Quando um negócio está a ser fechado e um sócio não consegue encontrar o precedente de que necessita, ninguém está a discutir comparações de funcionalidades. Estão a explicar ao cliente por que razão a empresa está a começar do zero um trabalho que já realizou anteriormente.

Quando os advogados não conseguem encontrar o que procuram, muitos culpam o motor de busca. No entanto, o motor de busca reflete a qualidade do conteúdo subjacente, razão pela qual a criação de perfis com IA está a dar que falar no setor.

No entanto, nem todas as técnicas de classificação baseadas em IA são iguais. Um modelo treinado com documentos jurídicos genéricos e congelado na fase de implementação terá um alcance limitado para um escritório — não consegue adaptar-se aos tipos de processos, às áreas de atuação ou à forma como os seus advogados descrevem efetivamente o trabalho. As lacunas de metadados que deixa para trás são cumulativas e dispendiosas.

Uma pesquisa mais eficaz pode compensar em parte as lacunas de uma definição de perfil deficiente. No entanto, as empresas que tiram o máximo partido da sua pesquisa — e da IA em geral — são aquelas que se concentram em estabelecer primeiro as bases corretas.

Tudo começa na fase inicial, no momento em que um documento é guardado e descrito. Trata-se de um problema de definição de perfis. E a maioria das empresas enfrenta esse problema.

Como a maioria das empresas e equipas jurídicas chegou a esta situação

A criação de perfis baseada na aprendizagem automática representou um verdadeiro avanço em relação à introdução manual de dados quando chegou ao mercado. Os profissionais do setor jurídico adotaram-na, a pesquisa melhorou e o debate seguiu em frente.

O que ninguém tinha previsto totalmente é que o modelo estava definido no momento da implementação. O limite máximo estava já estabelecido desde o início. A maioria das empresas só agora começa a sentir isso.

Quanto custa realmente

Imagine o cenário típico de troca de e-mails em toda a empresa. Um associado sénior precisa de um precedente relativo à constituição de um fundo ou de um acordo de destacamento transfronteiriço que a empresa certamente já tratou anteriormente. Em vez de procurar no sistema, envia um e-mail a 30 colegas. As respostas chegam ao longo de dois dias. Três versões diferentes. Ninguém tem a certeza de qual é a mais atualizada.

Isso não é um caso isolado. Para muitas empresas, é algo que acontece todas as semanas.

O mesmo problema verifica-se nos departamentos jurídicos das empresas. Um diretor jurídico que prepara documentos para o conselho de administração não consegue localizar a versão aprovada no último trimestre. Uma equipa interna que negoceia um contrato com um fornecedor em três jurisdições diferentes não consegue encontrar o modelo que já tinha sido adaptado à legislação aplicável em cada uma delas. O custo não se resume apenas à duplicação de esforços; traduz-se em termos inconsistentes, aumento do risco e um tempo de execução mais moroso.

Por trás desse e-mail está um padrão mais amplo. Os sócios voltam a elaborar acordos que já existem. Os associados redigem documentos do zero, em vez de se basearem nos melhores trabalhos da sociedade. Os profissionais contratados externamente trazem precedentes de fora porque não conseguem encontrar o que a sociedade já possui. O conhecimento institucional que levou anos a construir encontra-se no sistema, invisível para todos aqueles que mais precisam dele.

Como é uma melhor definição de perfis com IA

Uma melhor definição de perfis de IA adapta-se à forma como os seus advogados realmente realizam as pesquisas, sem os limites artificiais que os modelos pré-treinados impõem.

Eis como isso se traduz na prática.

Configurado de acordo com os fluxos de trabalho da sua empresa

A criação de perfis de IA do NetDocuments é configurada de acordo com os fluxos de trabalho específicos de cada organização desde o primeiro dia. Quer o seu escritório de advogados utilize uma taxonomia por áreas de atuação desenvolvida ao longo de décadas, quer o departamento jurídico da sua empresa organize o trabalho por unidade de negócio, linha de produtos e jurisdição, o sistema adapta-se à forma como as suas equipas realmente operam. Não há qualquer compromisso entre o que o software permite e o que o seu pessoal necessita.

Metadados adaptados à forma como os advogados realizam as suas pesquisas

Metadados jurídicos eficazes refletem a forma como os advogados e os juristas internos realmente encaram os documentos — e não a forma como um fornecedor os categoriza. Com a criação de perfis por IA generativa da NetDocuments, os campos de metadados são ilimitados e podem incluir a jurisdição, a legislação aplicável, o tipo de transação, o setor da contraparte, o quadro regulamentar e muito mais.

Quando um advogado litigante em Sydney procura um relatório pericial semelhante, ou um advogado especializado em transações em Nova Iorque necessita de uma cláusula de indemnização específica, ou um advogado especializado em litígios em Londres procura depoimentos de testemunhas de um processo semelhante, o sistema de perfilagem garante que o resultado certo seja apresentado.

Acesso mais rápido a precedentes e trabalhos anteriores 

Uma melhor classificação dos documentos traduz-se diretamente num acesso mais rápido a precedentes e a trabalhos anteriores. As equipas jurídicas das empresas desperdiçam menos tempo a recriar contratos que a sua organização já negociou. Os escritórios de advogados recuperam o conhecimento institucional que, de outra forma, sairia da empresa com os advogados que se demitem. Documentos bem classificados significam que a resposta já se encontra no sistema — e pode ser encontrada em segundos.

Quando a criação de perfis se baseia na forma como a sua empresa funciona, os resultados são imediatos. Um contrato de constituição de fundo é arquivado exatamente como tal. Um acordo de destacamento surge quando alguém o procura. O e-mail para toda a empresa deixa de ser enviado porque as pessoas confiam no sistema para responder à questão.

A pesquisa melhora porque os metadados foram aperfeiçoados. As ferramentas de IA têm um melhor desempenho porque dispõem de dados concretos com que trabalhar.

Todos os investimentos em IA que a sua empresa realiza dependem disto

Todas as ferramentas que a sua empresa está a adquirir neste momento, quer sejam para pesquisa, elaboração de documentos ou gestão do conhecimento, estão a analisar os seus metadados. Uma infraestrutura de criação de perfis baseada em modelos fixos e pré-treinados, com campos limitados, representa um encargo oculto para todas elas.

Isto torna-se ainda mais relevante com o advento da IA autônoma. Quando um agente de IA acede ao seu sistema para encontrar precedentes ou identificar casos semelhantes, está a analisar os seus metadados. Metadados de fraca qualidade produzem resultados de fraca qualidade. À medida que as empresas interligam cada vez mais sistemas, os metadados de boa qualidade multiplicam o seu valor, enquanto os de má qualidade multiplicam os custos.

As empresas que estão a tirar o máximo partido dos seus investimentos em IA não são aquelas que adquirem mais ferramentas. São aquelas que começam por consolidar as bases.

Descubra a análise de perfis com IA que realmente funciona

Quando as suas equipas procuram trabalhos já realizados, conseguem encontrá-los? Se a resposta não for um «sim» categórico, está na hora de considerar o NetDocuments.

Com um motor de criação de perfis de IA generativa que se adapta aos seus metadados, aos seus tipos de documentos e aos seus fluxos de trabalho, o resultado é uma pesquisa que funciona de verdade, ferramentas de IA que transformam os seus fluxos de trabalho e uma base de conhecimento cujo valor se acumula ao longo do tempo.

Solicite uma avaliação de classificação para ver como os seus documentos estão descritos atualmente – e o que os seus advogados podem estar a perder devido a isso.

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