Teknologiimplementeringer er aldri enkle for ledere innen juridisk drift. Men før noen når det stadiet, må de først bygge en forretningsplan for den nye teknologien – og det er fortsatt en vedvarende utfordring. Den største utfordringen? Ofte er det å overbevise IT-avdelingen i bedriften, som har ansvaret for å holde programvarekostnadene under kontroll, håndtere lisenser og holde verktøyene så strømlinjeformede og konsistente som mulig på tvers av organisasjonen.

Så det er ikke overraskende at disse IT-ekspertene ofte nøler når de blir spurt om å kjøpe og vedlikeholde juridisk spesifikke verktøy.

Mange ganger forstår ikke bedriftens IT-avdeling hvorfor juridiske behov er unike nok til å rettferdiggjøre en dedikert løsning. Det betyr at det ofte er opp til juridiske operasjoner å overbevise en (rimelig) skeptisk IT-avdeling om at en generisk løsning som SharePoint faktisk ikke er nok for den juridiske avdelingen, og at en juridisk spesifikk løsning er verdt det ekstra budsjettet og støtten.

Det var et av hovedfunnene i Blickstein Groups nylige kvalitative studie, utført i samarbeid med NetDocuments.

Få IT om bord

For å bedre forstå hvorfor juridiske avdelinger i bedrifter føler at juridisk spesifikke verktøy er en budsjett- og ressursinvestering de ønsker å kjempe for, intervjuet vi fagfolk fra en rekke bransjer med roller som varierte fra juridisk drift til IT og generell rådgiver.

Etter å ha brukt to tiår på å markedsføre løsninger til interne juridiske team – inkludert på den aller første CLOC-konferansen for nesten ti år siden – spisset jeg ørene da alle intervjuobjektene våre nevnte det å få bedriftens IT-avdeling med på initiativet sitt som en av utfordringene. Dette er en vanlig kamp for både juridiske driftsmedarbeidere og teknologileverandører. Det er tross alt umulig å realisere fordelene som et juridisk teknologiprodukt har å tilby hvis du aldri får implementert det.    

I rapporten vår « Å gjøre datakaos om til verdi » samlet vi innsikt fra fire store selskaper som, til tross for at de var i helt forskjellige bransjer, syntes mange av de samme tingene var verdifulle for driften sin, alt knyttet til å ha funksjoner spesielt utviklet for juridiske fag. Forsøkspersonene våre var metodiske når det gjaldt å bygge en koalisjon av støttespillere for prosjektene sine, fra brukere til ledere og interessenter utenfor juridisk sektor.

Og de fortalte oss at selv om advokatene deres har unike behov og arbeidsmåter, bygde de forretningsplaner med fokus på konsekvenser for virksomheten som helhet. Det var ting som:

• Juridiske dokumenter representerer iboende (og bidrar til å redusere) risiko. De må være godt organiserte og gis ekstra sikkerhetslag. Funksjoner som muligheten til å opprette arbeidsområder, integrere e-poster og spore samtaler er spesielt viktige for juridiske team.
• Manglende evne til å indeksere, og dermed finne innflytelse, eksisterende juridisk arbeidsprodukt, kan for eksempel gjøre det vanskelig å svare på juridiske forespørsler.
• Å muliggjøre enklere samarbeid mellom interne og eksterne advokater og virksomheten de støtter kan føre til raskere avtaler og konkurransefortrinn, samt at alle holder seg effektive og fornøyde.

Tap av alle disse funksjonene kan hindre at man tar arbeid internt og koste bedriften mye penger.

Ta på deg markedsføringshatten

Under disse intervjuene oppdaget jeg mange paralleller mellom oppgavene som salgs- og markedsføringsteam for juridisk programvare står overfor, og de som juridiske team i bedrifter må takle for å selge sine initiativer til virksomheten. Selv om IT-team i bedrifter ikke bør sees på som – og sannsynligvis ikke har til hensikt å være – en blokkering, er en stor del av deres rolle å effektivisere selskapets implementering og støtte av teknologi. Å bevise at et juridisk spesifikt verktøy ikke er overflødig i forhold til den eksisterende teknologistakken er noe IT naturligvis trenger, og juridiske driftsmedarbeidere må ha en strategi for å tilby det. Mange av de samme prinsippene som brukes av markedsførere gjelder: Definer hvorfor verktøyet du ønsker er differensielt, formuler verdien det gir, og sosialiser denne informasjonen med folk som kan kjempe for din sak.

Dykk dypere i hele rapporten

Vi inviterer deg til å lese hele rapporten som beskriver hvordan andre har håndtert denne og andre utfordringer i forbindelse med anskaffelse og implementering av juridisk spesifikk teknologi.

‍