Teknikimplementeringar är aldrig enkla för ledare inom juridik. Men innan man når det stadiet måste man först ta fram ett affärsunderlag för den nya tekniken – och det är en ständig utmaning. Den största utmaningen? Ofta handlar det om att övertyga företagets IT-avdelning, som har till uppgift att hålla nere kostnaderna för programvara, hantera licenser och se till att verktygen är så strömlinjeformade och enhetliga som möjligt inom hela organisationen.

Det är därför inte så konstigt att dessa IT-experter ofta tvekar när de blir tillfrågade om inköp och underhåll av juridikspecifika verktyg.

Ofta förstår företagets IT-avdelning inte varför den juridiska avdelningen har behov som är så unika att de kräver en särskild lösning. Det innebär att det ofta faller på den juridiska avdelningen att övertyga en (ganska rimligt) skeptisk IT-avdelning om att en generisk lösning som SharePoint inte räcker för den juridiska avdelningen och att en juridikspecifik lösning är värd den extra budgeten och supporten.

Det var en av de viktigaste slutsatserna i Blickstein Groups senaste kvalitativa studie, som genomfördes i samarbete med NetDocuments.

Få IT ombord

För att bättre förstå varför företagsjuridiska avdelningar anser att juridiska verktyg är en budget- och resursinvestering som de vill kämpa för, intervjuade vi yrkesverksamma från en rad olika branscher med roller som varierade från juridisk verksamhet till IT och chefsjurist.

Efter att ha tillbringat två decennier med att marknadsföra lösningar till interna juridiska team – bland annat på den allra första CLOC-konferensen för nästan tio år sedan – spetsade jag öronen när alla våra intervjupersoner nämnde att en av deras utmaningar var att få företagets IT-avdelning att ställa sig bakom deras initiativ. Detta är en vanlig utmaning för både juridiska experter och teknikleverantörer. Det är ju trots allt omöjligt att dra nytta av de fördelar som en viss juridisk teknik har att erbjuda om man aldrig får implementera den.    

I vår rapport”Turning Data Chaos into Value” har vi samlat insikter från fyra stora företag som, trots att de verkar inom helt olika branscher, fann många av samma saker värdefulla för sin verksamhet, alla relaterade till att ha funktioner som är specifikt utformade för juridik. Våra intervjupersoner var metodiska när det gällde att bygga upp en koalition av stödjare för sina projekt, från användare till ledare till intressenter utanför juridik.

Och de berättade för oss att även om deras jurister har unika behov och arbetssätt, så byggde de affärsmodeller som fokuserade på konsekvenserna för verksamheten som helhet. Det handlade om saker som:

• Juridiska dokument innebär i sig risker (och bidrar till att minska dessa). De måste vara välorganiserade och ha extra säkerhetsnivåer. Funktioner som möjligheten att skapa arbetsytor, integrera e-post och spåra konversationer är särskilt viktiga för juridiska team.
• Oförmågan att indexera, och därmed hitta hävstångseffekter, i befintliga juridiska arbetsresultat kan till exempel göra det svårt att svara på juridiska förfrågningar.
• Att underlätta samarbetet mellan interna och externa jurister och de företag de stödjer kan leda till snabbare affärer och konkurrensfördelar, samt göra alla mer effektiva och nöjda.

Förlusten av alla dessa funktioner kan hindra arbetet internt och kosta företaget stora summor pengar.

Sätt på dig din marknadsföringshatt

Under dessa intervjuer upptäckte jag många paralleller mellan de uppgifter som sälj- och marknadsföringsteam för juridisk programvara står inför och de som företagens juridiska team måste ta itu med för att sälja in sina initiativ till verksamheten. Även om företagens IT-team inte bör ses som – och sannolikt inte heller vill ses som – ett hinder, är en stor del av deras roll att effektivisera företagets implementering och support av teknik. IT-avdelningen behöver naturligtvis bevis för att ett juridikspecifikt verktyg inte är överflödigt i förhållande till den befintliga teknikstacken, och juridiska experter måste ha en strategi för att tillhandahålla detta. Många av de principer som marknadsförare använder gäller även här: Definiera varför det verktyg du vill ha är annorlunda, formulera det värde det tillför och dela denna information med personer som kan stödja din sak.

Läs mer i den fullständiga rapporten

Vi uppmanar dig att läsa hela rapporten som beskriver hur andra har hanterat denna och andra utmaningar i samband med upphandling och implementering av juridikspecifik teknik.

‍