Cuando se está cerrando un acuerdo y un socio no encuentra el precedente que necesita, nadie se dedica a comparar características. Lo que hacen es explicar al cliente por qué la empresa tiene que empezar desde cero un trabajo que ya ha realizado anteriormente.

Cuando los abogados no encuentran lo que necesitan, muchos culpan al motor de búsqueda. Sin embargo, el motor de búsqueda es un reflejo de la calidad de los contenidos que hay detrás, y por eso el perfilado mediante IA está dando tanto que hablar en el sector.

Sin embargo, no todos los perfiles de IA son iguales. Un modelo entrenado con documentos jurídicos genéricos y que se mantiene inalterado tras su implementación solo llevará a un despacho hasta cierto punto: no puede adaptarse a sus tipos de asuntos, a sus áreas de práctica ni a la forma en que sus abogados describen realmente su trabajo. Las lagunas en los metadatos que deja son acumulativas y costosas.

Una búsqueda más eficaz puede recuperar parte de lo que se pierde con una definición de perfiles deficiente. Sin embargo, las empresas que sacan el máximo partido a sus búsquedas —y a la inteligencia artificial en general— son aquellas que se centran primero en sentar unas bases sólidas.

Todo comienza en la fase inicial, en el momento en que se guarda y se describe un documento. Se trata de un problema de elaboración de perfiles. Y la mayoría de las empresas lo padecen.

Cómo han llegado hasta aquí la mayoría de los bufetes y equipos jurídicos

La elaboración de perfiles basada en el aprendizaje automático supuso un auténtico avance con respecto a la introducción manual de datos cuando se introdujo en el mercado. Los profesionales del ámbito jurídico la adoptaron, las búsquedas mejoraron y el debate pasó a otra fase.

Lo que nadie tuvo plenamente en cuenta es que el modelo ya estaba fijado en el momento de su puesta en marcha. El límite máximo estaba establecido desde el primer día. La mayoría de las empresas apenas ahora están empezando a notarlo.

Cuánto cuesta realmente

Imagínese el típico correo electrónico que se envía en todo el bufete. Un asociado sénior necesita un precedente sobre la constitución de un fondo o un acuerdo de desplazamiento transfronterizo que el bufete seguramente ya ha gestionado en alguna ocasión. En lugar de buscarlo en el sistema, envía un correo electrónico a 30 compañeros. Las respuestas tardan dos días en llegar. Hay tres versiones diferentes. Nadie sabe con certeza cuál es la más actualizada.

No se trata de un caso aislado. Para muchas empresas, es algo que ocurre cada semana.

El mismo problema se da en los departamentos jurídicos de las empresas. Un director jurídico que prepara la documentación para el consejo de administración no consigue localizar la versión aprobada el trimestre pasado. Un equipo interno que negocia un contrato con un proveedor en tres jurisdicciones diferentes no encuentra la plantilla que ya se había adaptado a la legislación aplicable en cada caso. El coste no se limita a la duplicación de esfuerzos, sino que se traduce en condiciones incoherentes, un mayor riesgo y un retraso en la ejecución.

Detrás de ese correo electrónico se esconde una tendencia más amplia. Los socios vuelven a redactar acuerdos que ya existen. Los asociados redactan documentos desde cero en lugar de basarse en los mejores trabajos del bufete. Los profesionales que se incorporan procedentes de otros bufetes aportan precedentes externos porque no encuentran lo que el bufete ya tiene. El conocimiento institucional que llevó años acumular permanece en el sistema, invisible para quienes más lo necesitan.

Cómo es una mejor elaboración de perfiles mediante IA

Una mejor elaboración de perfiles mediante IA se adapta a la forma en que sus abogados realizan realmente las búsquedas, sin las limitaciones artificiales que imponen los modelos preentrenados.

Así es como se aplica en la práctica.

Adaptado a los flujos de trabajo de su empresa

La función de perfilado de IA de NetDocuments se configura desde el primer día según los flujos de trabajo específicos de cada organización. Tanto si su bufete de abogados utiliza una taxonomía por áreas de práctica desarrollada a lo largo de décadas como si el departamento jurídico de su empresa organiza el trabajo por unidades de negocio, líneas de producto y jurisdicciones, el sistema se adapta a la forma en que sus equipos operan realmente. No hay que renunciar a nada entre lo que permite el software y lo que necesita su personal.

Metadatos adaptados a la forma en que buscan los abogados

Unos metadatos jurídicos eficaces reflejan la forma en que los abogados y los juristas internos conciben realmente los documentos, y no cómo los clasifica un proveedor. Con la función de perfilado mediante IA generativa de NetDocuments, los campos de metadatos son ilimitados y pueden incluir la jurisdicción, la legislación aplicable, el tipo de operación, el sector de la contraparte, el marco normativo y mucho más.

Cuando un abogado litigante de Sídney busca un informe pericial similar, un abogado especializado en transacciones de Nueva York necesita una cláusula de indemnización concreta o un abogado especializado en litigios de Londres busca declaraciones de testigos de un procedimiento similar, el sistema de perfiles garantiza que se obtenga el resultado adecuado.

Acceso más rápido a la jurisprudencia y a trabajos anteriores 

Una mejor catalogación de los documentos se traduce directamente en un acceso más rápido a los precedentes y a los trabajos anteriores. Los equipos jurídicos de las empresas dedican menos tiempo a volver a redactar contratos que su organización ya ha negociado. Los bufetes de abogados recuperan el conocimiento institucional que, de otro modo, se perdería con la marcha de los abogados. Unos documentos bien catalogados significan que la respuesta ya se encuentra en el sistema y se puede localizar en cuestión de segundos.

Cuando la creación de perfiles se basa en el funcionamiento de su despacho, los resultados son inmediatos. Un contrato de constitución de fondo se archiva tal y como es. Un acuerdo de cesión aparece cuando alguien lo busca. Dejan de enviarse los correos electrónicos a todo el despacho porque la gente confía en que el sistema responderá a la pregunta.

La búsqueda mejora gracias a que los metadatos han mejorado. Las herramientas de IA funcionan mejor porque disponen de información real con la que trabajar.

Cada inversión en IA que realice su empresa depende de esto

Todas las herramientas que su bufete está adquiriendo en este momento, ya sean de búsqueda, redacción o gestión del conocimiento, leen sus metadatos. Una infraestructura de elaboración de perfiles basada en modelos fijos y preentrenados con campos limitados supone una carga silenciosa para todas ellas.

Esto cobra aún más importancia cuando entra en escena la IA autónoma. Cuando un agente de IA accede a su sistema para buscar precedentes o identificar casos similares, está analizando sus metadatos. Unos metadatos de baja calidad arrojan resultados de baja calidad. A medida que las empresas interconectan más sistemas, los metadatos de calidad ven multiplicado su valor, mientras que los de baja calidad multiplican los costes.

Las empresas que sacan el máximo partido a sus inversiones en inteligencia artificial no son las que adquieren más herramientas. Lo primero que hacen es sentar unas bases sólidas.

Descubra la elaboración de perfiles con IA que realmente funciona

Cuando sus equipos buscan trabajos que se han realizado anteriormente, ¿los encuentran? Si la respuesta no es un «sí» rotundo, es hora de considerar NetDocuments.

Gracias a un motor de perfilado basado en IA generativa que se adapta a sus metadatos, a sus tipos de documentos y a sus flujos de trabajo, el resultado es una búsqueda que realmente funciona, herramientas de IA que transforman sus flujos de trabajo y una base de conocimientos cuyo valor no deja de crecer.

Solicite una evaluación de perfiles para ver cómo se describen sus documentos en la actualidad, y qué podrían estar pasando por alto sus abogados a causa de ello.

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