O você só tem uma chance de causar uma primeira impressão, portanto, é imperativo dar o melhor de si ao implementar uma nova tecnologia como parte de sua estratégia operacional. Mas mesmo quando a tecnologia produzirá resultados positivos, a mudança e as incógnitas podem ser assustadoras para muitos, levando à resistência e a baixas taxas de adoção.

Felizmente, há uma maneira de abordar estrategicamente a mudança organizacional que mantém a produtividade e, ao mesmo tempo, reduz a resistência a novas iniciativas.

Uma estratégia sólida de gerenciamento de mudanças constrói a base de como sua equipe responderá, se preparará e se adaptará às mudanças. Neste artigo, discutiremos como abordar o gerenciamento de mudanças sob a perspectiva do gerenciamento de projetos para garantir que sua tecnologia (ou qualquer mudança!) seja bem-sucedida.

Considerações para desenvolver uma estratégia sólida de gerenciamento de mudanças

A criação de uma estratégia de gerenciamento de mudanças não precisa ser complicada. Na realidade, a melhor maneira de abordar o gerenciamento de mudanças é seguir algumas etapas simples, incluindo:

1. Prepare-se para a transição organizacional com metas e objetivos claramente definidos.
2. Comunique por que a mudança é importante e os ganhos esperados com ela.
3. Gerencie as expectativas por meio da transparência.
4. Envolver as pessoas no processo para criar entusiasmo e adesão à(s) mudança(s).
5. Incentivar a flexibilidade durante os principais períodos de transição.
6. Confie no conhecimento especializado para projetar e implementar soluções de DMS que levem a um melhor desempenho.

Vamos explorar algumas dessas etapas em um nível mais profundo.

Foco na cultura de sua empresa

Para reduzir a resistência à nova tecnologia e maximizar seu investimento, é importante que o você defina claramente o "porquê" da mudança. Para descobrir o motivo, considere fazer algumas perguntas a si mesmo:

• Quais são os desafios que seu escritório ou departamento jurídico precisa resolver?
• Quais ferramentas ou recursos poderiam melhorar rapidamente o ambiente de trabalho diário de suas equipes?
• Quais processos existentes têm valor, já estão funcionando e é importante dar continuidade?
• Quais são as várias tarefas do dia a dia que são consideradas prioritárias em sua organização?
• O que sua organização está disposta a mudar?
• O que o você tentou que não funcionou e por quê?

Depois de estabelecer os objetivos do seu projeto, a melhor maneira de preparar os funcionários para abraçar a mudança é comunicar de forma transparente as metas, os benefícios que o você está buscando e o impacto esperado sobre os indivíduos.

Ao comunicar quais problemas específicos estão sendo resolvidos, concentrando-se nos "ganhos" obtidos com a nova tecnologia, o você ajuda a criar uma percepção positiva das soluções propostas, o que, em última análise, aumenta a adoção do usuário e o ROI.

Concentre-se em sua mensagem

O segredo para criar uma estratégia de comunicação eficaz que gerencie as expectativas, ofereça soluções práticas e reduza as preocupações e incertezas é concentrar-se na transparência. Para manter esse foco, siga estas três etapas simples:

1. Revisar rotineiramente o porquê da mudança e como ela beneficiará a organização.
2. Gerencie o ritmo da mudança comunicando claramente o momento das próximas "mudanças", tanto imediatas quanto incrementais.
3. Promover discussões internas para entender o desempenho em um novo ambiente de trabalho.

Foco em seu pessoal

A próxima etapa de sua estratégia de gerenciamento de mudanças deve ser a definição das principais funções e responsabilidades, com o objetivo de evitar o desinteresse pelo projeto. Dar visibilidade às soluções propostas e incentivar a participação é uma maneira fácil de aumentar a adesão geral ao projeto.

Liderança

A liderança atua como os principais influenciadores, moldando ativamente a forma como a equipe reage às mudanças. Eles devem ser encarregados de determinar os objetivos estratégicos do projeto que atendam às necessidades da empresa e atuarão como uma fonte de incentivo durante o projeto para manter os membros da equipe envolvidos no processo. Mais importante ainda, eles devem incentivar a contribuição de suas equipes em relação ao valor de novas soluções versus processos valiosos já existentes. Caso não tenha sido mencionado o suficiente, o papel da liderança deve ser o de comunicar, comunicar e comunicar.

Membros da equipe

A melhor maneira de projetar e implementar uma nova solução tecnológica e criar entusiasmo por ela é promover a responsabilidade individual e da equipe. É importante incentivar o feedback sobre a tecnologia proposta para garantir que ela seja uma ótima opção para as pessoas que trabalham nela.

Entender como os indivíduos e as equipes trabalham ajudará o você a priorizar iniciativas, incluindo processos diários, fluxos de trabalho preferenciais e definição de tarefas de trabalho rotineiras. Uma das maneiras mais fáceis (e melhores) de entender os benefícios e as possíveis consequências das mudanças propostas para os membros da sua equipe é dar-lhes visibilidade do processo e envolvê-los na tomada de decisões.

Parceiro de tecnologia e implementação

O parceiro de implementação deve atuar como agente de gerenciamento de mudanças, prestando consultoria sobre o planejamento geral do gerenciamento do projeto e, ao mesmo tempo, dando suporte ao projeto e delineando considerações técnicas importantes.

E o mais importante: eles devem trabalhar com o você para apoiar seus esforços para promover a conformidade e a adoção.

Selecionando e implementando seu próximo sistema de gerenciamento de documentos (DMS)

Embora não seja fácil implantar ou se comprometer com um novo processo, o compromisso com uma estratégia cuidadosa de gerenciamento de mudanças é a melhor maneira de aproveitar sua tecnologia e preparar seu escritório ou departamento jurídico para o sucesso. É importante selecionar um parceiro estratégico não apenas pela variedade de considerações técnicas, mas também para promover a adoção do seu novo DMS.

Na Affinity Consulting, sabemos que a melhor maneira de começar é avaliar sua estratégia atual de gerenciamento de documentos, delinear quaisquer considerações técnicas importantes que possam afetar os resultados do seu projeto e , em seguida, desenvolver recomendações e soluções propostas.

Estabelecer uma base sólida desde o início é a melhor maneira de aumentar a capacidade de seu profissional jurídico de adaptar e usar com sucesso a nova tecnologia.

Pronto para começar a planejar seu próximo projeto? A Affinity Consulting pode atuar como sua parceira para ajudá-lo a atingir os objetivos do seu projeto e, ao mesmo tempo, ajudar sua equipe a se adaptar rapidamente às novas soluções tecnológicas. Saiba mais aqui.

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Artigo escrito por Michelle Willette da Affinity. Michelle se concentra no gerenciamento de projetos e em serviços de consultoria para desenvolver implementações bem-sucedidas de gerenciamento de documentos. Além disso, ela está comprometida com o sucesso do cliente, atuando como parceira e consultora estratégica de escritórios de advocacia para desenvolver iniciativas de integração, soluções para quaisquer preocupações técnicas e comerciais e desenvolvimento de currículos de treinamento personalizados projetados para aumentar a adoção do usuário.