Du får bara en chans att göra ett första intryck, så det är viktigt att visa sig från sin bästa sida när man implementerar ny teknik som en del av sin operativa strategi. Men även när tekniken ger positiva resultat kan förändringar och okända faktorer vara skrämmande för många, vilket leder till motstånd och låg acceptans.

Lyckligtvis finns det ett sätt att strategiskt närma sig organisatoriska förändringar som bibehåller produktiviteten samtidigt som motståndet mot nya initiativ minskar.

En stark strategi för förändringshantering lägger grunden förhur dittteam kommer att reagera, förbereda sig och anpassa sig till förändringar. I den här artikeln diskuterar vi hur man hanterar förändringshantering ur ett projektledningsperspektiv för att säkerställa att din teknik (eller vilken förändring som helst!) blir framgångsrik.

Överväganden för att utveckla en stark strategi för förändringshantering

Att utarbeta en strategi för förändringshantering behöver inte vara komplicerat. I själva verket är det bästa sättet att hantera förändringar att följa några enkla steg, bland annat:

1. Förbered dig för organisationsförändringen med tydligt definierade mål och syften.
2. Kommunicera varför förändringen är viktig och vilka fördelar den förväntas ge.
3. Hantera förväntningar genom öppenhet.
4. Engagera människor i processen för att skapa entusiasm och acceptans för förändringen/förändringarna.
5. Uppmuntra flexibilitet under viktiga övergångsperioder.
6. Lita på expertis för att utforma och implementera DMS-lösningar som leder till högre prestanda.

Låt oss utforska några av dessa steg lite djupare.

Fokusera på din företagskultur

För att minska motståndet mot ny teknik och maximera din investering är det viktigt att du tydligt definierar”varför” bakomförändringen. För att upptäcka dittvarför kan du ställa dig själv några frågor:

• Vilka utmaningar behöver ditt företag eller din juridiska avdelning lösa?
• Vilka verktyg eller funktioner skulle snabbt kunna förbättra dina teams dagliga arbetsmiljö?
• Vilka befintliga processer har värde, fungerar redan och är viktiga att fortsätta med?
• Vilka är de olika dagliga uppgifter som anses vara prioriterade inom din organisation?
• Vad är din organisation öppen för att förändra?
• Vad har du provat som inte har fungerat, och varför?

När du har fastställt projektets mål är det bästa sättet att förbereda medarbetarna på förändringen att på ett öppet sätt kommunicera målen, de fördelar du eftersträvar och den förväntade effekten på individerna.

Genom att kommunicera vilka specifika problem som löses genom att fokusera på de fördelar som den nya tekniken medför, bidrar du till att skapa en positiv uppfattning om de föreslagna lösningarna, vilket i slutändan ökar användarnas acceptans och din avkastning på investeringen.

Fokusera på ditt budskap

Nyckeln till att skapa en effektiv kommunikationsstrategi som hanterar förväntningar, levererar praktiska lösningar och minskar oro och osäkerhet är att fokusera påtransparens. För att behålla detta fokus, följ dessa tre enkla steg:

1. Gå regelbundet tillbaka tillvarförförändringen genomförs ochhurden kommer att gynna organisationen.
2. Hantera förändringstakten genom att tydligt kommunicera tidpunkten för kommande ”förändringar”, både omedelbara och gradvisa.
3. Främja interna diskussioner för att förstå prestationen i en ny arbetsmiljö.

Fokusera på dina medarbetare

Nästa steg i din förändringshanteringsstrategi bör vara att definiera viktiga roller och ansvarsområden som är inriktade på att undvika att projektet tappar fart. Att synliggöra föreslagna lösningar och uppmuntra synpunkter är ett enkelt sätt att öka det övergripande engagemanget för projektet.

Ledarskap

Ledningen fungerar som de viktigaste påverkare och formar aktivthurteamet reagerar på förändringar. De bör ha till uppgift att fastställa projektets strategiska mål som uppfyller verksamhetens behov och fungera som en källa till uppmuntran under projektet för att hålla teammedlemmarna engagerade i processen. Viktigast av allt är att de bör uppmuntra sina team att komma med synpunkter på värdet av nya lösningar jämfört med värdefulla processer som redan finns på plats. Om det inte har nämnts tillräckligt många gånger, bör ledarskapets roll vara attkommunicera, kommunicera, kommunicera.

Teammedlemmar

Det bästa sättet att utforma och implementera en ny teknisk lösning, och skapa entusiasm för den, är att främja ansvarstagande hos individer och team. Det är viktigt att uppmuntra feedback om den föreslagna tekniken för att säkerställa att den passar bra för de personer som arbetar med den.

Att förstå hur individer och team arbetar hjälper dig att prioritera initiativ, inklusive dagliga processer, föredragna arbetsflöden och beskrivning av rutinmässiga arbetsuppgifter. Ett av de enklaste (och bästa) sätten att förstå fördelarna och eventuella konsekvenser av föreslagna förändringar för dina teammedlemmar är att ge dem insyn i processen och involvera dem i beslutsfattandet.

Teknik- och implementeringspartner

Din implementeringspartner bör fungera som din förändringsagent, ge råd om din övergripande projektplanering, samtidigt som hen ger projektstöd och redogör för viktiga tekniska överväganden.

Viktigast av allt – de bör samarbeta med dig för att stödja dina ansträngningar att främja efterlevnad och införande.

Välja och implementera ditt nästa dokumenthanteringssystem (DMS)

Det är inte lätt att införa eller engagera sig i en ny process, men att satsa på en genomtänkt strategi för förändringshantering är det bästa sättet att utnyttja din teknik och skapa förutsättningar för framgång för ditt företag eller din juridiska avdelning. Det är viktigt att välja en strategisk partner, inte bara för de olika tekniska övervägandena, utan också för att driva på införandet av ditt nya DMS.

På Affinity Consulting vet vi att det bästa sättet att komma igång är att utvärdera din nuvarande dokumenthanteringsstrategi, kartlägga viktiga tekniska aspekter som kan påverka projektets resultat ochsedanbygga vidare på rekommendationer och föreslagna lösningar.

Att lägga en stark grund från början är det bästa sättet att öka din jurists förmåga att framgångsrikt anpassa sig till och använda ny teknik.

Är du redo att börja planera ditt nästa projekt? Affinity Consulting kan fungera som din partner och hjälpa dig att uppnå dina projektmål, samtidigt som vi hjälper ditt team att snabbt anpassa sig till de nya tekniklösningarna.Läs mer här.

###

Artikel skriven av Michelle Willette på Affinity. Michelle fokuserar på projektledning och konsulttjänster för att utveckla framgångsrika implementeringar av dokumenthantering. Dessutom är hon engagerad i kundernas framgång genom att agera som partner och strategisk rådgivare till advokatbyråer för att utveckla introduktionsinitiativ, lösningar för tekniska och affärsmässiga frågor samt ta fram skräddarsydda utbildningsprogram som syftar till att öka användarnas acceptans.