La mise en œuvre de nouvelles technologies n'est jamais facile pour les responsables des opérations juridiques. Mais avant d'en arriver là, il faut d'abord établir un dossier commercial pour la nouvelle technologie, ce qui reste un défi permanent. Le plus grand défi ? Souvent, il s'agit de convaincre le service informatique de l'entreprise, qui est chargé de contrôler les coûts des logiciels, de gérer les licences et de veiller à ce que les outils soient aussi rationalisés et cohérents que possible dans toute l'organisation.

Il n'est donc pas surprenant que ces experts en informatique hésitent souvent lorsqu'on leur demande d'acheter et d'entretenir des outils spécifiques au domaine juridique.

Souvent, le service informatique de l'entreprise ne comprend tout simplement pas pourquoi le service juridique a des besoins suffisamment spécifiques pour justifier une solution dédiée. Cela signifie qu'il incombe souvent au service juridique de convaincre un service informatique (à juste titre) sceptique qu'une solution générique telle que SharePoint ne convient pas au service juridique et qu'une solution spécifique au service juridique mérite le budget et le soutien supplémentaires.

C'est l'une des principales conclusions de la récente étude qualitative menée par Blickstein Group en collaboration avec NetDocuments.

Intégrer les technologies de l'information

Pour mieux comprendre pourquoi les services juridiques des entreprises considèrent les outils spécifiques au domaine juridique comme un investissement budgétaire et en ressources pour lequel ils doivent se battre, nous avons interrogé des professionnels issus de divers secteurs et occupant des fonctions variées, allant des opérations juridiques à l'informatique en passant par le poste de directeur juridique.

Après avoir passé deux décennies à commercialiser des solutions auprès d'équipes juridiques internes, notamment lors de la toute première conférence CLOC il y a près de 10 ans, j'ai tendu l'oreille lorsque chacun de nos interlocuteurs a mentionné comme l'un de ses défis la nécessité d'obtenir l'adhésion du service informatique de l'entreprise à son initiative. Il s'agit là d'une difficulté courante pour les professionnels des opérations juridiques comme pour les fournisseurs de technologies. Après tout, il est impossible de tirer parti des avantages offerts par une technologie juridique si vous ne parvenez jamais à la mettre en œuvre.    

Dans notre rapport intitulé «Transformer le chaos des données en valeur », nous avons recueilli les avis de quatre grandes entreprises qui, bien qu'issues de secteurs complètement différents, ont trouvé de nombreux points communs utiles à leurs activités, tous liés à des fonctionnalités spécialement conçues pour le domaine juridique. Nos sujets ont procédé de manière méthodique pour constituer une coalition de partisans de leurs projets, allant des utilisateurs aux dirigeants en passant par les parties prenantes extérieures au domaine juridique.

Ils nous ont expliqué que, bien que leurs avocats aient des besoins et des méthodes de travail spécifiques, ils ont élaboré des analyses de rentabilité axées sur les répercussions pour l'entreprise dans son ensemble. Il s'agissait notamment des éléments suivants :

• Les documents juridiques représentent intrinsèquement un risque (et contribuent à l'atténuer). Ils doivent être parfaitement organisés et bénéficier de mesures de sécurité supplémentaires. Des fonctionnalités telles que la possibilité de créer des espaces de travail, d'intégrer des e-mails et de suivre les conversations sont particulièrement importantes pour les équipes juridiques.
• L'incapacité à indexer, et donc à exploiter, les travaux juridiques existants, par exemple, peut compliquer la réponse aux demandes juridiques.
• Faciliter la collaboration entre les avocats internes et externes et l'entreprise qu'ils soutiennent peut accélérer la conclusion d'accords et offrir des avantages concurrentiels, tout en garantissant l'efficacité et la satisfaction de tous.

La perte de toutes ces fonctions peut empêcher la réalisation du travail en interne et coûter très cher à l'entreprise.

Enfilez votre casquette de marketing

Au cours de ces entretiens, j'ai constaté de nombreux parallèles entre les tâches auxquelles sont confrontées les équipes commerciales et marketing des éditeurs de logiciels juridiques et celles que doivent accomplir les équipes juridiques des entreprises pour vendre leurs initiatives à leurs dirigeants. Si les équipes informatiques des entreprises ne doivent pas être considérées comme un frein (et n'ont probablement pas l'intention de l'être), une grande partie de leur rôle consiste à rationaliser la mise en œuvre et le support technologique de l'entreprise. Les services informatiques ont naturellement besoin de preuves que les outils spécifiques au domaine juridique ne sont pas redondants par rapport aux technologies existantes, et les professionnels des opérations juridiques doivent disposer d'une stratégie pour leur fournir ces preuves. Bon nombre des principes utilisés par les spécialistes du marketing s'appliquent ici : définir en quoi l'outil que vous souhaitez utiliser se distingue des autres, articuler la valeur qu'il apporte et diffuser cette information auprès des personnes susceptibles de défendre votre cause.

Plongez plus profondément dans le rapport complet

Nous vous invitons à lire le rapport complet qui décrit comment d'autres ont relevé ce défi et d'autres défis dans le cadre de l'acquisition et de la mise en œuvre de technologies spécifiques au domaine juridique.

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