Con el auge de la nube y la inteligencia artificial, seleccionar la mejor plataforma DMS es la diferencia entre el éxito y el fracaso en un mercado en rápida evolución. Es una decisión crítica, ya que una elección equivocada puede dar lugar a un expediente incompleto o, lo que es peor, a una mala praxis. Ya hemos tratado qué es un sistema de gestión documental (DMS ) en la primera parte, por qué su bufete necesita un DMS en la segunda parte, y los posibles obstáculos y soluciones en la tercera parte, y ahora aprenderá las preguntas que debe hacerse al comprar y elegir el DMS adecuado para su bufete y equipo.

Un nuevo sistema de gestión documental es un proceso complejo, y es fundamental hacer las preguntas adecuadas para asegurarse de que obtiene una solución que se ajusta a la demo que ha recibido, y mitigar cualquier riesgo de sorpresa tras la firma del contrato. Para ayudarle a tomar la decisión correcta, utilice estas preguntas como punto de partida en sus conversaciones con los posibles proveedores.

6 preguntas específicas sobre el DMS

Al considerar varias soluciones, querrá evaluar cómo un DMS satisfará sus necesidades y encajará en su sistema actual. He aquí algunas preguntas que le ayudarán a empezar:

1. ¿Con qué herramientas se integra el SGD jurídico?

Es probable que tu empresa utilice varias herramientas empresariales para la gestión de la consulta, el control del tiempo, la facturación y mucho más. Cambiar de una aplicación a otra puede ser tedioso, y todo es mucho más fácil cuando funcionan juntas en armonía. Asegúrate de revisar la tienda de aplicaciones del DMS para asegurarte de que se integrará a la perfección con las herramientas con las que ya te sientes cómodo, como Microsoft Teams.

2. ¿Qué características de seguridad ofrece la plataforma? 3. ¿Será fácil reunir la documentación/certificación necesaria para verificar el cumplimiento?

La seguridad es una prioridad, especialmente para abogados y equipos jurídicos. Un DMS basado en la nube puede mejorar la postura de seguridad en comparación con un sistema local, gracias a funciones como el cifrado avanzado, los controles de acceso de usuarios y la prevención de pérdida de datos, entre otras.

3. ¿Su sistema de gestión documental se adapta a su lugar de trabajo o se ve forzado a una experiencia de usuario única?

Cuando trabajas fuera de la oficina, lo último que necesitas es un problema tecnológico. Las conexiones VPN son muy poco fiables e intentar cambiar de un dispositivo a otro puede ser una pesadilla. Por suerte, no tiene por qué ser así.

Con el proveedor de DMS adecuado, puede tener tanta movilidad como necesite para acceder a los documentos desde su dispositivo móvil (por ejemplo, iPhone o Android) o tableta, desde cualquier lugar del mundo.

4. ¿En qué medida organiza y busca archivos la plataforma?

Con miles y miles de documentos creados, almacenados, consultados, compartidos, revisados y editados, su DMS puede convertirse rápidamente en un laberinto. Es fundamental encontrar inmediatamente lo que se necesita, pero muchas empresas siguen teniendo problemas para organizar los archivos de forma coherente, lo que dificulta aún más la navegación.

A la hora de elegir un DMS, busque una organización centrada en la materia con flexibilidad para gestionar mediante una estructura de carpetas o búsquedas filtradas como característica estándar, revise cómo gestiona la plataforma el control de versiones y evalúe la solidez de las búsquedas filtradas. Pregunta por la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para asegurarte de que el texto de otros tipos de archivos, como PDF o JPEG, también se puede buscar fácilmente.

5. ¿Apoya la plataforma la colaboración con partes interesadas internas y externas?

Compartir documentos, especialmente con clientes y otras partes interesadas externas, puede ser difícil de gestionar de forma segura. El DMS adecuado puede ayudarle a gestionar los controles de accesibilidad y evitar que su contenido sensible caiga en las manos equivocadas. Es importante tener en cuenta que la colaboración y el intercambio seguros deben producirse dentro de la seguridad de la plataforma, sin tener que mover los documentos fuera del DMS seguro.

6. ¿Qué servicios adicionales puedo añadir más adelante?

Tanto si está buscando completar su pila tecnológica con productos compatibles como si otea el horizonte para evaluar las necesidades futuras de su empresa, explorar los servicios complementarios de su proveedor de DMS puede resultarle útil a la hora de tomar una decisión.

5 preguntas para el proveedor de DMS

Con una plataforma tan importante como su DMS, querrá saber que el proveedor le cubre las espaldas y que será una empresa con la que querrá seguir trabajando a largo plazo. Estas preguntas le ayudarán a evaluar a los proveedores de la competencia y el nivel de servicio que podrá esperar.

1. ¿Con qué rapidez podemos iniciar una prueba de concepto (POC)?

Los proveedores de nube con un entorno alojado pueden necesitar una semana o más para desplegar un POC, mientras que los proveedores que utilizan un verdadera (como NetDocuments) podrán ofrecerle una prueba de concepto en uno o dos días. Esto permite a sus equipos jurídicos empezar a explorar y evaluar la plataforma mucho más rápidamente.

2. ¿Cómo gestionará el proceso de migración?

Sus documentos y datos deben tratarse con cuidado, pero algunos proveedores de DMS exigen múltiples migraciones que aumentan los costes para su empresa y pueden incluso dejar sus documentos descifrados y expuestos. Compruebe que entiende, tanto contractual como técnicamente, cómo se tratarán sus datos, cómo se mantendrá la seguridad y cuáles serán los costes de migración.

3. ¿Podemos revisar su acuerdo de servicios en la nube?

Su DMS es fundamental para el trabajo en su empresa. Como tal, incluso unos pocos minutos de inactividad pueden costar decenas de miles en horas facturables. Revisa el acuerdo de servicios en la nube del proveedor y fíjate bien en la disponibilidad del sistema y en cuántas horas de recuperación por mantenimiento se reservan.

4. ¿Cuántos de sus clientes se han ido a su principal competidor, y por qué?

Quiere saber si los clientes están satisfechos con el servicio que reciben. Si muchos clientes se han ido de un proveedor a otro de la competencia, es probable que sea una señal de alarma. También se recomienda preguntar a los proveedores en las comunidades de usuarios en línea sobre su hoja de ruta de productos y su capacidad para cumplir sus compromisos.

5. ¿Puede ponerme en contacto con 5 clientes que utilicen activamente la misma versión o instancia que queremos comprar?

Del mismo modo que no contrataría a un empleado sin comprobar sus referencias, debería hacer lo mismo con su futuro proveedor de DMS. Los clientes actuales pueden proporcionar una revisión fiable del producto y el servicio, incluidos los puntos fuertes y débiles, pero sea específico con las personas que solicite. Asegúrese de hablar con los clientes del proveedor que utilizan la misma versión y el mismo entorno que usted está evaluando, ya que no le serviría de nada obtener referencias de alguien que utiliza un camión diésel cuando está pensando en comprar un coche eléctrico.

Obtenga el DMS adecuado para usted

Hay muchas plataformas DMS diferentes entre las que elegir, con una gran variedad de funciones y herramientas para satisfacer sus necesidades. Encontrar el DMS adecuado requiere esfuerzo, pero cuando se dispone de una plataforma en la que se puede confiar, el trabajo resulta mucho más fácil.

Esté atento a la quinta y última entrega de nuestra serie de blogs sobre DMS, en la que hablaremos de los atributos dinámicos de NetDocuments y de cómo puede ayudar a su empresa a trabajar de forma más eficaz y segura.

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