Só temos uma oportunidade de causar uma primeira impressão, pelo que é imperativo dar o nosso melhor quando implementamos novas tecnologias como parte da nossa estratégia operacional. Mas mesmo quando a tecnologia produz resultados positivos, a mudança e o desconhecido podem ser assustadores para muitos, levando à resistência e a baixas taxas de adoção.

Felizmente, existe uma forma de abordar estrategicamente a mudança organizacional que mantém a produtividade, ao mesmo tempo que reduz a resistência às novas iniciativas.

Uma estratégia sólida de gestão da mudança cria a base para a forma como a sua equipa irá responder, preparar-se e adaptar-se à mudança. Neste artigo, discutiremos como abordar a gestão da mudança na perspetiva da gestão de projectos para garantir o sucesso da sua tecnologia (ou de qualquer mudança!).

Considerações para desenvolver uma estratégia sólida de gestão da mudança

A criação de uma estratégia de gestão da mudança não tem de ser complicada. Na realidade, a melhor maneira de abordar a gestão da mudança é seguir alguns passos simples, incluindo:

1. Preparar a transição organizacional com metas e objectivos claramente definidos.
2. Comunicar a razão pela qual a mudança é importante e os ganhos esperados.
3. Gerir as expectativas através da transparência.
4. Envolver as pessoas no processo para criar entusiasmo e adesão à(s) mudança(s).
5. Incentivar a flexibilidade durante os principais períodos de transição.
6. Confie na experiência para conceber e implementar soluções DMS que conduzam a um melhor desempenho.

Vamos explorar alguns destes passos um pouco mais a fundo.

Concentre-se na cultura da sua empresa

Para reduzir a resistência às novas tecnologias e maximizar o seu investimento, é importante definir claramente o "porquê" da mudança. Para descobrir o motivo, considere fazer a si próprio algumas perguntas:

• Que desafios é que a sua empresa ou departamento jurídico precisa de resolver?
• Que ferramentas ou funcionalidades poderiam melhorar rapidamente o ambiente de trabalho diário das suas equipas?
• Que processos existentes têm valor, já estão a funcionar e é importante que continuem?
• Quais são as várias tarefas quotidianas que são consideradas prioritárias na sua organização?
• O que é que a sua organização está disposta a mudar?
• O que é que já tentou que não funcionou e porquê?

Uma vez estabelecidos os objectivos do seu projeto, a melhor forma de preparar os empregados para a mudança é comunicar de forma transparente os objectivos, os benefícios que procura e o impacto esperado nos indivíduos.

Ao comunicar os problemas específicos que estão a ser resolvidos, concentrando-se nos "ganhos" a obter com a nova tecnologia, ajuda a criar uma perceção positiva das soluções propostas, o que acaba por aumentar a adoção pelos utilizadores e o seu ROI.

Concentre-se na sua mensagem

A chave para construir uma estratégia de comunicação eficaz que gere as expectativas, oferece soluções práticas e atenua as preocupações e a incerteza é concentrar-se na transparência. Para manter este foco, siga estes três passos simples:

1. Revisitar regularmente o motivo da mudança e a forma como esta irá beneficiar a organização.
2. Gerir o ritmo da mudança, comunicando claramente o calendário das próximas "mudanças", tanto imediatas como incrementais.
3. Promover debates internos para compreender o desempenho num novo ambiente de trabalho.

Concentre-se nos seus colaboradores

O passo seguinte na sua estratégia de gestão da mudança deve ser a definição das principais funções e responsabilidades, com o objetivo de evitar o desinteresse pelo projeto. Dar visibilidade às soluções propostas e encorajar os contributos é uma forma fácil de aumentar a adesão global ao projeto.

Liderança

Os líderes actuam como os principais influenciadores, moldando ativamente a forma como a equipa responde à mudança. Devem ser encarregados de determinar os objectivos estratégicos do projeto que satisfazem as necessidades da empresa e actuarão como fonte de encorajamento durante o projeto para manter os membros da equipa envolvidos no processo. Mais importante ainda, devem encorajar os contributos das suas equipas relativamente ao valor das novas soluções versus os processos valiosos já em vigor. Caso ainda não tenha sido suficientemente mencionado, o papel da liderança deve ser o de comunicar, comunicar e comunicar.

Membros da equipa

A melhor forma de conceber e implementar uma nova solução tecnológica e de criar entusiasmo por ela é promover a responsabilidade individual e da equipa. É importante encorajar o feedback sobre a tecnologia proposta para garantir que será uma óptima combinação para as pessoas que nela trabalham.

Compreender a forma como os indivíduos e as equipas trabalham ajudá-lo-á a dar prioridade às iniciativas, incluindo os processos do dia a dia, os fluxos de trabalho preferidos e a definição das tarefas de trabalho de rotina. Uma das formas mais fáceis (e melhores) de compreender os benefícios e as potenciais consequências das alterações propostas para os membros da sua equipa é dar-lhes visibilidade do processo e envolvê-los na tomada de decisões.

Parceiro de tecnologia e implementação

O seu parceiro de implementação deve atuar como agente de gestão da mudança, prestando aconselhamento sobre o planeamento geral da gestão do projeto, dando apoio ao projeto e descrevendo considerações técnicas importantes.

Mais importante ainda - devem trabalhar consigo para apoiar os seus esforços no sentido de promover a conformidade e a adoção.

Seleção e implementação do seu próximo sistema de gestão documental (DMS)

Embora não seja fácil implementar ou comprometer-se com um novo processo, o compromisso com uma estratégia de gestão da mudança bem pensada é a melhor forma de tirar partido da sua tecnologia e preparar a sua empresa ou departamento jurídico para o sucesso. É importante selecionar um parceiro estratégico não só pela variedade de considerações técnicas, mas também para promover a adoção do seu novo DMS.

Na Affinity Consulting, sabemos que a melhor forma de começar é avaliar a sua atual estratégia de gestão documental, delinear quaisquer considerações técnicas importantes que possam ter impacto nos resultados do seu projeto e , em seguida, desenvolver recomendações e soluções propostas.

Estabelecer uma base sólida desde o início é a melhor forma de aumentar a capacidade do seu profissional jurídico para se adaptar e utilizar com êxito as novas tecnologias.

Pronto para começar a planear o seu próximo projeto? A Affinity Consulting pode atuar como seu parceiro para o ajudar a atingir os objectivos do seu projeto, ao mesmo tempo que ajuda a sua equipa a adaptar-se rapidamente às suas novas soluções tecnológicas. Saiba mais aqui.

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Artigo escrito por Michelle Willette da Affinity. Michelle concentra-se na gestão de projectos e serviços de consultoria para desenvolver implementações bem sucedidas de gestão documental. Além disso, está empenhada no sucesso do cliente, actuando como parceira e conselheira estratégica dos escritórios de advogados para desenvolver iniciativas de integração, soluções para quaisquer preocupações técnicas e comerciais e desenvolvimento de currículos de formação personalizados concebidos para aumentar a adoção dos utilizadores.