L’implementazione delle tecnologie non è mai facile per i responsabili delle operazioni legali. Ma prima ancora di arrivare a quella fase, è necessario elaborare un business case a sostegno della nuova tecnologia – e questa rimane una sfida costante. La sfida più grande? Spesso consiste nel convincere il reparto IT aziendale, incaricato di tenere sotto controllo i costi del software, gestire le licenze e garantire che gli strumenti siano il più possibile snelli e uniformi in tutta l’organizzazione.

Non sorprende quindi che questi esperti informatici spesso esitino quando viene loro chiesto di acquistare e gestire strumenti specifici per il settore legale.

Molte volte, il reparto IT aziendale semplicemente non capisce perché l’ufficio legale abbia esigenze talmente specifiche da giustificare una soluzione dedicata. Ciò significa che spesso spetta all’ufficio legale convincere un reparto IT (giustamente) scettico del fatto che una soluzione generica come SharePoint non sia in realtà adeguata alle esigenze dell’ufficio legale e che una soluzione specifica per l’ambito legale valga la spesa aggiuntiva e il supporto necessario.

Questo è stato uno dei risultati principali emersi dal recente studio qualitativo condotto dal Blickstein Group in collaborazione con NetDocuments.

Coinvolgere il reparto IT

Per comprendere meglio perché gli uffici legali aziendali ritengano che gli strumenti specifici per il settore legale rappresentino un investimento in termini di budget e risorse per cui vale la pena battersi, abbiamo intervistato professionisti provenienti da diversi settori, con ruoli che spaziano dalle operazioni legali all’IT fino alla figura del general counsel.

Avendo trascorso due decenni a promuovere soluzioni rivolte agli uffici legali interni – anche in occasione della primissima conferenza CLOC, quasi 10 anni fa – ho drizzato le orecchie quando tutti i nostri intervistati hanno menzionato il coinvolgimento del reparto IT aziendale nella loro iniziativa come una delle loro sfide. Si tratta di una difficoltà comune sia per i professionisti delle operazioni legali che per i fornitori di tecnologia. Dopotutto, è impossibile ottenere i benefici che una tecnologia legale ha da offrire se non si riesce mai a implementarla.    

Nel nostro rapporto“Trasformare il caos dei dati in valore”, abbiamo raccolto le testimonianze di quattro grandi aziende che, pur operando in settori completamente diversi, hanno individuato molti elementi comuni di valore per le loro attività, tutti legati alla presenza di funzionalità progettate specificamente per l’ufficio legale. I nostri intervistati hanno adottato un approccio metodico nella creazione di una coalizione di sostenitori per i propri progetti, che comprendeva utenti, dirigenti e parti interessate al di fuori dell’ufficio legale.

E ci hanno spiegato che, sebbene i loro avvocati abbiano esigenze e modalità di lavoro specifiche, hanno elaborato analisi di fattibilità incentrate sulle ripercussioni sull’azienda nel suo complesso. Si trattava, ad esempio, di:

• I documenti legali rappresentano intrinsecamente un rischio (e contribuiscono a mitigarlo). Devono essere organizzati in modo ottimale e dotati di livelli di sicurezza aggiuntivi. Funzionalità quali la possibilità di creare spazi di lavoro, integrare le e-mail e tenere traccia delle conversazioni sono particolarmente importanti per i team legali.
• L'impossibilità di indicizzare, e quindi di sfruttare, il materiale legale esistente, ad esempio, può rendere difficile rispondere alle richieste legali.
• Facilitare la collaborazione tra i legali interni ed esterni e il reparto aziendale che assistono può portare a conclusioni più rapide delle trattative e a vantaggi competitivi, oltre a garantire l’efficienza e la soddisfazione di tutti.

La perdita di tutte queste funzioni può impedire di svolgere il lavoro internamente e comportare ingenti costi per l'azienda.

Mettiti nei panni del marketer

Durante queste interviste, ho individuato molti parallelismi tra i compiti che i team di vendita e marketing dei software legali devono affrontare e quelli che i team legali aziendali devono affrontare per promuovere le proprie iniziative all’interno dell’azienda. Sebbene i team IT aziendali non debbano essere visti come un ostacolo – e probabilmente non intendono esserlo – una parte importante del loro ruolo consiste nel semplificare l’implementazione e il supporto tecnologico da parte dell’azienda. La dimostrazione che uno strumento specifico per il settore legale non sia ridondante rispetto allo stack tecnologico esistente è qualcosa di cui l’IT ha naturalmente bisogno, e i professionisti delle operazioni legali devono disporre di una strategia per fornirla. Si applicano molti degli stessi principi utilizzati dai professionisti del marketing: definire perché lo strumento desiderato è differenziato, articolare il valore che offre e diffondere tali informazioni tra le persone che possono sostenere la vostra causa.

Approfondisci l'argomento nel rapporto completo

Vi invitiamo a leggere il rapporto completo, che illustra come altre realtà abbiano affrontato questa e altre sfide nel corso dell’acquisizione e dell’implementazione di tecnologie specifiche per il settore legale.

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