Als een deal op het punt staat te worden gesloten en een partner het benodigde precedent niet kan vinden, heeft niemand het over het vergelijken van functies. Ze leggen de klant uit waarom het kantoor helemaal opnieuw moet beginnen met werk dat het al eerder heeft gedaan.

Als advocaten niet kunnen vinden wat ze zoeken, geven velen de schuld aan de zoekfunctie. Maar een zoekfunctie is slechts een afspiegeling van de kwaliteit van de onderliggende gegevens; daarom is AI-profilering momenteel een veelbesproken onderwerp in de sector.

Niet alle AI-profilering is echter even effectief. Een model dat is getraind op basis van algemene juridische documenten en bij de implementatie in zijn huidige vorm wordt vastgelegd, biedt een kantoor slechts beperkte mogelijkheden — het kan zich niet aanpassen aan uw soorten zaken, uw rechtsgebieden of de manier waarop uw advocaten hun werk daadwerkelijk omschrijven. De hiaten in de metadata die hierdoor ontstaan, stapelen zich op en brengen hoge kosten met zich mee.

Een betere zoekfunctie kan een deel van wat door slechte profilering over het hoofd wordt gezien, weer goedmaken. Maar de bedrijven die het meeste uit hun zoekfunctie – en uit AI in het algemeen – halen, zijn de bedrijven die zich eerst richten op het leggen van een solide basis.

Het begint allemaal al in een vroeg stadium, op het moment dat een document wordt opgeslagen en beschreven. Dat is een probleem met profilering. En de meeste bedrijven hebben daar last van.

Hoe de meeste bedrijven en juridische teams in deze situatie terecht zijn gekomen

Toen profilering op basis van machine learning op de markt kwam, betekende dat een echte vooruitgang ten opzichte van handmatige gegevensinvoer. Juridische professionals namen het in gebruik, de zoekfuncties werden verbeterd en het gesprek ging verder.

Waar niemand volledig rekening mee had gehouden, is dat het model al bij de invoering vastlag. De bovengrens was vanaf het begin al vastgelegd. De meeste bedrijven beginnen dat nu pas te merken.

Wat het werkelijk kost

Stel je eens voor: de typische e-mail binnen een advocatenkantoor. Een senior medewerker heeft een precedent nodig voor de oprichting van een fonds of een regeling voor een grensoverschrijdende detachering – zaken die het kantoor vrijwel zeker al eens heeft behandeld. In plaats van het in het systeem op te zoeken, stuurt hij een e-mail naar 30 collega’s. De antwoorden komen binnen twee dagen binnen. Drie verschillende versies. Niemand weet zeker welke versie actueel is.

Dat is geen uitzonderlijk geval. Voor veel bedrijven is het een wekelijks terugkerend verschijnsel.

Hetzelfde probleem doet zich voor binnen juridische afdelingen van bedrijven. Een hoofd juridische zaken die documenten voor de raad van bestuur voorbereidt, kan de versie die vorig kwartaal is goedgekeurd niet terugvinden. Een intern team dat in drie rechtsgebieden onderhandelt over een contract met een leverancier, kan het sjabloon niet vinden dat al voor elk toepasselijk recht is aangepast. Dit kost niet alleen dubbel werk, maar leidt ook tot inconsistente voorwaarden, grotere risico’s en een langere doorlooptijd.

Achter die e-mail gaat een bredere trend schuil. Partners stellen overeenkomsten opnieuw op die al bestaan. Medewerkers beginnen helemaal vanaf nul in plaats van voort te bouwen op het beste werk van het kantoor. Nieuwkomers van buitenaf brengen voorbeelden mee omdat ze niet kunnen vinden wat het kantoor al in huis heeft. De institutionele kennis die jarenlang is opgebouwd, zit verborgen in het systeem, onzichtbaar voor iedereen die er het meest behoefte aan heeft.

Hoe betere AI-profilering eruitziet

Een betere AI-profilering sluit beter aan bij de manier waarop uw juristen daadwerkelijk zoeken, zonder de kunstmatige beperkingen die vooraf getrainde modellen opleggen.

Zo ziet dat er in de praktijk uit.

Aangepast aan de werkprocessen van uw kantoor

De AI-profilering van NetDocuments wordt vanaf dag één afgestemd op de specifieke workflows van elke organisatie. Of uw advocatenkantoor nu gebruikmaakt van een taxonomie op praktijkgebied die in de loop van tientallen jaren is ontwikkeld, of uw juridische afdeling binnen een bedrijf het werk organiseert op basis van bedrijfsonderdelen, productlijnen en rechtsgebieden: het systeem sluit naadloos aan bij de manier waarop uw teams daadwerkelijk te werk gaan. Er hoeft geen compromis te worden gesloten tussen wat de software biedt en wat uw medewerkers nodig hebben.

Metadata afgestemd op de manier waarop advocaten zoeken

Effectieve juridische metagegevens geven weer hoe advocaten en bedrijfsjuristen daadwerkelijk over documenten denken – niet hoe een leverancier ze categoriseert. Met de generatieve AI-profilering van NetDocuments zijn de metagegevensvelden onbeperkt en kunnen ze onder meer het rechtsgebied, het toepasselijke recht, het type transactie, de sector van de tegenpartij en het regelgevingskader vastleggen.

Wanneer een procesadvocaat in Sydney op zoek is naar een vergelijkbaar deskundigenrapport, een transactieadvocaat in New York een specifieke vrijwaringsclausule nodig heeft, of een geschillenadvocaat in Londen getuigenverklaringen uit een soortgelijke procedure zoekt, zorgt het profileringssysteem ervoor dat het juiste resultaat naar voren komt.

Snellere toegang tot jurisprudentie en eerder werk 

Een betere documentprofilering zorgt direct voor snellere toegang tot precedenten en eerder geproduceerd werk. Juridische afdelingen van bedrijven hoeven minder tijd te besteden aan het opnieuw opstellen van contracten waarover hun organisatie al heeft onderhandeld. Advocatenkantoren behouden institutionele kennis die anders met vertrekkende advocaten de deur uit zou gaan. Goed geprofileerde documenten betekenen dat het antwoord al in het systeem zit – en binnen enkele seconden te vinden is.

Wanneer het profileringssysteem is afgestemd op de werkwijze van uw kantoor, zijn de resultaten direct merkbaar. Een overeenkomst voor de oprichting van een fonds wordt precies zo gearchiveerd. Een detacheringsovereenkomst komt tevoorschijn wanneer iemand ernaar zoekt. De e-mail aan het hele kantoor wordt niet meer verstuurd, omdat mensen erop vertrouwen dat het systeem de vraag beantwoordt.

De zoekresultaten worden beter doordat de metadata is verbeterd. AI-tools presteren beter omdat ze over concrete gegevens beschikken om mee te werken.

Elke investering in AI die uw bedrijf doet, hangt hiervan af

Elk programma dat uw bedrijf op dit moment aanschaft – of het nu gaat om zoekfuncties, het opstellen van documenten of kennisbeheer – leest uw metagegevens. Een profileringsinfrastructuur die is gebaseerd op vaste, vooraf getrainde modellen met een beperkt aantal velden, vormt een stille belasting voor al deze processen.

Dit krijgt nog grotere gevolgen nu agentische AI zijn intrede doet. Wanneer een AI-agent in uw systeem op zoek gaat naar precedenten of vergelijkbare zaken, leest hij uw metadata. Magere metadata leveren magere resultaten op. Naarmate bedrijven steeds meer systemen met elkaar verbinden, neemt de waarde van goede metadata toe, terwijl slechte metadata steeds meer kosten met zich meebrengt.

De bedrijven die het meeste rendement halen uit hun investeringen in AI, kopen niet de meeste tools. Ze leggen eerst een stevige basis.

Ontdek AI-profilering die echt werkt

Als uw teams op zoek gaan naar eerder uitgevoerd werk, vinden ze dat dan ook? Als het antwoord geen volmondig ‘ja’ is, wordt het tijd om NetDocuments eens te bekijken.

Dankzij een generatieve AI-profileringsengine die zich aanpast aan uw metadata, uw documenttypes en uw workflows, krijgt u een zoekfunctie die echt werkt, AI-tools die uw workflows transformeren en een kennisbasis die steeds meer waarde oplevert.

Vraag een profileringsanalyse aan om te zien hoe uw documenten momenteel worden beschreven – en wat uw advocaten daardoor mogelijk over het hoofd zien.

---