No mundo acelerado da advocacia, a maioria dos caminhos leva a documentos, portanto, o gerenciamento eficiente de documentos não se trata apenas de organização - é a pedra angular do sucesso. Para escritórios de advocacia de pequeno e médio porte, os riscos são ainda maiores, pois não conseguir acessar o conteúdo certo no momento necessário pode levar a ineficiências operacionais com impactos significativos na qualidade do serviço e na lucratividade. Mas como o você sabe quando é hora de elevar o nível de suas estratégias de documentos e fazer a transição para um sistema de gerenciamento de documentos (DMS)? Aqui estão 10 sinais a serem observados que indicam que sua clínica pode estar pronta para a mudança.

1. A busca por documentos: Tempo excessivo gasto em buscas

Se seus advogados e sua equipe estão passando mais tempo vasculhando arquivos do que aconselhando clientes, isso é um sinal de alerta. De acordo com o Relatório de Tendências Jurídicas 2023 da Clio, o advogado médio acumula apenas 2,72 horas de trabalho faturável por dia. Em outras palavras, eles estão gastando a maior parte de seu dia de trabalho em tarefas administrativas repetitivas. A pesquisa também mostrou que a dificuldade de encontrar dados ou documentos é uma das maiores barreiras à produtividade dos funcionários - sem falar na frustração.

Um DMS pode transformar uma busca demorada em uma rápida missão de busca e recuperação, liberando a sua equipe para se concentrar no que faz de melhor - a prática da advocacia. Ter uma página inicial personalizável e listas de documentos recentes e favoritos coloca tudo em que o você está trabalhando na ponta dos dedos. Além disso, ter todos os seus documentos com OCR significa que até mesmo os arquivos PDF baseados em imagens serão totalmente pesquisáveis.

"Nada é tão fabuloso quanto o NetDocuments para encontrar algo quando não tenho a menor ideia de onde preciso procurar."

Willem Leppink, Ploum

Veja como a Ploum obtém mais valor de seus arquivos com o NetDocuments.  

2. O caso dos arquivos perdidos: Perda ou extravio frequente de documentos

Quando documentos desaparecem, isso não é apenas um incômodo - pode significar a diferença entre cumprir e perder prazos críticos. Também pode ser uma perda de tempo valiosa e cara. Uma pesquisa da PricewaterhouseCoopers indica que os custos de mão de obra variam de US$ 120 a US$ 250 por arquivo para procurar arquivos perdidos ou mal arquivados.

Um DMS funciona como um cofre digital, garantindo que todos os seus documentos sejam contabilizados e fáceis de encontrar quando o você precisar deles, o que pode ser especialmente crucial quando se lida com as restrições implacáveis dos prazos legais. Ter tudo organizado em espaços de trabalho para assuntos ou projetos significa que todos estão sempre atualizados sobre o trabalho que está sendo feito.

3. Obstáculos ao trabalho remoto: Dificuldade de acesso a arquivos

A prática jurídica moderna não se limita a um escritório. Os advogados trabalham em tribunais, nas instalações dos clientes e, cada vez mais, em casa - na verdade, mais de 70% dos advogados trabalham fora do escritório pelo menos uma parte do tempo. Ter que passar por servidores de terminal e desktops remotos desperdiça tempo, custa dinheiro e prejudica a agilidade de sua empresa. Implementar um DMS baseado em nuvem significa que sua equipe pode acessar arquivos com segurança, a qualquer hora e em qualquer lugar, em qualquer dispositivo, com apenas alguns cliques.

Vale a pena observar que a capacidade de trabalhar remotamente é uma das principais prioridades entre os jovens advogados, com 44% relatando que deixariam seu emprego atual se tivessem a oportunidade de trabalhar remotamente em outro lugar. Com isso em mente, um DMS baseado em nuvem é mais do que uma ferramenta de produtividade - é um incentivo ao recrutamento.

4. Testes de trabalho em equipe: Desafios na colaboração

A colaboração eficaz em documentos é algo inegociável em escritórios de advocacia. Durante todo o ciclo de vida da questão, os arquivos precisam ser compartilhados entre sua prática, clientes, testemunhas especializadas e outros. Dados da Harvard Law School mostram que os benefícios da colaboração em um escritório de advocacia podem incluir:

• Margens mais altas
• Clientes mais fiéis
• Capacidade de cobrar mais
• Maior crescimento dos negócios

Ter ferramentas integradas para upload e download de arquivos e compartilhamento seguro de arquivos facilita os fluxos de trabalho, melhora o atendimento ao cliente e torna o DMS uma ferramenta essencial.

5. Vexação de versões: Controle inconsistente de documentos

Quando vários membros da equipe trabalham em diferentes versões de um documento sem um sistema unificador, o caos se instala. Rastrear a versão mais atual de um documento pode ser frustrante - e caro. O controle de versão de documentos ajuda a manter a integridade dos documentos por meio de um controle de versão eficaz. As soluções que oferecem esses recursos ajudam as equipes jurídicas a automatizar os processos do ciclo de vida dos documentos, controlar o conteúdo, otimizar a colaboração e fornecer uma trilha de auditoria abrangente.

Um DMS mantém a ordem fornecendo controle de versão, garantindo que todos trabalhem com o documento mais atualizado e que as versões anteriores sejam arquivadas para referência. Isso cria uma única fonte de verdade e mantém todos os membros da sua equipe na mesma página - literalmente.

"Agora que nossos documentos estão na nuvem, temos a confiança de saber que sempre encontraremos a versão ou a correspondência mais atual."

Gary Smith, Richard and Richard, P.A.

Veja como a Richard and Richard, P.A. tornou mais fácil do que nunca organizar, localizar e acessar seus arquivos ao mudar para o NetDocuments.

6. Preocupações com a confidencialidade: Riscos de segurança com informações confidenciais

A confidencialidade do cliente e a proteção dos dados são fundamentais na prática jurídica. Os tipos e o volume de dados que os escritórios de advocacia manipulam fazem deles um alvo preferencial para os criminosos cibernéticos. Uma violação pode resultar em dias de inatividade, perda de confiança, constrangimento público, custos significativos de correção e até mesmo repercussões legais. Embora o custo médio de uma violação de dados tenha atingido o recorde histórico de US$ 4,45 milhões, os escritórios de advocacia podem enfrentar custos ainda mais altos graças aos padrões e às expectativas mais elevados do setor jurídico.

Para se proteger contra esses riscos, os escritórios de advocacia precisam das camadas adicionais de proteção de um DMS robusto que ofereça protocolos de segurança avançados, criptografia e controles de acesso para proteger as informações confidenciais de olhares não autorizados.

7. A bússola do cliente: Insatisfação devido à lentidão dos processos

Investir em ferramentas intuitivas e que aumentam a produtividade pode ajudar a melhorar a reputação de sua empresa. Em um mundo em que os clientes esperam respostas imediatas e a facilidade dos aplicativos móveis para consumidores, um processo lento relacionado a documentos pode levar à insatisfação e à perda de negócios. Os advogados que utilizam habilmente a tecnologia, como um DMS, têm muito mais chances de atender ou superar as expectativas dos clientes em relação aos prazos dos processos.

Com integrações com suas outras ferramentas, criadores de conjuntos de documentos digitais e coisas como o DocuSign, um DMS pode acelerar o tempo de resposta para consultas e transações relacionadas a documentos, levando a uma experiência visivelmente aprimorada que os clientes ficarão felizes em repetir e recomendar. Mas não é só isso: os advogados que entendem de tecnologia também são vistos como tendo maior conhecimento jurídico.

Acredite ou não, a maneira como os escritórios de advocacia empregam as ferramentas tecnológicas, como os sistemas de gerenciamento de documentos, pode ter um impacto significativo na velocidade com que os casos são resolvidos.

8. Detritos digitais: Complexidades e custos do armazenamento em escala

À medida que seu escritório de advocacia cresce, o mesmo acontece com a carga de documentos digitais. Embora muitos escritórios tenham reduzido significativamente o uso de papel, a questão permanece: os advogados ainda geram um enorme volume de documentos ano após ano. Os escritórios que optam por armazenar documentos digitalmente no local precisam lidar com os altos custos iniciais e a manutenção contínua de hardware, software, segurança física e muito mais.

Por outro lado, um DMS baseado em nuvem é escalonável sob demanda, permitindo que sua empresa cresça sem ser prejudicada por restrições de armazenamento físico. Enquanto isso, o fornecedor é responsável por licenciar, manter, atualizar e proteger os servidores e outros hardwares nos bastidores, reduzindo suas despesas relacionadas à tecnologia e, ao mesmo tempo, fornecendo maior conhecimento técnico e de segurança cibernética do que o suporte de TI local. O bônus adicional é que, quando chegar a hora de aumentar o armazenamento, todo o trabalho duro será feito para o você.

"Mudar [nosso escritório de advocacia] para a nuvem era importante, pois nos ajudaria a reduzir os custos de armazenamento e nos tornar mais eficientes a longo prazo."

Toh Kok Seng, Lee & Lee

Veja como um dos escritórios de advocacia mais antigos de Cingapura finalmente passou do papel para vencer a corrida digital com o NetDocuments.

9. O enigma da conformidade: sobrecarga regulatória

Com a complexidade cada vez maior das normas de conformidade, manter-se em dia com todos os requisitos pode ser uma tarefa árdua. Felizmente, um DMS pode simplificar esse processo com recursos como cronogramas de retenção automática e acesso fácil a trilhas de auditoria, ajudando sua empresa a manter a conformidade com menos esforço.

"O NetDocuments nos permite revisar regularmente o que ainda está pendente e garantir que as questões de conformidade e governança sejam tratadas assim que surgirem. Posso fazer o login e ver onde estamos em relação aos vários assuntos e tomar as medidas necessárias."

Nina Stewart, Grupo Astraea

Veja como o Astraea Group elevou sua abordagem de conformidade e governança com o NetDocuments.  

10. O alto preço do papel: Custos indiretos dos sistemas de armazenamento físico

O custo de manutenção de documentos físicos vai além do espaço de armazenamento e da falta de acessibilidade remota. Ele inclui papel, tinta, toner, impressoras e manutenção de impressoras, pastas de arquivos, etiquetas, contêineres de armazenamento e muito mais. De acordo com uma estimativa, um armário médio de quatro gavetas custa cerca de US$ 25.000 para ser preenchido e US$ 2.000 para ser mantido anualmente.

Mas talvez o maior custo do uso de documentos físicos seja o tempo - as horas acumuladas gastas toda vez que alguém tem que vasculhar uma sala de arquivos mofada para encontrar um único documento entre milhões de páginas impressas, em vez de fazer uma simples pesquisa on-line ou ir para um espaço de trabalho específico no DMS.

Isso simplesmente não se compara à eficiência de clicar rapidamente em arquivos digitais. Um DMS não apenas reduz todos esses custos, mas também apoia um escritório mais ecológico e sem papel.

Reconhecendo os sinais

Se o você concordou com algum dos sinais acima, talvez seja hora de o seu escritório de advocacia considerar um DMS. Ao reconhecer essas ineficiências e frustrações diárias, o você pode dar um passo proativo para modernizar sua prática, melhorar a produtividade e proteger os dados de seus clientes.