Lorsqu’une transaction est sur le point d’être conclue et qu’un associé ne parvient pas à trouver le précédent dont il a besoin, personne ne se contente de comparer les fonctionnalités. On explique alors au client pourquoi le cabinet doit repartir de zéro pour un travail qu’il a déjà réalisé auparavant.

Lorsque les avocats ne trouvent pas ce dont ils ont besoin, beaucoup rejettent la faute sur le moteur de recherche. Or, ce dernier ne fait que refléter la qualité des données sur lesquelles il s'appuie ; c'est pourquoi le profilage par IA fait beaucoup parler de lui dans le secteur.

Cependant, tous les modèles de profilage basés sur l'IA ne se valent pas. Un modèle formé à partir de documents juridiques génériques et figé au moment de son déploiement n'apportera qu'une aide limitée à un cabinet : il ne peut pas s'adapter à vos types de dossiers, à vos domaines d'activité ni à la manière dont vos avocats décrivent concrètement leur travail. Les lacunes en matière de métadonnées qu'il laisse derrière lui s'accumulent et s'avèrent coûteuses.

Une recherche plus efficace peut compenser en partie les lacunes d'un profilage inadéquat. Mais les entreprises qui tirent le meilleur parti de leurs outils de recherche — et de l'IA en général — sont celles qui s'attachent d'abord à poser les bases nécessaires.

Tout commence en amont, dès l'instant où un document est enregistré et répertorié . C'est un problème de profilage. Et la plupart des entreprises en sont confrontées.

Comment la plupart des cabinets et des équipes juridiques en sont arrivés là

Lorsqu'il a fait son apparition sur le marché, le profilage basé sur l'apprentissage automatique a constitué une véritable avancée par rapport à la saisie manuelle des données. Les professionnels du droit l'ont adopté, les recherches se sont améliorées, et le débat a évolué.

Ce que personne n'avait vraiment pris en compte, c'est que le modèle était figé dès sa mise en place. Le plafond était fixé dès le départ. La plupart des entreprises commencent seulement à en ressentir les effets.

Ce que cela coûte réellement

Imaginez le scénario suivant : un collaborateur senior a besoin d'un modèle de création de fonds ou d'un accord de détachement international que le cabinet a très certainement déjà traité par le passé. Au lieu de le rechercher dans le système, il envoie un e-mail à 30 collègues. Les réponses affluent au cours des deux jours suivants. Il en reçoit trois versions différentes. Personne ne sait vraiment laquelle est à jour.

Ce n'est pas un cas isolé. Pour de nombreuses entreprises, c'est une situation qui se produit chaque semaine.

Le même problème se pose au sein des services juridiques des entreprises. Un directeur juridique chargé de préparer les documents destinés au conseil d'administration ne parvient pas à retrouver la version approuvée au trimestre dernier. Une équipe interne négociant un contrat avec un fournisseur dans trois juridictions différentes ne parvient pas à retrouver le modèle déjà adapté à chaque législation applicable. Cela se traduit non seulement par une duplication des efforts, mais aussi par des conditions incohérentes, un risque accru et un allongement des délais de mise en œuvre.

Derrière cet e-mail se cache une tendance plus générale. Les associés réécrivent des contrats qui existent déjà. Les collaborateurs rédigent leurs documents à partir de zéro au lieu de s'appuyer sur les meilleurs modèles du cabinet. Les nouveaux arrivants issus d'autres cabinets apportent des modèles externes, car ils ne trouvent pas ce dont le cabinet dispose déjà. Le savoir-faire institutionnel, fruit de nombreuses années de travail, est enfoui dans le système, invisible pour ceux qui en ont le plus besoin.

À quoi ressemble un meilleur profilage par IA

Un meilleur profilage par IA s'adapte à la manière dont vos avocats effectuent réellement leurs recherches, sans les contraintes artificielles imposées par les modèles pré-entraînés.

Voici à quoi cela ressemble concrètement.

Adapté aux processus de travail de votre cabinet

Le profilage IA de NetDocuments est configuré dès le premier jour en fonction des flux de travail spécifiques à chaque organisation. Que votre cabinet d'avocats utilise une taxonomie par domaine d'activité élaborée au fil des décennies ou que le service juridique de votre entreprise organise le travail par unité opérationnelle, gamme de produits et juridiction, le système s'adapte à la manière dont vos équipes travaillent réellement. Il n'y a aucun compromis entre ce que le logiciel permet et ce dont vos collaborateurs ont besoin.

Des métadonnées adaptées aux méthodes de recherche des avocats

Des métadonnées juridiques efficaces reflètent la manière dont les avocats et les juristes d'entreprise appréhendent réellement les documents, et non la façon dont un fournisseur les classe. Grâce au profilage par IA générative de NetDocuments, les champs de métadonnées sont illimités et permettent de saisir la juridiction, le droit applicable, le type de transaction, le secteur d'activité de la contrepartie, le cadre réglementaire, et bien plus encore.

Lorsqu'un avocat plaidant à Sydney recherche un rapport d'expertise similaire, qu'un collaborateur spécialisé dans les transactions à New York a besoin d'une clause d'indemnisation spécifique ou qu'un avocat spécialisé dans le contentieux à Londres cherche des déclarations de témoins issues d'une procédure similaire, le système de profilage garantit que le résultat pertinent s'affiche.

Un accès plus rapide aux précédents et aux travaux antérieurs 

Un meilleur référencement des documents se traduit directement par un accès plus rapide aux précédents et aux travaux antérieurs. Les services juridiques des entreprises perdent moins de temps à réécrire des contrats que leur organisation a déjà négociés. Les cabinets d'avocats récupèrent ainsi un savoir-faire institutionnel qui, sans cela, disparaîtrait avec le départ des avocats. Grâce à un référencement efficace des documents, la réponse se trouve déjà dans le système et peut être trouvée en quelques secondes.

Lorsque le profilage s'appuie sur le fonctionnement de votre cabinet, les résultats sont immédiats. Un contrat de création de fonds est classé exactement comme tel. Un accord de détachement apparaît dès qu'on le recherche. Les courriels envoyés à l'ensemble du cabinet cessent d'être envoyés, car les collaborateurs font confiance au système pour répondre à leurs questions.

La recherche s'améliore grâce à l'amélioration des métadonnées. Les outils d'IA sont plus performants car ils disposent de données concrètes sur lesquelles s'appuyer.

Chaque investissement dans l'IA réalisé par votre entreprise dépend de cela

Chaque outil que votre cabinet achète actuellement, qu'il s'agisse d'outils de recherche, de rédaction ou de gestion des connaissances, analyse vos métadonnées. Une infrastructure de profilage reposant sur des modèles fixes et pré-entraînés, avec des champs limités, représente une charge cachée pour l'ensemble de ces outils.

Cela prend encore plus d'importance avec l'arrivée de l'IA autonome. Lorsqu'un agent IA accède à votre système pour rechercher des précédents ou mettre en évidence des cas similaires, il analyse vos métadonnées. Des métadonnées de mauvaise qualité donnent des résultats de mauvaise qualité. À mesure que les entreprises interconnectent davantage de systèmes, la valeur des bonnes métadonnées augmente, tandis que le coût des mauvaises métadonnées s'alourdit.

Les entreprises qui tirent le meilleur parti de leurs investissements dans l'IA ne sont pas celles qui achètent le plus d'outils. Elles commencent par consolider leurs bases.

Découvrez le profilage par IA qui fonctionne vraiment

Lorsque vos équipes recherchent des documents déjà traités, parviennent-elles à les trouver ? Si vous ne pouvez pas répondre par l'affirmative sans hésitation, il est temps de vous intéresser à NetDocuments.

Grâce à un moteur de profilage basé sur l'IA générative qui s'adapte à vos métadonnées, à vos types de documents et à vos flux de travail, vous bénéficiez d'une recherche réellement efficace, d'outils d'IA qui transforment vos flux de travail et d'une base de connaissances dont la valeur ne cesse de croître.

Demandez une analyse de profil pour voir comment vos documents sont décrits aujourd'hui – et ce que vos avocats pourraient manquer à cause de cela.

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