Las implantaciones tecnológicas nunca son fáciles para los responsables de operaciones jurídicas. Pero antes de llegar a esa fase, primero hay que crear un caso empresarial para la nueva tecnología, y eso sigue siendo un reto persistente. ¿El mayor reto? A menudo, convencer al departamento de TI de la empresa, que se encarga de mantener los costes del software bajo control, gestionar las licencias y mantener las herramientas lo más racionalizadas y coherentes posible en toda la organización.

Por eso no es de extrañar que estos expertos en TI se muestren reticentes cuando se les pregunta por la adquisición y el mantenimiento de herramientas jurídicas específicas.

Muchas veces, el departamento de TI de la empresa no entiende por qué el departamento jurídico tiene necesidades lo bastante específicas como para justificar una solución dedicada. Esto significa que a menudo corresponde a las operaciones jurídicas convencer a un departamento de TI (razonablemente) escéptico de que una solución genérica como SharePoint no es suficiente para el departamento jurídico y que una solución específica merece el presupuesto y el apoyo adicionales.

Esa fue una de las principales conclusiones del reciente estudio cualitativo de Blickstein Group, realizado en colaboración con NetDocuments.

Conseguir la participación de los informáticos

Para comprender mejor por qué los departamentos jurídicos de las empresas consideran que las herramientas jurídicas específicas son una inversión presupuestaria y de recursos por la que quieren luchar, entrevistamos a profesionales de diversos sectores con funciones que van desde las operaciones jurídicas a la informática, pasando por el asesoramiento general.

Después de haber pasado dos décadas comercializando soluciones para equipos jurídicos internos -incluso en la primera conferencia CLOC hace casi 10 años-, mis oídos se agudizaron cuando cada uno de nuestros entrevistados mencionó como uno de sus retos conseguir que el departamento de TI corporativo se sumara a su iniciativa. Se trata de una lucha habitual tanto para los profesionales de operaciones jurídicas como para los proveedores de tecnología. Al fin y al cabo, es imposible aprovechar las ventajas que ofrece una tecnología jurídica si nunca se llega a poner en práctica.    

En nuestro informe "Turning Data Chaos into Value" (Convirtiendo el caos de datos en valor), recopilamos información de cuatro grandes empresas que, a pesar de pertenecer a sectores completamente diferentes, encontraron muchas de las mismas cosas valiosas para sus operaciones, todas ellas relacionadas con el hecho de tener funciones diseñadas específicamente para el ámbito jurídico. Nuestros participantes fueron metódicos a la hora de crear una coalición de partidarios de sus proyectos, desde usuarios hasta líderes y partes interesadas ajenas al ámbito jurídico.

Y nos dijeron que, aunque sus abogados tienen necesidades y formas de trabajar únicas, elaboraban casos empresariales centrados en las ramificaciones para la empresa en su conjunto. Eran cosas como:

• Los documentos jurídicos representan intrínsecamente un riesgo (y ayudan a mitigarlo). Necesitan estar muy organizados y contar con capas adicionales de seguridad. Funciones como la posibilidad de crear espacios de trabajo, integrar correos electrónicos y hacer un seguimiento de las conversaciones son especialmente importantes para los equipos jurídicos.
• Por ejemplo, la imposibilidad de indexar y, por tanto, de aprovechar el producto del trabajo jurídico existente puede dificultar la respuesta a las solicitudes legales.
• Facilitar la colaboración entre los abogados internos y externos y la empresa a la que prestan apoyo puede agilizar los acuerdos y aportar ventajas competitivas, además de mantener la eficiencia y la satisfacción de todos.

La pérdida de todas estas funciones puede impedir la internalización del trabajo y costar mucho dinero a la empresa.

Póngase el sombrero del marketing

Durante estas entrevistas, reconocí muchos paralelismos entre las tareas a las que se enfrentan los equipos de ventas y marketing de software jurídico y las que deben abordar los equipos jurídicos corporativos para vender sus iniciativas a la empresa. Aunque los equipos de TI corporativos no deben ser vistos como un obstáculo -y probablemente no pretendan serlo-, una gran parte de su papel consiste en agilizar la implementación y el soporte de la tecnología por parte de la empresa. La prueba de que una herramienta jurídica específica no es redundante con la pila tecnológica existente es algo que TI necesita de forma natural, y los profesionales de operaciones jurídicas deben tener una estrategia para proporcionarla. Se aplican muchos de los principios utilizados por los profesionales del marketing: Defina por qué la herramienta que desea se diferencia de las demás, articule el valor que aporta y socialice esa información con personas que puedan defender su causa.

Profundice en el informe completo

Le invitamos a leer el informe completo, en el que se explica cómo otros han afrontado este y otros retos a la hora de adquirir e implantar tecnología específicamente jurídica.

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