As implementações de tecnologia nunca são fáceis para os líderes de operações jurídicas. Mas antes de chegar a esse estágio, é preciso primeiro criar um caso de negócios para a nova tecnologia - e isso continua sendo um desafio persistente. O maior desafio? Muitas vezes, é convencer o departamento de TI corporativo, que é encarregado de manter os custos de software sob controle, lidar com licenças e manter as ferramentas o mais simplificadas e consistentes possível em toda a organização.

Portanto, não é de surpreender que esses especialistas em TI muitas vezes se recusem a comprar e manter ferramentas específicas para o setor jurídico.

Muitas vezes, a TI corporativa simplesmente não entende por que o departamento jurídico tem necessidades únicas o suficiente para justificar uma solução dedicada. Isso significa que, muitas vezes, cabe às operações jurídicas convencer um departamento de TI (razoavelmente) cético de que uma solução genérica, como o SharePoint, não é suficiente para o departamento jurídico e que uma solução específica para o setor vale o orçamento e o suporte adicionais.

Essa foi uma das principais conclusões do recente estudo qualitativo do Blickstein Group, realizado em conjunto com a NetDocuments.

Obter a participação da TI

Para entender melhor por que os departamentos jurídicos corporativos acham que as ferramentas específicas para o setor jurídico são um investimento orçamentário e de recursos pelo qual querem lutar, entrevistamos profissionais de diversos setores com funções que variam de operações jurídicas, TI e assessoria jurídica geral.

Tendo passado duas décadas comercializando soluções para equipes jurídicas internas - inclusive na primeira conferência da CLOC, há quase 10 anos -, meus ouvidos se animaram quando cada um de nossos entrevistados mencionou como um de seus desafios a adesão da TI corporativa à sua iniciativa. Essa é uma luta comum tanto para os profissionais de operações jurídicas quanto para os fornecedores de tecnologia. Afinal de contas, é impossível perceber os benefícios que uma tecnologia jurídica tem a oferecer se o você nunca chegar a implementá-la.    

Em nosso relatório "Turning Data Chaos into Value" (Transformando o caos dos dados em valor), reunimos insights de quatro grandes empresas que, apesar de pertencerem a setores completamente diferentes, descobriram que muitas das mesmas coisas eram valiosas para suas operações, todas relacionadas a recursos projetados especificamente para o setor jurídico. Nossos entrevistados foram metódicos na criação de uma coalizão de apoiadores para seus projetos, de usuários a líderes e partes interessadas fora do setor jurídico.

E eles nos disseram que, embora seus advogados tenham necessidades e formas de trabalho exclusivas, eles criaram casos de negócios com foco nas ramificações para a empresa como um todo. Eram coisas como:

• Os documentos jurídicos representam inerentemente (e ajudam a reduzir) riscos. Eles precisam ser altamente organizados e receber camadas extras de segurança. Recursos como a capacidade de criar espaços de trabalho, integrar e-mails e rastrear conversas são especialmente importantes para as equipes jurídicas.
• A incapacidade de indexar e, portanto, de encontrar alavancagem, o produto do trabalho jurídico existente, por exemplo, pode dificultar a resposta às solicitações legais.
• Permitir uma colaboração mais fácil entre advogados internos e externos e a empresa que eles estão apoiando pode levar a negócios mais rápidos e vantagens competitivas, além de manter todos eficientes e satisfeitos.

A perda de todas essas funções pode inibir o trabalho interno e custar muito dinheiro à empresa.

Coloque seu chapéu de marketing

Durante essas entrevistas, reconheci muitos paralelos entre as tarefas que as equipes de marketing e vendas de software jurídico enfrentam e aquelas que as equipes jurídicas corporativas precisam enfrentar para vender suas iniciativas para a empresa. Embora as equipes de TI corporativas não devam ser vistas como - e provavelmente não pretendam ser - um bloqueador, uma grande parte de seu papel é agilizar a implementação e o suporte de tecnologia da empresa. A prova de que uma ferramenta específica para o setor jurídico não é redundante em relação à pilha de tecnologia existente é algo de que a TI naturalmente precisa, e os profissionais de operações jurídicas devem ter uma estratégia para fornecê-la. Muitos dos mesmos princípios usados pelos profissionais de marketing se aplicam: Defina por que a ferramenta que o você deseja é diferenciada, articule o valor que ela oferece e socialize essas informações com pessoas que possam defender sua causa.

Aprofunde-se no relatório completo

Convidamos os vocêes a lerem o relatório completo que descreve como outras empresas enfrentaram esse e outros desafios durante a aquisição e implementação de tecnologia específica para o setor jurídico.

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