As implementações tecnológicas nunca são fáceis para os líderes das operações jurídicas. Mas antes de chegarem a essa fase, têm primeiro de criar uma justificação comercial para a nova tecnologia - e isso continua a ser um desafio persistente. O maior desafio? Muitas vezes, é convencer o departamento de TI da empresa, que está encarregue de manter os custos do software sob controlo, de tratar das licenças e de manter as ferramentas o mais simples e consistentes possível em toda a organização.

Por isso, não é de admirar que estes especialistas em TI se recusem frequentemente a adquirir e manter ferramentas específicas para o sector jurídico.

Muitas vezes, as TI das empresas não compreendem por que razão o departamento jurídico tem necessidades suficientemente únicas para justificar uma solução dedicada. Isto significa que, muitas vezes, cabe às operações jurídicas convencer um departamento de TI (razoavelmente) cético de que uma solução genérica como o SharePoint não é suficiente para o departamento jurídico e que uma solução específica para o departamento jurídico vale o orçamento e o apoio adicionais.

Esta foi uma das principais conclusões do recente estudo qualitativo do Blickstein Group, efectuado em conjunto com a NetDocuments.

Integração das TI

Para compreender melhor por que razão os departamentos jurídicos das empresas consideram que as ferramentas específicas para o sector jurídico são um investimento orçamental e de recursos pelo qual querem lutar, entrevistámos profissionais de vários sectores com funções que vão desde as operações jurídicas às TI e ao conselho geral.

Tendo passado duas décadas a comercializar soluções para as equipas jurídicas internas - incluindo a primeira conferência CLOC, há quase 10 anos - os meus ouvidos ficaram atentos quando cada um dos nossos entrevistados mencionou como um dos seus desafios conseguir que as TI das empresas aderissem à sua iniciativa. Essa é uma luta comum tanto para os profissionais de operações jurídicas quanto para os fornecedores de tecnologia. Afinal, é impossível perceber os benefícios que uma peça de tecnologia jurídica tem para oferecer se nunca a conseguirmos implementar.    

No nosso relatório "Transformar o caos dos dados em valor", reunimos informações de quatro grandes empresas que, apesar de pertencerem a sectores de atividade completamente diferentes, consideraram muitos dos mesmos aspectos valiosos para as suas operações, todos relacionados com a existência de funcionalidades concebidas especificamente para o sector jurídico. Os nossos participantes foram metódicos na criação de uma coligação de apoiantes para os seus projectos, desde utilizadores a líderes e partes interessadas fora do sector jurídico.

E disseram-nos que, apesar de os seus advogados terem necessidades e formas de trabalhar únicas, construíram casos de negócios centrados nas ramificações para a empresa como um todo. Eram coisas como:

• Os documentos jurídicos representam inerentemente (e ajudam a mitigar) o risco. Precisam de ser altamente organizados e de receber camadas extra de segurança. Funcionalidades como a capacidade de criar espaços de trabalho, integrar e-mails e acompanhar conversas são especialmente importantes para as equipas jurídicas.
• Por exemplo, a incapacidade de indexar e, por conseguinte, de encontrar o produto do trabalho jurídico existente, pode dificultar a resposta a pedidos jurídicos.
• Permitir uma colaboração mais fácil entre os advogados internos e externos e a empresa que estão a apoiar pode conduzir a negócios mais rápidos e vantagens competitivas, bem como manter todos eficientes e satisfeitos.

A perda de todas estas funções pode inibir a internalização do trabalho e custar muito dinheiro à empresa.

Ponha o seu chapéu de marketing

Durante estas entrevistas, reconheci muitos paralelos entre as tarefas que as equipas de vendas e marketing de software jurídico enfrentam e as que as equipas jurídicas das empresas têm de enfrentar para vender as suas iniciativas à empresa. Embora as equipas de TI das empresas não devam ser vistas como - e provavelmente não pretendem ser - um bloqueador, uma grande parte do seu papel é simplificar a implementação e o suporte da tecnologia da empresa. A prova de que uma ferramenta específica para o sector jurídico não é redundante em relação à pilha de tecnologia existente é algo de que as TI precisam naturalmente, e os profissionais de operações jurídicas têm de ter uma estratégia para a fornecer. Aplicam-se muitos dos mesmos princípios utilizados pelos profissionais de marketing: Definir por que razão a ferramenta pretendida é diferenciada, articular o valor que proporciona e socializar essa informação com pessoas que possam defender a sua causa.

Aprofundar o relatório completo

Convidamo-lo a ler o relatório completo, que descreve a forma como outros resolveram este e outros desafios no decurso da aquisição e implementação de tecnologia específica para o sector jurídico.

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