No mundo acelerado da advocacia, a maioria dos caminhos conduz aos documentos, pelo que uma gestão documental eficiente não é apenas uma questão de organização - é a pedra angular do sucesso. Para as empresas jurídicas de pequena e média dimensão, os riscos são ainda maiores, uma vez que a incapacidade de aceder ao conteúdo certo no momento em que é necessário pode levar a ineficiências operacionais com impactos significativos na qualidade do serviço e na rentabilidade. Mas como saber quando é altura de elevar o nível das suas estratégias documentais e fazer a transição para um sistema de gestão documental (DMS)? Aqui estão 10 sinais a procurar que indicam que a sua clínica pode estar pronta para a mudança.

1. A procura de documentos: Tempo excessivo gasto em buscas

Se os seus advogados e funcionários passam mais tempo a remexer em ficheiros do que a aconselhar os clientes, isso é um sinal de alerta. De acordo com o Relatório de Tendências Jurídicas 2023 da Clio, o advogado médio apenas acumulou 2,72 horas de trabalho faturável por dia. Por outras palavras, estão a passar a maior parte do seu dia de trabalho em tarefas administrativas repetitivas. A pesquisa também mostrou que a dificuldade em encontrar dados ou documentos é uma das maiores barreiras à produtividade dos funcionários - para não mencionar a frustração.

Um DMS pode transformar uma busca demorada numa rápida missão de pesquisa e recuperação, libertando a sua equipa para se concentrar naquilo que faz melhor - a prática da advocacia. Ter uma página inicial personalizável e listas de documentos recentes e favoritos coloca tudo o que está a trabalhar na ponta dos dedos. Além disso, ter todos os seus documentos com OCR significa que mesmo os ficheiros PDF baseados em imagens serão totalmente pesquisáveis.

"Nada é tão fabuloso como o NetDocuments para encontrar algo quando não faço a mínima ideia de onde o devo procurar."

Willem Leppink, Ploum

Veja como a Ploum obtém mais valor dos seus ficheiros com o NetDocuments.  

2. O caso dos ficheiros desaparecidos: Perda ou extravio frequente de documentos

Quando os documentos desaparecem, não se trata apenas de um incómodo - pode significar a diferença entre cumprir e não cumprir prazos críticos. Também pode ser um desperdício dispendioso de tempo valioso. Um estudo da PricewaterhouseCoopers indica que os custos de mão de obra variam entre 120 e 250 dólares por ficheiro para procurar ficheiros mal arquivados ou perdidos.

Um DMS funciona como um cofre digital, assegurando que todos os seus documentos são contabilizados e fáceis de encontrar quando precisa deles, o que pode ser especialmente crucial quando está a lidar com as restrições implacáveis dos prazos legais. Ter tudo organizado em espaços de trabalho para assuntos ou projectos significa que todos estão sempre actualizados sobre o trabalho que está a ser feito.

3. Obstáculos ao trabalho remoto: Dificuldade de acesso aos ficheiros

A prática jurídica moderna não está confinada a um escritório. Os advogados trabalham em tribunais, nas instalações dos clientes e, cada vez mais, em casa - de facto, mais de 70% dos advogados trabalham fora do escritório, pelo menos em parte do tempo. Ter de passar por servidores de terminais e computadores de secretária remotos desperdiça tempo, custa dinheiro e significa que a agilidade da sua empresa é afetada. A implementação de um DMS baseado na nuvem significa que a sua equipa pode aceder aos ficheiros de forma segura, a qualquer hora e em qualquer lugar, em qualquer dispositivo, com apenas alguns cliques.

É de salientar que a possibilidade de trabalhar remotamente é uma das principais prioridades entre os jovens advogados, com 44% a afirmar que deixariam o seu emprego atual se lhes fosse dada a oportunidade de trabalhar remotamente noutro local. Com isto em mente, um DMS baseado na nuvem é mais do que uma ferramenta de produtividade - é um incentivo ao recrutamento.

4. Ensaios de trabalho em equipa: Desafios da colaboração

A colaboração eficaz em documentos é um fator não negociável nos escritórios de advogados. Ao longo do ciclo de vida do assunto, os ficheiros têm de ser partilhados entre o seu escritório, os clientes, as testemunhas especializadas e outros. Os dados da Harvard Law School mostram que os benefícios da colaboração nos escritórios de advogados podem incluir:

• Margens mais elevadas
• Clientes mais fiéis
• Capacidade de cobrar mais
• Maior crescimento empresarial

A existência de ferramentas integradas para carregamento e transferência de ficheiros e a partilha segura de ficheiros facilita os fluxos de trabalho, melhora o serviço ao cliente e torna um DMS uma ferramenta essencial.

5. Vexação de versões: Controlo inconsistente de documentos

Quando vários membros da equipa trabalham em diferentes versões de um documento sem um sistema unificador, o caos instala-se. O controlo da versão mais atual de um documento pode ser frustrante - e dispendioso. O controlo de versões de documentos ajuda a manter a integridade dos documentos através de um controlo de versões eficaz. As soluções que fornecem estas capacidades ajudam as equipas jurídicas a automatizar os processos do ciclo de vida dos documentos, a gerir os conteúdos, a simplificar a colaboração e a fornecer uma pista de auditoria abrangente.

Um DMS mantém a ordem através do controlo de versões, assegurando que todos trabalham a partir do documento mais atualizado e que as versões anteriores são arquivadas para referência.

"Agora que os nossos documentos estão na nuvem, temos a confiança de saber que encontraremos sempre a versão ou a correspondência mais atual."

Gary Smith, Richard e Richard, P.A.

Veja como a Richard and Richard, P.A. tornou mais fácil do que nunca organizar, encontrar e aceder aos seus ficheiros ao mudar para o NetDocuments.

6. Preocupações com a confidencialidade: Riscos de segurança com informações sensíveis

A confidencialidade do cliente e a proteção dos dados são fundamentais na prática jurídica. Os tipos e o volume de dados que os escritórios de advogados tratam fazem deles um alvo privilegiado para os cibercriminosos. Uma violação pode resultar em dias de inatividade, perda de confiança, embaraço público, custos de correção significativos e até repercussões legais. Embora o custo médio de uma violação de dados tenha atingido um máximo histórico de 4,45 milhões de dólares, as sociedades de advogados podem enfrentar custos ainda mais elevados graças às normas e expectativas mais exigentes do sector jurídico.

Para se protegerem contra estes riscos, os escritórios de advogados necessitam das camadas adicionais de proteção de um DMS robusto que ofereça protocolos de segurança avançados, encriptação e controlos de acesso para proteger informações sensíveis de olhares não autorizados.

7. A bússola do cliente: Insatisfação devido à lentidão dos processos

Investir em ferramentas intuitivas e que aumentem a produtividade pode ajudar a melhorar a reputação da sua empresa. Num mundo em que os clientes esperam respostas imediatas e a facilidade das aplicações móveis, um processo lento relacionado com documentos pode levar à insatisfação e à perda de negócios. Os advogados que utilizam habilmente tecnologias como um DMS têm muito mais probabilidades de satisfazer ou exceder as expectativas dos clientes relativamente aos prazos dos processos.

Com integrações com as suas outras ferramentas, criadores de conjuntos de documentos digitais e coisas como o DocuSign, um DMS pode acelerar os tempos de resposta a consultas e transacções relacionadas com documentos, conduzindo a uma experiência visivelmente melhorada que os clientes terão todo o prazer em repetir e recomendar. Mas não é só isso: os advogados com conhecimentos tecnológicos também são vistos como tendo uma experiência jurídica mais sólida.

Acredite ou não, a forma como os escritórios de advogados utilizam as ferramentas tecnológicas, como os sistemas de gestão de documentos, pode ter um impacto significativo na rapidez com que os casos são resolvidos.

8. Detritos digitais: Complexidades e custos do armazenamento em escala

À medida que o seu escritório de advogados cresce, o mesmo acontece com a carga de documentos digitais. Embora muitas empresas tenham reduzido significativamente a utilização de papel, a questão mantém-se: os advogados continuam a gerar um enorme volume de documentos, ano após ano, após ano. As empresas que optam por armazenar documentos digitalmente nas suas instalações têm de enfrentar os elevados custos iniciais e a manutenção contínua de hardware, software, segurança física e muito mais.

Por outro lado, um DMS baseado na nuvem é escalável a pedido, permitindo que a sua empresa cresça sem ser prejudicada por restrições de armazenamento físico. Entretanto, o fornecedor é responsável pelo licenciamento, manutenção, atualização e segurança dos servidores e de outro hardware nos bastidores, reduzindo as suas despesas relacionadas com a tecnologia e fornecendo, ao mesmo tempo, mais conhecimentos técnicos e de cibersegurança do que o apoio informático local. O bónus adicional é que, quando chega a altura de aumentar o armazenamento, todo o trabalho árduo é feito por si.

"Mudar [o nosso escritório de advogados] para a nuvem era importante porque nos ajudaria a reduzir os custos de armazenamento e a tornarmo-nos mais eficientes a longo prazo."

Toh Kok Seng, Lee & Lee

Veja como um dos mais antigos escritórios de advogados de Singapura finalmente passou do papel para ganhar a corrida digital com o NetDocuments.

9. O enigma da conformidade: sobrecarga regulamentar

Com a complexidade cada vez maior dos regulamentos de conformidade, manter-se a par de todos os requisitos pode ser uma tarefa árdua. Felizmente, um DMS pode simplificar este processo com funcionalidades como calendários de retenção automática e acesso fácil a pistas de auditoria, ajudando a sua empresa a manter-se em conformidade com menos esforço.

"O NetDocuments permite-nos rever regularmente o que ainda está pendente e garantir que as questões de conformidade e governação são tratadas assim que surgem. Posso iniciar sessão e ver em que ponto estamos em relação aos vários assuntos e tomar as medidas necessárias."

Nina Stewart, Grupo Astraea

Veja como o Astraea Group melhorou a sua abordagem de conformidade e governação com o NetDocuments.  

10. O elevado preço do papel: Custos gerais dos sistemas de armazenamento físico

O custo da manutenção de documentos físicos vai para além do espaço de armazenamento e da falta de acessibilidade remota. Inclui papel, tinta, toner, impressoras e manutenção de impressoras, pastas de arquivo, etiquetas, contentores de armazenamento e muito mais. De acordo com uma estimativa, um armário médio de quatro gavetas custa cerca de 25.000 dólares para ser preenchido e 2.000 dólares anuais para ser mantido.

Mas talvez o maior custo da utilização de documentos físicos seja o tempo - as horas acumuladas gastas de cada vez que alguém tem de vasculhar uma sala de arquivo bafienta para encontrar um único documento entre milhões de páginas impressas, em vez de fazer uma simples pesquisa online ou ir a um espaço de trabalho específico no DMS.

Simplesmente não se compara à eficiência de clicar rapidamente nos ficheiros digitais. Um DMS não só reduz todos estes custos, como também apoia um escritório mais amigo do ambiente e sem papel.

Reconhecer os sinais

Se concordou com algum dos sinais acima, talvez seja altura de o seu escritório de advogados considerar um DMS. Ao reconhecer estas ineficiências e frustrações diárias, pode dar um passo proactivo para modernizar a sua prática, melhorar a produtividade e proteger os dados dos seus clientes.