Quando um negócio está sendo fechado e um sócio não consegue encontrar o precedente de que precisa, ninguém está discutindo comparações de recursos. Eles estão explicando ao cliente por que a empresa está começando do zero um trabalho que já realizou anteriormente.

Quando os advogados não conseguem encontrar o que precisam, muitos culpam o mecanismo de busca. Mas a busca reflete a qualidade do conteúdo subjacente, e é por isso que a criação de perfis por IA está dando o que falar no setor.

No entanto, nem todas as técnicas de classificação por IA são iguais. Um modelo treinado com documentos jurídicos genéricos e congelado no momento da implantação terá um alcance limitado para o escritório — ele não consegue se adaptar aos tipos de processos, às áreas de atuação ou à forma como os advogados realmente descrevem o trabalho. As lacunas de metadados que ele deixa para trás são cumulativas e onerosas.

Uma pesquisa mais eficaz pode compensar em parte as lacunas de uma definição de perfil inadequada. No entanto, as empresas que tiram maior proveito de suas pesquisas — e da IA em geral — são aquelas que se concentram em estabelecer primeiro uma base sólida.

Tudo começa na fase inicial, no momento em que um documento é salvo e descrito. Trata-se de um problema de definição de perfis. E a maioria das empresas enfrenta esse problema.

Como a maioria das empresas e equipes jurídicas chegou a este ponto

A criação de perfis baseada em aprendizado de máquina representou um verdadeiro avanço em relação à inserção manual de dados quando chegou ao mercado. Os profissionais do direito adotaram essa tecnologia, as pesquisas melhoraram e o debate seguiu em frente.

O que ninguém havia previsto totalmente é que o modelo já estava definido no momento da implementação. O limite máximo estava estabelecido desde o início. A maioria das empresas só agora está começando a sentir isso.

Quanto custa realmente

Imagine o cenário típico de e-mails em um escritório de advocacia. Um associado sênior precisa de um precedente sobre a constituição de um fundo ou de um acordo de destacamento internacional que o escritório certamente já tenha tratado antes. Em vez de procurar no sistema, ele envia um e-mail para 30 colegas. As respostas demoram dois dias a chegar. São três versões diferentes. Ninguém tem certeza de qual é a mais atualizada.

Isso não é um caso isolado. Para muitas empresas, é algo que ocorre semanalmente.

O mesmo problema se verifica nos departamentos jurídicos das empresas. Um diretor jurídico encarregado de preparar os materiais para a diretoria não consegue localizar a versão aprovada no último trimestre. Uma equipe interna que está negociando um contrato com um fornecedor em três jurisdições diferentes não consegue encontrar o modelo que já havia sido adaptado para cada legislação aplicável. O custo não se resume apenas à duplicação de esforços; trata-se de termos inconsistentes, aumento do risco e maior demora na execução.

Por trás desse e-mail, há um padrão mais amplo. Os sócios recriam acordos que já existem. Os associados redigem documentos do zero, em vez de se basearem nos melhores trabalhos do escritório. Os profissionais contratados externamente trazem precedentes de fora porque não conseguem encontrar o que o escritório já possui. O conhecimento institucional que levou anos para ser construído permanece no sistema, invisível para todos aqueles que mais precisam dele.

Como é uma análise de perfil de IA mais eficaz

Uma melhor criação de perfis por IA se adapta à forma como seus advogados realmente realizam pesquisas, sem as restrições artificiais impostas pelos modelos pré-treinados.

Veja como isso funciona na prática.

Configurado de acordo com os fluxos de trabalho da sua empresa

A criação de perfis de IA do NetDocuments é configurada de acordo com os fluxos de trabalho específicos de cada organização desde o primeiro dia. Quer o seu escritório de advocacia utilize uma taxonomia de áreas de atuação desenvolvida ao longo de décadas, quer o departamento jurídico da sua empresa organize o trabalho por unidade de negócios, linha de produtos e jurisdição, o sistema adapta-se à forma como as suas equipes realmente operam. Não há qualquer compromisso entre o que o software permite e o que o seu pessoal necessita.

Metadados alinhados à forma como os advogados realizam suas pesquisas

Metadados jurídicos eficazes refletem a forma como advogados e juristas internos realmente concebem os documentos — e não a forma como um fornecedor os categoriza. Com a criação de perfis por IA generativa da NetDocuments, os campos de metadados são ilimitados e podem capturar informações como jurisdição, legislação aplicável, tipo de transação, setor da contraparte, quadro regulatório e muito mais.

Quando um advogado litigante em Sydney procura um laudo pericial semelhante, ou um advogado de transações em Nova York precisa de uma cláusula de indenização específica, ou um advogado especializado em contencioso em Londres procura depoimentos de testemunhas de um processo semelhante, o sistema de perfilagem garante que o resultado correto seja apresentado.

Acesso mais rápido a precedentes e trabalhos anteriores 

Uma melhor classificação de documentos se traduz diretamente em um acesso mais rápido a precedentes e trabalhos anteriores. As equipes jurídicas corporativas desperdiçam menos tempo recriando contratos que sua organização já negociou. Os escritórios de advocacia recuperam o conhecimento institucional que, de outra forma, sairia pela porta junto com os advogados que se demitem. Documentos bem classificados significam que a resposta já está no sistema — e pode ser encontrada em segundos.

Quando a criação de perfis é baseada na forma como sua empresa funciona, os resultados são imediatos. Um contrato de constituição de fundo é arquivado exatamente como tal. Um acordo de destacamento aparece quando alguém o procura. O e-mail para toda a empresa deixa de ser enviado porque as pessoas confiam que o sistema responderá à pergunta.

A pesquisa melhora porque os metadados foram aprimorados. As ferramentas de IA apresentam melhor desempenho porque têm dados concretos com os quais trabalhar.

Todo investimento em IA que sua empresa realiza depende disso

Todas as ferramentas que sua empresa está adquirindo neste momento, sejam elas para pesquisa, elaboração de documentos ou gestão do conhecimento, estão analisando seus metadados. Uma infraestrutura de perfilagem baseada em modelos fixos e pré-treinados, com campos limitados, representa um custo oculto para todas elas.

Isso se torna ainda mais relevante com o advento da IA autônoma. Quando um agente de IA acessa seu sistema para encontrar precedentes ou identificar casos semelhantes, ele está analisando seus metadados. Metadados de baixa qualidade geram resultados de baixa qualidade. À medida que as empresas interconectam mais sistemas, os metadados de boa qualidade multiplicam seu valor, enquanto os de baixa qualidade multiplicam os custos.

As empresas que estão tirando o máximo proveito de seus investimentos em IA não são aquelas que compram mais ferramentas. Elas estão, antes de tudo, consolidando as bases.

Descubra a análise de perfis com IA que realmente funciona

Quando suas equipes procuram por trabalhos já realizados, elas conseguem encontrá-los? Se a resposta não for um “sim” categórico, é hora de conhecer o NetDocuments.

Com um mecanismo de criação de perfis baseado em IA generativa que se adapta aos seus metadados, aos seus tipos de documentos e aos seus fluxos de trabalho, o resultado é uma pesquisa que realmente funciona, ferramentas de IA que transformam seus fluxos de trabalho e uma base de conhecimento cujo valor se acumula ao longo do tempo.

Solicite uma avaliação de classificação para verificar como seus documentos são descritos atualmente – e o que seus advogados podem estar deixando passar por causa disso.

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