíjese bien en la disponibilidad del sistema y en cuántas horas de recuperación por mantenimiento reservan.

4. ¿Cuántos de sus clientes se han marchado a su principal competidor y por qué?

Usted quiere saber si los clientes están contentos con el servicio que reciben. Si muchos clientes han abandonado a un proveedor por un competidor, es probable que se trate de una señal de alarma. También es recomendable preguntar sobre los proveedores en las comunidades de usuarios en línea acerca de la hoja de ruta de los productos de un proveedor y su capacidad para cumplir los compromisos.

5. ¿Puede ponerme en contacto con 5 clientes que utilicen activamente la misma versión o instancia que queremos comprar?

Al igual que no contrataría a un empleado sin comprobar sus referencias, lo mismo debería hacer con su futuro proveedor de SGD. Los clientes actuales pueden proporcionarle una revisión fiable del producto y el servicio, incluidos sus puntos fuertes y débiles, pero sea específico con quién solicita que le informe. Querrá asegurarse de que habla con los clientes del proveedor que utilizan la misma versión y el mismo entorno que usted está evaluando, ya que no serviría de nada obtener referencias de alguien que utiliza un camión diesel cuando usted está buscando comprar un coche eléctrico.

Obtenga el DMS adecuado para usted

Hay muchas plataformas DMS diferentes entre las que elegir, con una gran variedad de funciones y herramientas para satisfacer sus necesidades. Encontrar el DMS adecuado requiere esfuerzo, pero cuando se dispone de una plataforma en la que se puede confiar, el trabajo resulta mucho más fácil.

Permanezca atento a la quinta y última entrega de nuestra serie de blogs sobre DMS, en la que hablaremos de los atributos dinámicos de NetDocuments y de cómo puede ayudar a su empresa a trabajar de forma más eficaz y segura.

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