No mundo dinâmico do direito, a maioria dos caminhos conduz aos documentos, pelo que a gestão eficiente dos mesmos não se resume apenas à organização — é um pilar fundamental do sucesso. Para os escritórios de advogados de pequena e média dimensão, os riscos são ainda maiores, pois a incapacidade de aceder ao conteúdo certo no momento em que é necessário pode conduzir a ineficiências operacionais com impactos significativos na qualidade do serviço e na rentabilidade. Mas como saber quando é altura de elevar o nível das suas estratégias de gestão de documentos e fazer a transição para um sistema de gestão de documentos (DMS)? Aqui estão 10 sinais a ter em conta que indicam que o seu escritório poderá estar pronto para a mudança.

1. A sua equipa dedica mais tempo à procura de documentos do que à faturação

Se os seus advogados e colaboradores estão a dedicar mais tempo a vasculhar arquivos do que a aconselhar clientes, isso constitui um sinal de alerta. Em média, um advogado regista apenas 3,0 horas faturáveis num dia de trabalho de 8 horas, o que corresponde a uma taxa de utilização de apenas 38%. Por outras palavras, estão a dedicar a maior parte do seu dia de trabalho a tarefas administrativas repetitivas. Estudos revelaram também que a dificuldade em encontrar dados ou documentos é um dos maiores obstáculos à produtividade dos colaboradores — para não falar da frustração que isso acarreta.

Um sistema de gestão documental (DMS) pode transformar uma situação demorada de «procurar e esperar» numa missão rápida de pesquisa e recuperação, libertando a sua equipa para se concentrar naquilo que faz melhor — exercer a advocacia. Dispor de uma página inicial personalizável e de listas de «Documentos Recentes» e «Documentos Favoritos», bem como de «Processos», coloca tudo aquilo em que está a trabalhar ao seu alcance. Além disso, o facto de todos os seus documentos terem sido submetidos a OCR significa que até os ficheiros PDF baseados em imagens são totalmente pesquisáveis.‍‍

"Nada é tão fabuloso como o NetDocuments para encontrar algo quando não faço a mínima ideia de onde o devo procurar."

Willem Leppink, Ploum

Veja como a Ploum obtém mais valor dos seus ficheiros com o NetDocuments.  

2. Os ficheiros desaparecem frequentemente ou acabam por ser arquivados no local errado

Quando os documentos se perdem, não se trata apenas de um incómodo — pode significar a diferença entre cumprir ou não prazos críticos. Pode também constituir um dispendioso desperdício de tempo valioso. Um estudo da PricewaterhouseCoopers revelou que localizar um único documento arquivado incorretamente custa cerca de 120 dólares em mão-de-obra, e que reproduzir um documento perdido na totalidade custa 220 dólares por documento, com os profissionais do conhecimento a perderem cerca de 1,8 horas por dia na procura de informações.

Um DMS funciona como um cofre digital para cada processo, garantindo que todos os seus documentos e e-mails estejam registados e sejam fáceis de localizar quando necessário, o que pode ser especialmente crucial quando se lida com os prazos legais rigorosos. Ter tudo organizado em espaços de trabalho por processo ou projeto significa que todos estão sempre a par do trabalho que está a ser realizado.

3. Os seus advogados não conseguem aceder aos seus ficheiros fora do escritório

A prática jurídica moderna não se limita a um escritório. Os advogados trabalham em tribunais, nas instalações dos clientes e, cada vez mais, a partir de casa — de facto, de acordo com a American Bar Association, 89 % dos advogados em prática privada estão agora autorizados a trabalhar remotamente — sendo que 45 % têm liberdade para definir o seu próprio horário. Ter de passar por servidores de terminal e ambientes de trabalho remotos desperdiça tempo, custa dinheiro e prejudica a agilidade do seu escritório. A implementação de um sistema de gestão documental (DMS) baseado na nuvem permite que a sua equipa aceda a ficheiros de forma segura, a qualquer hora e em qualquer lugar, em qualquer dispositivo, com apenas alguns cliques.

Vale a pena referir que a possibilidade de trabalhar remotamente constitui uma prioridade máxima entre os jovens advogados, com 76% dos profissionais do direito da Geração Z a afirmarem que considerariam deixar o seu cargo atual se fossem obrigados a trabalhar exclusivamente no escritório. Tendo isso em conta, um sistema de gestão documental (DMS) baseado na nuvem é mais do que uma ferramenta de produtividade — é um incentivo ao recrutamento.

4. A colaboração em documentos tornou-se lenta e desorganizada

A colaboração eficaz na gestão de documentos é um requisito imprescindível nos escritórios de advogados. Ao longo de todo o ciclo de vida de um processo, os ficheiros têm de ser partilhados entre o seu escritório, os clientes, as testemunhas periciais e outras partes envolvidas. Dados da Faculdade de Direito de Harvard revelam que os benefícios da colaboração nos escritórios de advogados podem incluir:

• Margens mais elevadas
• Clientes mais fiéis
• Capacidade de cobrar mais
• Maior crescimento empresarial

A existência de ferramentas integradas para o carregamento e descarregamento de ficheiros, a partilha segura de ficheiros e a coautoria simplifica os fluxos de trabalho, melhora o atendimento ao cliente e torna um sistema de gestão de documentos (DMS) uma ferramenta essencial.

5. Ninguém consegue saber qual é a versão atual de um documento

Quando vários membros da equipa trabalham em versões diferentes de um documento sem um sistema unificador ou quando os ficheiros ficam guardados nas caixas de entrada de e-mail, instala-se o caos. Identificar a versão mais atualizada de um documento pode ser frustrante — e dispendioso.O controlo de versões de documentosajuda a preservar a integridade dos mesmos através de um controlo de versões eficaz. As soluções que oferecem estas funcionalidades ajudam as equipas jurídicas a automatizar os processos do ciclo de vida dos documentos, a gerir o conteúdo, a simplificar a colaboração e a disponibilizar uma pista de auditoria abrangente.

Um DMS mantém a ordem ao proporcionar controlo de versões, garantindo que todos trabalham com o documento mais atualizado e que as versões anteriores são arquivadas para referência. Isto cria uma fonte única de verdade, um registo de auditoria das alterações e mantém todos os membros da sua equipa em sintonia — literalmente.

"Agora que os nossos documentos estão na nuvem, temos a confiança de saber que encontraremos sempre a versão ou a correspondência mais atual."

Gary Smith, Richard e Richard, P.A.

Veja como a Richard and Richard, P.A. tornou mais fácil do que nunca organizar, encontrar e aceder aos seus ficheiros ao mudar para o NetDocuments.

6. Está preocupado com a possibilidade de uma falha de segurança expor os dados dos clientes

A confidencialidade dos clientes e a proteção de dados são fundamentais na prática jurídica. Os tipos e o volume de dados que os escritórios de advogados tratam tornam-nos um alvo privilegiado para os cibercriminosos; por isso, não se trata de saber se irá sofrer uma violação, mas sim quando. Uma violação de dados pode resultar em dias de inatividade, perda de confiança, constrangimento público, custos de reparação significativos e até mesmo repercussões legais. Embora o custo médio de uma violação de dados nos EUA tenha atingido agora um máximo histórico de 10,22 milhões de dólares, de acordo com o Relatório da IBM sobre o Custo de uma Violação de Dados em 2025, os escritórios de advogados podem enfrentar custos ainda mais elevados devido aos padrões e expectativas mais exigentes do setor jurídico.

Para se protegerem contra estes riscos, os escritórios de advogados necessitam das camadas adicionais de proteção de um DMS robusto que ofereça protocolos de segurança avançados, encriptação e controlos de acesso para proteger informações sensíveis de olhares não autorizados.

7. Os clientes sentem-se frustrados com os prazos de resposta demorados

Investir em ferramentas intuitivas e que aumentem a produtividade pode ajudar a melhorar a reputação da sua empresa. Num mundo em que os clientes esperam respostas imediatas e a facilidade das aplicações móveis, um processo lento relacionado com documentos pode levar à insatisfação e à perda de negócios. Os advogados que utilizam habilmente tecnologias como um DMS têm muito mais probabilidades de satisfazer ou exceder as expectativas dos clientes relativamente aos prazos dos processos.

Graças às integrações com as suas outras ferramentas, criadores de conjuntos de documentos digitais e soluções como o DocuSign, um sistema de gestão documental (DMS) pode acelerar os prazos de resposta a consultas e transações relacionadas com documentos, resultando numa experiência visivelmente melhorada que os clientes terão todo o prazer em repetir e recomendar. Mas não se fica por aí: os advogados com conhecimentos tecnológicos são também vistos como possuidores de uma maior competência jurídica.

Acredite ou não, a forma como os escritórios de advogados utilizam as ferramentas tecnológicas, como os sistemas de gestão de documentos, pode ter um impacto significativo na rapidez com que os casos são resolvidos.

8. Os seus custos de armazenamento aumentam sempre que a empresa cresce

À medida que o seu escritório de advogados cresce, o mesmo acontece com a carga de documentos digitais. Embora muitas empresas tenham reduzido significativamente a utilização de papel, a questão mantém-se: os advogados continuam a gerar um enorme volume de documentos, ano após ano, após ano. As empresas que optam por armazenar documentos digitalmente nas suas instalações têm de enfrentar os elevados custos iniciais e a manutenção contínua de hardware, software, segurança física e muito mais.

Por outro lado, um sistema de gestão documental (DMS) baseado na nuvem é escalável conforme a necessidade, permitindo que a sua empresa cresça sem ser limitada por restrições de armazenamento físico e custos adicionais. Entretanto, o fornecedor é responsável pelo licenciamento, manutenção, atualização e segurança dos servidores nos bastidores, reduzindo as suas despesas relacionadas com a tecnologia e, ao mesmo tempo, proporcionando maior especialização técnica e em cibersegurança do que o suporte informático local pode oferecer. A vantagem adicional é que, quando chegar a altura de aumentar a sua capacidade de armazenamento, todo o trabalho árduo já estará feito por si.

"Mudar [o nosso escritório de advogados] para a nuvem era importante porque nos ajudaria a reduzir os custos de armazenamento e a tornarmo-nos mais eficientes a longo prazo."

Toh Kok Seng, Lee & Lee

Veja como um dos mais antigos escritórios de advogados de Singapura finalmente passou do papel para ganhar a corrida digital com o NetDocuments.

9. Manter-se a par das questões de conformidade e das pistas de auditoria é uma tarefa esmagadora

Com a complexidade cada vez maior dos regulamentos de conformidade, manter-se a par de todos os requisitos pode ser uma tarefa árdua. Felizmente, um DMS pode simplificar este processo com funcionalidades como calendários de retenção automática e acesso fácil a pistas de auditoria, ajudando a sua empresa a manter-se em conformidade com menos esforço.

Com a aplicação de barreiras éticas ou de acesso restrito a um processo ou área, pode ter a certeza de que apenas as pessoas adequadas têm acesso aos documentos e processos, e de que existe um registo de auditoria claro das atividades no SGD.

"O NetDocuments permite-nos rever regularmente o que ainda está pendente e garantir que as questões de conformidade e governação são tratadas assim que surgem. Posso iniciar sessão e ver em que ponto estamos em relação aos vários assuntos e tomar as medidas necessárias."

Nina Stewart, Grupo Astraea

Veja como o Astraea Group melhorou a sua abordagem de conformidade e governação com o NetDocuments.  

10. Continua a pagar pelo papel, pela impressão e pelo armazenamento físico de ficheiros

O custo da manutenção de documentos físicos vai além do simples espaço de armazenamento e da falta de acessibilidade remota. Inclui papel, tinta, toner, impressoras e a sua manutenção, pastas de arquivo, etiquetas, caixas de armazenamento e muito mais. Um arquivo padrão de quatro gavetas ocupa cerca de 17 pés quadrados de espaço de escritório, o que se traduz em cerca de 1 241 dólares por ano em custos imobiliários puros, com base nos alugueres médios em Manhattan, sem contar com a mão-de-obra necessária para arquivar, pesquisar e manter o seu conteúdo.

Mas talvez o maior custo da utilização de documentos físicos seja o tempo - as horas acumuladas gastas de cada vez que alguém tem de vasculhar uma sala de arquivo bafienta para encontrar um único documento entre milhões de páginas impressas, em vez de fazer uma simples pesquisa online ou ir a um espaço de trabalho específico no DMS.

Simplesmente não se compara à eficiência de clicar rapidamente nos ficheiros digitais. Um DMS não só reduz todos estes custos, como também apoia um escritório mais amigo do ambiente e sem papel.

Reconhecer os sinais

Se concordou com algum dos sinais acima, talvez seja altura de o seu escritório de advogados considerar um DMS. Ao reconhecer estas ineficiências e frustrações diárias, pode dar um passo proactivo para modernizar a sua prática, melhorar a produtividade e proteger os dados dos seus clientes.