Technologische implementaties zijn nooit eenvoudig voor leidinggevenden op juridisch gebied. Maar voordat iemand dat stadium bereikt, moet hij of zij eerst een businesscase voor de nieuwe technologie opstellen – en dat blijft een voortdurende uitdaging. De grootste uitdaging? Vaak is dat het overtuigen van de IT-afdeling van het bedrijf, die verantwoordelijk is voor het beheersen van de softwarekosten, het regelen van licenties en het zo gestroomlijnd en consistent mogelijk houden van de tools binnen de hele organisatie.

Het is dan ook geen verrassing dat deze IT-experts vaak terughoudend zijn wanneer hen wordt gevraagd naar de aanschaf en het onderhoud van juridische tools.

Vaak begrijpt de IT-afdeling van een bedrijf niet waarom de juridische afdeling behoeften heeft die zo uniek zijn dat ze een speciale oplossing vereisen. Dat betekent dat het vaak aan de juridische afdeling is om een (redelijkerwijs) sceptische IT-afdeling ervan te overtuigen dat een generieke oplossing zoals SharePoint niet voldoet voor de juridische afdeling en dat een specifieke oplossing voor de juridische afdeling het extra budget en de extra ondersteuning waard is.

Dat was een van de belangrijkste bevindingen in het recente kwalitatieve onderzoek van Blickstein Group, uitgevoerd in samenwerking met NetDocuments.

IT aan boord krijgen

Om beter te begrijpen waarom juridische afdelingen van bedrijven juridische tools beschouwen als een investering in budget en middelen waarvoor ze willen vechten, hebben we professionals uit verschillende sectoren geïnterviewd, met functies variërend van juridische zaken tot IT en algemeen juridisch adviseur.

Na twintig jaar ervaring met het verkopen van oplossingen aan interne juridische teams – waaronder op de allereerste CLOC-conferentie bijna tien jaar geleden – spitste ik mijn oren toen al onze geïnterviewden het betrekken van de IT-afdeling bij hun initiatief als een van hun uitdagingen noemden. Dit is een veelvoorkomend probleem voor zowel juridische professionals als technologieleveranciers. Het is immers onmogelijk om de voordelen van een stukje juridische technologie te realiseren als je het nooit kunt implementeren.    

In ons rapport'Turning Data Chaos into Value' hebben we inzichten verzameld van vier grote bedrijven die, ondanks dat ze in totaal verschillende sectoren actief zijn, veel van dezelfde zaken waardevol vonden voor hun bedrijfsvoering, allemaal gerelateerd aan functies die specifiek voor juridische doeleinden zijn ontworpen. Onze respondenten gingen methodisch te werk bij het opbouwen van een coalitie van supporters voor hun projecten, van gebruikers tot leidinggevenden tot belanghebbenden buiten de juridische sector.

En ze vertelden ons dat, hoewel hun advocaten unieke behoeften en werkwijzen hebben, ze businesscases hebben opgesteld die gericht zijn op de gevolgen voor het bedrijf als geheel. Dat waren zaken als:

• Juridische documenten vertegenwoordigen inherent risico's (en helpen deze te beperken). Ze moeten zeer goed georganiseerd zijn en extra beveiliging krijgen. Functies zoals de mogelijkheid om werkruimten te creëren, e-mails te integreren en gesprekken bij te houden, zijn vooral belangrijk voor juridische teams.
• Het onvermogen om bijvoorbeeld bestaande juridische werkproducten te indexeren en dus te benutten, kan het moeilijk maken om op juridische verzoeken te reageren.
• Door een eenvoudigere samenwerking tussen interne en externe advocaten en het bedrijf dat zij ondersteunen mogelijk te maken, kunnen deals sneller worden gesloten en concurrentievoordelen worden behaald, terwijl iedereen efficiënt en tevreden blijft.

Het verlies van al deze functies kan het uitvoeren van werkzaamheden in eigen beheer belemmeren en het bedrijf veel geld kosten.

Zet je marketingpet op

Tijdens deze interviews zag ik veel parallellen tussen de taken waarmee verkoop- en marketingteams van juridische software worden geconfronteerd en die waarmee juridische teams van bedrijven worden geconfronteerd om hun initiatieven aan het bedrijf te verkopen. Hoewel IT-teams van bedrijven niet als een belemmering moeten worden gezien – en dat waarschijnlijk ook niet willen zijn – bestaat een groot deel van hun rol uit het stroomlijnen van de implementatie en ondersteuning van technologie door het bedrijf. Het bewijs dat een juridisch specifieke tool niet overbodig is voor de bestaande technologiestack is iets wat IT natuurlijk nodig heeft, en juridische professionals moeten een strategie hebben om dat te leveren. Veel van dezelfde principes die door marketeers worden gebruikt, zijn ook hier van toepassing: definieer waarom de tool die u wilt anders is, verwoord de waarde die deze biedt en deel die informatie met mensen die uw zaak kunnen verdedigen.

Duik dieper in het volledige rapport

We nodigen u uit om het volledige rapport te lezen, waarin wordt beschreven hoe anderen deze en andere uitdagingen hebben aangepakt bij de aanschaf en implementatie van juridische technologie.

‍