Du får bare én sjanse til å gjøre et førsteinntrykk, så det er viktig å være så flink som mulig når du implementerer ny teknologi som en del av din driftsstrategi. Men selv når teknologi vil gi positive resultater, kan endringer og ukjente faktorer være skremmende for mange, noe som fører til motstand og lave adopsjonsrater.

Heldigvis finnes det en måte å strategisk tilnærme seg organisatoriske endringer som opprettholder produktiviteten, samtidig som den reduserer motstanden mot nye initiativer.

En sterk strategi for endringsledelse legger grunnlaget for hvordan teamet ditt vil reagere på, forberede seg på og tilpasse seg endringer. I denne artikkelen skal vi diskutere hvordan man kan håndtere endringsledelse fra et prosjektledelsesperspektiv for å sikre at teknologien din (eller enhver endring!) lykkes.

Hensyn til utvikling av en sterk strategi for endringsledelse

Det trenger ikke å være komplisert å bygge en strategi for endringsledelse. I virkeligheten er den beste måten å tilnærme seg endringsledelse på å følge noen få enkle trinn, inkludert:

1. Forbered deg på den organisatoriske overgangen med klart definerte mål og delmål.
2. Kommuniser hvorfor endringen er viktig, og de forventede gevinstene ved den.
3. Styr forventningene gjennom åpenhet.
4. Engasjer folk i prosessen for å skape begeistring og engasjement for endringen(e).
5. Oppmuntre til fleksibilitet i viktige overgangsperioder.
6. Stol på ekspertise for å designe og implementere DMS-løsninger som fører til høyere ytelse.

La oss utforske noen av disse trinnene et nivå dypere.

Fokuser på bedriftskulturen din

For å redusere motstand mot ny teknologi og maksimere investeringen din, er det viktig at du tydelig definerer « hvorfor» bak endringen. For å finne ut hvorfor du gjør det, bør du vurdere å stille deg selv noen spørsmål:

• Hvilke utfordringer må firmaet eller den juridiske avdelingen din løse?
• Hvilke verktøy eller funksjoner kan raskt forbedre teamenes daglige arbeidsmiljø?
• Hvilke eksisterende prosesser har verdi, fungerer allerede, og er viktige å videreføre?
• Hvilke ulike daglige oppgaver anses som prioriterte i organisasjonen din?
• Hva er organisasjonen din åpen for å endre?
• Hva har du prøvd som ikke har fungert, og hvorfor?

Når du har etablert prosjektets mål, er den beste måten å forberede ansatte på å omfavne endring å kommunisere målene, fordelene du ser etter og den forventede effekten på enkeltpersoner på en åpen måte.

Ved å kommunisere hvilke spesifikke problemer som løses, ved å fokusere på «gevinstene» som kan oppnås med ny teknologi, bidrar du til å skape en positiv oppfatning av foreslåtte løsninger, noe som til slutt øker brukeradopsjonen og avkastningen på investeringen.

Fokuser på budskapet ditt

Nøkkelen til å bygge en effektiv kommunikasjonsstrategi som håndterer forventninger, leverer praktiske løsninger og reduserer bekymringer og usikkerhet, er å fokusere på åpenhet . For å opprettholde dette fokuset, følg disse tre enkle trinnene:

1. Gå regelmessig gjennom årsaken til endringen, og hvordan den vil være til fordel for organisasjonen.
2. Håndter endringstempoet ved å kommunisere tydelig tidspunktet for kommende «skifter», både umiddelbare og trinnvise.
3. Fremme interne diskusjoner for å forstå ytelsen i et nytt arbeidsmiljø.

Fokuser på dine folk

Det neste trinnet i endringsstrategien din bør være å definere nøkkelroller og ansvarsområder som fokuserer på å unngå at prosjektet blir trukket tilbake. Å gi synlighet til foreslåtte løsninger og oppmuntre til innspill er en enkel måte å øke den generelle støtten til prosjektet.

Ledelse

Ledelsen fungerer som de viktigste påvirkerne og former aktivt hvordan teamet reagerer på endringer. De bør ha i oppgave å bestemme prosjektets strategiske mål som møter forretningsbehov, og de vil fungere som en kilde til oppmuntring underveis i prosjektet for å holde teammedlemmene involvert i prosessen. Viktigst av alt bør de oppmuntre teamene sine til innspill angående verdien av nye løsninger kontra verdifulle prosesser som allerede er på plass. Hvis det ikke har blitt nevnt nok, bør ledelsens rolle være å kommunisere, kommunisere og kommunisere .

Teammedlemmer

Den beste måten å designe og implementere en ny teknologiløsning på, og skape entusiasme for den, er å fremme individuelt og teammessig ansvarlighet. Det er viktig å oppmuntre til tilbakemeldinger på foreslått teknologi for å sikre at den vil passe godt sammen med menneskene som jobber med den.

Å forstå hvordan enkeltpersoner og team jobber vil hjelpe deg med å prioritere initiativer, inkludert daglige prosesser, foretrukne arbeidsflyter og skissere rutinemessige arbeidsoppgaver. En av de enkleste (og beste) måtene å forstå fordelene og eventuelle konsekvenser av foreslåtte endringer for teammedlemmene dine er å gi dem innsikt i prosessen og involvere dem i beslutningsprosessen.

Teknologi- og implementeringspartner

Implementeringspartneren din bør fungere som din agent for endringsledelse, og gi rådgivning om den overordnede prosjektledelsesplanleggingen din, samtidig som den gir prosjektstøtte og skisserer viktige tekniske hensyn.

Aller viktigst – de bør samarbeide med deg for å støtte arbeidet med å fremme samsvar og implementering.

Valg og implementering av ditt neste dokumenthåndteringssystem (DMS)

Selv om det ikke er lett å implementere eller forplikte seg til en ny prosess, er det å forplikte seg til en gjennomtenkt endringsstrategi den beste måten å utnytte teknologien din på og sette firmaet eller den juridiske avdelingen din i stand til å lykkes. Det er viktig å velge en strategisk partner, ikke bare på grunn av de ulike tekniske hensynene, men også for å drive frem adopsjonen av det nye datastyringssystemet.

Hos Affinity Consulting vet vi at den beste måten å komme i gang på er å evaluere din nåværende dokumenthåndteringsstrategi, skissere eventuelle viktige tekniske hensyn som kan påvirke prosjektets resultater, og deretter bygge videre på anbefalinger og foreslåtte løsninger.

Å legge et sterkt grunnlag i starten er den beste måten å øke din advokats evne til å tilpasse og bruke ny teknologi på en vellykket måte.

Klar til å begynne å planlegge ditt neste prosjekt? Affinity Consulting kan fungere som din partner for å hjelpe deg med å nå prosjektmålene dine, samtidig som det hjelper teamet ditt med å tilpasse seg raskt til sine nye teknologiløsninger. Finn ut mer her .

###

Artikkelen er skrevet av Michelle Willette hos Affinity. Michelle fokuserer på prosjektledelse og konsulenttjenester for å utvikle vellykkede implementeringer av dokumenthåndtering. I tillegg er hun forpliktet til kundenes suksess ved å fungere som partner og strategisk rådgiver for advokatfirmaer for å utvikle onboarding-initiativer, løsninger for eventuelle tekniske og forretningsmessige bekymringer, og utvikle tilpassede opplæringsplaner utformet for å øke brukeradopsjonen.