Est-il temps de passer au niveau supérieur en matière de technologies juridiques ?

Intégration

Examinez votre système actuel de gestion des documents juridiques. Voyons dans quelle mesure il s'intègre aux outils quotidiens dont dépendent vos équipes, tels que la messagerie électronique, Word et les plateformes de collaboration.

1. Pouvez-vous utiliser votre système de gestion documentaire directement dans les outils que vous utilisez tous les jours, sans avoir à changer d'application ni à interrompre votre flux de travail ?

2. Votre système de gestion documentaire (DMS) est-il connecté à Outlook de manière évolutive (à l'aide de Microsoft 365) ou repose-t-il encore sur d'anciennes méthodes que Microsoft prévoit d'abandonner progressivement ?

3. Votre système de gestion documentaire intègre-t-il une intelligence artificielle, ou copiez-vous le contenu dans ChatGPT ou un autre outil d'IA externe à votre système ?

4. Votre DMS permet-il une connexion fluide avec les autres éléments de votre infrastructure technologique juridique, tels que votre logiciel de gestion de cabinet ou de facturation ?

Collaboration

Voyons à quel point vos avocats peuvent facilement collaborer, tant avec leurs collègues en interne qu'avec des tiers. L'expérience est-elle fluide lorsqu'il s'agit de travailler ensemble sur des documents ?

1. Plusieurs avocats peuvent-ils facilement coécrire en temps réel tout en disposant de contrôles permettant de restreindre l'accès si nécessaire ?

2. Pouvez-vous collaborer sur des documents dans Microsoft Teams sans compromettre la gouvernance des données, en garantissant que les contrôles d'accès sont préservés, que les documents de travail sensibles restent sécurisés dans le système de gestion documentaire et qu'aucune copie inutile n'est créée dans les différents systèmes ?

3. Votre système de gestion documentaire (DMS) propose-t-il des flux de travail automatisés et personnalisables que toute votre équipe peut utiliser ?

Automatisation

Découvrons comment votre organisation utilise l'automatisation basée sur l'IA pour rationaliser les flux de travail et éliminer les tâches manuelles répétitives.

1. Les tâches courantes telles que la création de documents et l'extraction de clauses peuvent-elles être automatisées à grande échelle dans votre système de gestion documentaire (DMS) ?

2. Les outils d'IA de votre DMS peuvent-ils s'adapter à vos flux de travail spécifiques, ou êtes-vous contraint de choisir parmi un menu prédéfini de cas d'utilisation limités ?

3. Votre système de gestion documentaire (DMS) propose-t-il un assistant IA qui va au-delà de la simple réponse à des questions simples pour fournir des informations pertinentes qui facilitent la prise de décision dans les processus juridiques ?

Découverte de documents

Vos avocats peuvent-ils trouver facilement les documents et les informations dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin ? Examinons de plus près l'efficacité de vos outils de recherche et d'organisation actuels.

1. Pouvez-vous effectuer une recherche par concept (recherche sémantique) et pas seulement par mots-clés ? (Par exemple, une recherche sur « accord de non-concurrence » afficherait également des résultats mentionnant « clause restrictive », « employé ne pouvant pas travailler pour des concurrents », etc.)

2. Votre système de gestion documentaire fournit-il des réponses générées par l'IA plutôt que de simples liens vers des documents ?

3. Votre fournisseur de DMS intègre-t-il et optimise-t-il différentes méthodes de recherche (métadonnées, texte intégral, recherche sémantique, etc.) afin d'offrir aux utilisateurs une expérience de recherche puissante et intelligente ?

Enrichissement du contenu

Enfin, examinons comment votre système de gestion documentaire enrichit les documents avec du contexte.

1. Votre système de gestion documentaire prend-il en charge les métadonnées illimitées et dynamiques ?

2. Utilisez-vous l'IA pour enrichir votre contenu grâce à la classification et au profilage automatiques ?

3. Votre système de gestion documentaire (DMS) facilite-t-il l'application cohérente et précise de votre taxonomie préférée dans son intégralité ?