Sólo se tiene una oportunidad para causar una primera impresión, por lo que es imperativo dar lo mejor de uno mismo a la hora de implantar una nueva tecnología como parte de su estrategia operativa. Pero incluso cuando la tecnología va a producir resultados positivos, el cambio y lo desconocido pueden asustar a muchos, lo que provoca resistencia y bajos índices de adopción.

Por suerte, hay una forma de enfocar estratégicamente el cambio organizativo que mantiene la productividad, al tiempo que reduce la resistencia hacia las nuevas iniciativas.

Una estrategia sólida de gestión del cambio sienta las bases para que su equipo responda, se prepare y se adapte al cambio. En este artículo hablaremos de cómo abordar la gestión del cambio desde la perspectiva de la gestión de proyectos para garantizar el éxito de la tecnología (o de cualquier cambio).

Consideraciones para desarrollar una sólida estrategia de gestión del cambio

Elaborar una estrategia de gestión del cambio no tiene por qué ser complicado. En realidad, la mejor manera de enfocar la gestión del cambio es siguiendo unos sencillos pasos, entre ellos:

1. Prepararse para la transición organizativa con metas y objetivos claramente definidos.
2. Comunique por qué es importante el cambio y los beneficios que espera obtener.
3. Gestione las expectativas mediante la transparencia.
4. Involucrar a la gente en el proceso para crear entusiasmo y aceptación de los cambios.
5. Fomentar la flexibilidad durante los periodos de transición clave.
6. Confíe en su experiencia para diseñar e implantar soluciones de DMS que conduzcan a un mayor rendimiento.

Profundicemos en algunos de estos pasos.

Céntrese en la cultura de su empresa

Para reducir la resistencia a las nuevas tecnologías y maximizar su inversión, es importante que defina claramente el "porqué" del cambio. Para descubrirlo, plantéese algunas preguntas:

• ¿Qué retos necesita resolver su bufete o departamento jurídico?
• ¿Qué herramientas o funciones podrían mejorar rápidamente el entorno de trabajo diario de sus equipos?
• ¿Qué procesos existentes tienen valor, funcionan y es importante mantener?
• ¿Cuáles son las distintas tareas cotidianas que se consideran prioritarias en su organización?
• ¿Qué está dispuesta a cambiar su organización?
• ¿Qué ha probado que no haya funcionado y por qué?

Una vez establecidos los objetivos de su proyecto, la mejor manera de preparar a los empleados para que acepten el cambio es comunicarles con transparencia las metas, los beneficios que busca y el impacto previsto en las personas.

Al comunicar qué problemas específicos se están resolviendo y centrarse en las "ventajas" que se obtendrán con la nueva tecnología, se ayuda a crear una percepción positiva de las soluciones propuestas, lo que en última instancia aumenta la adopción por parte de los usuarios y el retorno de la inversión.

Concéntrese en su mensaje

La clave para crear una estrategia de comunicación eficaz que gestione las expectativas, ofrezca soluciones prácticas y mitigue las preocupaciones y la incertidumbre es centrarse en la transparencia. Para mantener este enfoque, siga estos tres sencillos pasos:

1. Revise periódicamente el porqué del cambio y cómo beneficiará a la organización.
2. Gestione el ritmo del cambio comunicando claramente el calendario de los próximos "cambios", tanto inmediatos como graduales.
3. Promover debates internos para comprender el rendimiento en un nuevo entorno de trabajo.

Concéntrese en su gente

El siguiente paso en su estrategia de gestión del cambio debe ser definir funciones y responsabilidades clave centradas en evitar la desvinculación del proyecto. Dar visibilidad a las soluciones propuestas y fomentar las aportaciones es una forma sencilla de aumentar la aceptación general del proyecto.

Liderazgo

Los líderes actúan como influyentes clave, moldeando activamente la forma en que el equipo responde al cambio. Deben encargarse de determinar los objetivos estratégicos del proyecto que respondan a las necesidades de la empresa y actuar como fuente de aliento durante el proyecto para mantener a los miembros del equipo implicados en el proceso. Y lo que es más importante, deben fomentar las aportaciones de sus equipos en relación con el valor de las nuevas soluciones frente a los valiosos procesos ya implantados. Por si no se ha mencionado lo suficiente, el papel de la dirección debe ser comunicar, comunicar y comunicar.

Miembros del equipo

La mejor manera de diseñar e implantar una nueva solución tecnológica, y crear entusiasmo por ella, es fomentar la responsabilidad individual y de equipo. Es importante fomentar los comentarios sobre la tecnología propuesta para asegurarse de que será un gran complemento para las personas que trabajan en ella.

Comprender cómo trabajan las personas y los equipos le ayudará a dar prioridad a las iniciativas, incluidos los procesos cotidianos, los flujos de trabajo preferidos y la descripción de las tareas rutinarias. Una de las formas más sencillas (y mejores) de entender los beneficios y las posibles consecuencias de los cambios propuestos para los miembros de tu equipo es darles visibilidad en el proceso y hacerles partícipes de la toma de decisiones.

Socio tecnológico y de implantación

Su socio de implantación debe actuar como su agente de gestión del cambio, asesorándole sobre la planificación general de la gestión del proyecto, al tiempo que le presta apoyo y le expone las consideraciones técnicas importantes.

Y lo que es más importante: deben colaborar con usted para respaldar sus esfuerzos por impulsar el cumplimiento y la adopción.

Selección e implantación de su próximo sistema de gestión de documentos (DMS)

Aunque no es fácil implantar o comprometerse con un nuevo proceso, el compromiso con una estrategia de gestión del cambio bien pensada es la mejor forma de aprovechar la tecnología y preparar el bufete o el departamento jurídico para el éxito. Es importante seleccionar un socio estratégico no sólo por la variedad de consideraciones técnicas, sino también para impulsar la adopción de su nuevo DMS.

En Affinity Consulting, sabemos que la mejor manera de empezar es evaluar su estrategia actual de gestión de documentos, esbozar cualquier consideración técnica importante que pueda afectar a los resultados de su proyecto y , a continuación, basarse en las recomendaciones y soluciones propuestas.

Sentar unas bases sólidas desde el principio es la mejor manera de aumentar la capacidad de su profesional jurídico para adaptar y utilizar con éxito las nuevas tecnologías.

¿Está listo para empezar a planificar su próximo proyecto? Affinity Consulting puede actuar como su socio para ayudarle a alcanzar los objetivos de su proyecto, al tiempo que ayuda a su equipo a adaptarse rápidamente a sus nuevas soluciones tecnológicas. Obtenga más información aquí.

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Artículo escrito por Michelle Willette de Affinity. Michelle se centra en la gestión de proyectos y los servicios de consultoría para desarrollar implantaciones exitosas de gestión documental. Además, está comprometida con el éxito del cliente actuando como socia y asesora estratégica de bufetes de abogados para desarrollar iniciativas de incorporación, soluciones para cualquier problema técnico y empresarial, y desarrollando planes de formación personalizados diseñados para aumentar la adopción por parte de los usuarios.