Está na altura de melhorar a sua tecnologia jurídica?

Integração

Considere o seu atual sistema de gestão de documentos jurídicos. Vejamos até que ponto se integra com as ferramentas diárias de que as suas equipas dependem - como o correio eletrónico, o Word e as plataformas de colaboração.

1. Pode trabalhar com o seu sistema de gestão de documentos diretamente nas ferramentas que utiliza todos os dias - sem ter de mudar de aplicações ou interromper o seu fluxo de trabalho?

2. O seu DMS está ligado ao Outlook de uma forma que foi criada para o futuro (utilizando o Microsoft 365) ou ainda depende de métodos mais antigos que a Microsoft está a planear eliminar gradualmente?

3. Tem a IA integrada no seu sistema de gestão de documentos ou está a copiar conteúdos para o ChatGPT ou outra ferramenta de IA fora do seu DMS?

4. O seu DMS permite ligações perfeitas com outras partes da sua pilha de tecnologia jurídica, como o seu software de gestão da prática ou de faturação?

Colaboração

Vamos analisar a facilidade com que os seus advogados podem colaborar - tanto com colegas internos como com terceiros. Quão fácil é a experiência quando se trata de trabalhar em conjunto em documentos?

1. Vários advogados podem ser facilmente co-autores em tempo real com controlos para restringir o acesso quando necessário?

2. Pode colaborar em documentos no Microsoft Teams sem comprometer a governação de dados - garantindo que os controlos de acesso são preservados, que o produto de trabalho sensível permanece seguro no DMS e que não são criadas cópias desnecessárias entre sistemas?

3. O seu DMS oferece fluxos de trabalho automatizados e personalizáveis que toda a sua equipa pode utilizar?

Automatização

Vamos explorar a forma como a sua organização está a utilizar a automatização baseada em IA para simplificar os fluxos de trabalho e eliminar tarefas manuais repetitivas.

1. As tarefas de rotina, como a criação de documentos e a extração de cláusulas, podem ser automatizadas à escala no seu DMS?

2. As ferramentas de IA do seu DMS podem adaptar-se aos seus fluxos de trabalho únicos - ou está preso a escolher a partir de um menu predefinido de casos de utilização limitados?

3. O seu DMS oferece um assistente de IA que vai além de responder a consultas simples e fornece informações significativas que apoiam a tomada de decisões nos fluxos de trabalho jurídicos?

Descoberta de documentos

Com que facilidade é que os seus advogados conseguem encontrar os documentos e as informações de que precisam - quando precisam? Vamos analisar mais de perto a eficácia das suas ferramentas de pesquisa e organização actuais.

1. Pode pesquisar por conceito (pesquisa semântica) e não apenas por palavras-chave? (por exemplo, uma pesquisa por "acordo de não concorrência" também apresentaria resultados que mencionam "acordo restritivo", "o empregado não pode trabalhar para os concorrentes", etc.)

2. O seu DMS fornece respostas geradas por IA em vez de apenas ligações a documentos?

3. O seu fornecedor de DMS integra e optimiza vários métodos de pesquisa - como metadados, texto integral e pesquisa semântica - para proporcionar uma experiência de pesquisa poderosa e inteligente aos utilizadores?

Enriquecimento de conteúdos

Por fim, vamos examinar a forma como o seu DMS melhora os documentos com contexto.

1. O seu DMS suporta metadados ilimitados e dinâmicos?

2. Está a utilizar a IA para enriquecer o seu conteúdo com classificação e perfil automáticos?

3. O seu DMS facilita a aplicação consistente e exacta de toda a sua taxonomia preferida?