Los profesionales de la abogacía están cada vez más preocupados por cómo la gestión de las tareas administrativas está afectando a su capacidad para aplicar su experiencia a un trabajo más interesante y de mayor valor. Y según un informe de Bloomberg Law, el 61% de los bufetes de abogados y el 70% de los equipos jurídicos internos afirman que la mejora de la eficiencia es el principal motor de sus implantaciones tecnológicas.

Las organizaciones con visión de futuro están identificando los procesos manuales repetitivos y aplicando la automatización para mejorar sus flujos de trabajo, de modo que puedan dedicar más tiempo al trabajo principal y al valor añadido estratégico.

Existen cuatro tipos de automatización que los equipos pueden aplicar para lograr una mayor eficiencia: automatización de procesos empresariales, automatización de procesos inteligentes, automatización de procesos robóticos e hiperautomatización.

1. Automatización de procesos empresariales

Este tipo de automatización se centra en sistemas y procesos, aplicando la tecnología para simplificar y automatizar los flujos de trabajo. Por ejemplo, un bufete de abogados o un equipo jurídico podría aplicar la automatización de procesos empresariales para digitalizar documentos y trabajar con ellos de forma más eficiente en una plataforma de gestión de documentos. Otro tipo de automatización incluiría la automatización de documentos jurídicos, que aprovecha los datos capturados a lo largo de la relación con el cliente que pueden utilizarse para rellenar automáticamente plantillas y crear documentos jurídicos personalizados.

2. Automatización inteligente de procesos

El proceso inteligente lleva la automatización de los procesos empresariales al siguiente nivel, optimizando los flujos de trabajo automatizados. Automatiza aún más partes del proceso, reduciendo aún más el número de interacciones manuales. Para lograrlo, la automatización inteligente de procesos introduce el procesamiento del lenguaje natural y tecnologías similares para procesar datos de diversas fuentes. Por ejemplo, una plataforma de software podría utilizar la automatización inteligente de procesos para escanear contratos e identificar cómo varias cláusulas coinciden (o no) con el lenguaje esperado.

3. Automatización robótica de procesos

Este tipo de automatización se distingue por sus potentes capacidades para manejar grandes volúmenes. Mediante la automatización robótica de procesos, una empresa puede configurar software para capturar e interpretar aplicaciones para manipular datos, activar respuestas y comunicarse con otros sistemas digitales. Por ejemplo, una empresa puede utilizar la automatización robótica de procesos para realizar búsquedas de marcas a escala mundial, supervisar cuestiones normativas y recibir alertas cuando un problema requiera atención, o llevar a cabo la diligencia debida sobre proveedores y socios.

4. Hiperautomatización

La hiperautomatización es una técnica que implica varios tipos de automatización y utiliza múltiples tecnologías para acelerar la automatización en toda la organización. Suele basarse en el aprendizaje automático y otras tecnologías avanzadas para identificar y aplicar oportunidades de mejora de la eficiencia. Pero la hiperautomatización no pretende sustituir la intervención humana. El objetivo es optimizar totalmente los procesos y reducir el riesgo, permitiendo al mismo tiempo que los humanos inyecten fácilmente su experiencia para mejorar el rendimiento.

Por ejemplo, un equipo jurídico podría utilizar la hiperautomatización para escanear correos electrónicos y archivos adjuntos, descargar datos, extraer partes relevantes de los datos, introducir estos datos en las ubicaciones apropiadas de un sistema de gestión de documentos y, a continuación, activar una alerta para alguien dentro de la organización con información importante sobre la que haya que actuar basándose en conocimientos específicos.

Gartner, Deloitte y otros grupos de expertos en tecnología han incluido la hiperautomatización en sus listas de tecnologías de moda, y con razón. La inversión en hiperautomatización es muy rentable porque reduce drásticamente los errores y mejora la calidad, al tiempo que libera a miembros del equipo con valiosos conocimientos para que se centren en tareas más importantes. En concreto, Gartner afirma que "el aumento de la atención prestada al crecimiento, la digitalización y la excelencia operativa ha puesto de manifiesto la necesidad de una automatización mejor y más generalizada". La hiperautomatización es un enfoque impulsado por el negocio para identificar, examinar y automatizar tantos procesos empresariales y de TI como sea posible." A escala, la automatización tiene el poder de transformar los flujos de trabajo y mejorar enormemente la forma en que se realiza el trabajo.

"La hiperautomatización se presta a la mejora continua, que construye una ventaja competitiva a medida que el sistema mejora en la recopilación, el análisis, la colocación y la predicción de resultados. Los sistemas que funcionan bien tienen la capacidad de agilizar los flujos de trabajo que inicialmente se consideraban demasiado complejos para la automatización y, a escala, revolucionar la forma en que los responsables de la toma de decisiones utilizan y aplican los datos de su organización."

Mike Lucas, Director de Información de Wilson Sonsini

Cómo aprovechar la automatización

La mayoría de las organizaciones han ido uniendo sistemas y procesos a lo largo del tiempo, lo que ha dado lugar a un batiburrillo de ineficacia y numerosos puntos de fallo potenciales. Si este es el caso de su organización, considere la posibilidad de buscar oportunidades de automatización y crear enfoques estándar que fomenten la coherencia. Incluya en su evaluación sistemas, procesos, aplicaciones, flujos de trabajo y a las personas que realizan el trabajo. Para obtener resultados rápidos, estudie la posibilidad de implantar herramientas de bajo/ningún código para mejorar la automatización de los documentos y los procesos de aprobación, a fin de aumentar la eficacia y la calidad.

"Un reto importante a la hora de lograr la hiperautomatización es conectar los sistemas entre sí para disponer de todos los puntos de datos necesarios, así que considere soluciones que ya funcionen con las herramientas que utiliza su personal. A medida que sus tecnologías se combinan, se convierten en algo más que la suma de sus partes para aportar nuevas capacidades y un mayor valor."

Mike Ferrara, Director de Deloitte Legal Business Services

La clave está en encontrar un equilibrio con las mejores plataformas que se integren perfectamente entre sí. Busque tecnologías que ofrezcan una interfaz fácil de usar con las funciones que necesita para realizar las automatizaciones deseadas. Aunque lo ideal es encontrar todo lo que necesita en una sola plataforma, para aplicaciones más complejas puede que tenga que considerar varias soluciones integradas. Por ejemplo, aprovechar herramientas como Power Automate de Microsoft para ampliar la funcionalidad de las API de su plataforma individual puede aportar soluciones potentes a problemas cotidianos. Las plataformas que comparten abiertamente sus API deberían encabezar la lista.

¿Quiere saber de qué más hablan los líderes del sector jurídico? Descargar 10 Legal Tech Trends for 2022 and Beyond para bufetes de abogados y Departamentos Jurídicos Corporativos para descubrir más tendencias tecnológicas que tienen el potencial de impulsar resultados significativos.

Automatice los flujos de trabajo de los equipos jurídicos y proporcione a los usuarios un conjunto versátil de herramientas para agilizar las tareas administrativas básicas con NetDocuments Power Automate Connector.