Las implantaciones tecnológicas nunca son fáciles para los responsables de operaciones jurídicas. Pero antes de que alguien llegue a esa fase, primero tiene que construir un caso empresarial para la nueva tecnología, y eso sigue siendo un reto persistente. ¿El mayor reto? A menudo, es convencer al departamento de TI de la empresa, que se encarga de mantener los costes del software bajo control, gestionar las licencias y mantener las herramientas lo más racionalizadas y coherentes posible en toda la organización.

Por lo tanto, no es de extrañar que estos expertos en TI a menudo se muestren reticentes cuando se les pregunta sobre la compra y el mantenimiento de herramientas específicas para el ámbito jurídico.

Muchas veces, el departamento de TI corporativo simplemente no entiende por qué el departamento jurídico tiene necesidades que son lo suficientemente únicas como para justificar una solución dedicada. Eso significa que a menudo corresponde a las operaciones jurídicas convencer a un departamento de TI (bastante razonablemente) escéptico de que una solución genérica como SharePoint no es realmente suficiente para el departamento jurídico y que una solución específica para el departamento jurídico merece el presupuesto y el apoyo adicionales.

Esa fue una de las principales conclusiones del reciente estudio cualitativo de Blickstein Group, realizado conjuntamente con NetDocuments.

Conseguir que la TI se ponga a bordo

Para comprender mejor por qué los departamentos jurídicos de las empresas consideran que las herramientas específicas del ámbito jurídico son una inversión presupuestaria y de recursos por la que quieren luchar, entrevistamos a profesionales de diversos sectores con funciones que van desde las operaciones jurídicas a la informática, pasando por el asesoramiento general.

Después de haber pasado dos décadas comercializando soluciones para equipos jurídicos internos -incluso en la primera conferencia CLOC hace casi 10 años-, mis oídos se agudizaron cuando cada uno de nuestros entrevistados mencionó como uno de sus retos conseguir que el departamento de TI corporativo se sumara a su iniciativa. Se trata de una lucha común tanto para los profesionales de las operaciones jurídicas como para los proveedores de tecnología. Al fin y al cabo, es imposible darse cuenta de las ventajas que ofrece una tecnología jurídica si nunca se llega a poner en práctica.    

En nuestro informe "Convertir el caos de los datos en valor", recogimos las impresiones de cuatro grandes empresas que, a pesar de pertenecer a sectores completamente distintos, encontraron muchas de las mismas cosas valiosas para sus operaciones, todas ellas relacionadas con disponer de funciones diseñadas específicamente para el ámbito jurídico. Nuestros sujetos fueron metódicos a la hora de crear una coalición de partidarios de sus proyectos, desde los usuarios hasta los líderes, pasando por las partes interesadas ajenas al ámbito jurídico.

Y nos dijeron que, aunque sus abogados tienen necesidades y formas de trabajar únicas, construyeron casos empresariales centrados en las ramificaciones para la empresa en su conjunto. Eran cosas como

• Los documentos legales representan intrínsecamente (y ayudan a mitigar) el riesgo. Necesitan estar muy organizados y contar con capas adicionales de seguridad. Funciones como la capacidad de crear espacios de trabajo, integrar correos electrónicos y realizar un seguimiento de las conversaciones son especialmente importantes para los equipos jurídicos.
• La incapacidad de indexar, y por tanto de encontrar apalancamiento, el producto del trabajo jurídico existente, por ejemplo, puede dificultar la respuesta a las solicitudes legales.
• Permitir una colaboración más fácil entre los abogados internos y externos y la empresa a la que apoyan puede conducir a acuerdos más rápidos y ventajas competitivas, además de mantener a todos eficientes y contentos.

La pérdida de todas estas funciones puede inhibir la internalización del trabajo y costar mucho dinero a la empresa.

Póngase su sombrero de marketing

Durante estas entrevistas, reconocí muchos paralelismos entre las tareas a las que se enfrentan los equipos de ventas y marketing de software jurídico y las que deben abordar los equipos jurídicos corporativos para vender sus iniciativas a la empresa. Aunque los equipos de TI corporativos no deben ser vistos como un bloqueador -y probablemente no pretendan serlo-, una gran parte de su papel consiste en agilizar la implantación y el soporte de la tecnología por parte de la empresa. La prueba de que una herramienta específica para el ámbito jurídico no es redundante con la pila tecnológica existente es algo que el departamento de TI necesita de forma natural, y los profesionales de las operaciones jurídicas deben tener una estrategia para proporcionarla. Se aplican muchos de los mismos principios utilizados por los profesionales del marketing: Defina por qué la herramienta que desea es diferenciadora, articule el valor que aporta y socialice esa información con personas que puedan defender su causa.

Profundice en el informe completo

Le invitamos a leer el informe completo en el que se expone cómo otros han afrontado éste y otros retos en el curso de la adquisición e implantación de tecnología específica para el ámbito jurídico.

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