En el vertiginoso mundo de la abogacía, la mayoría de los caminos conducen a los documentos, por lo que una gestión documental eficiente no es sólo cuestión de organización: es la piedra angular del éxito. En el caso de los bufetes de abogados pequeños y medianos, los riesgos son aún mayores, ya que no poder acceder al contenido adecuado en el momento en que se necesita puede dar lugar a ineficiencias operativas con importantes repercusiones en la calidad del servicio y la rentabilidad. Pero, ¿cómo saber cuándo ha llegado el momento de mejorar sus estrategias documentales y pasar a un sistema de gestión documental (SGD)? He aquí 10 señales que indican que su consulta está preparada para el cambio.

1. La búsqueda de documentos: Tiempo excesivo dedicado a las búsquedas

Si tus abogados y tu personal pasan más tiempo rebuscando en los archivos que asesorando a los clientes, es una señal de alarma. Según el Informe de Tendencias Legales 2023 de Clio, el abogado medio solo acumula 2,72 horas de trabajo facturable al día. En otras palabras, dedican la mayor parte de su jornada laboral a tareas administrativas repetitivas. La investigación también ha demostrado que la dificultad para encontrar datos o documentos es uno de los mayores obstáculos para la productividad de los empleados, por no hablar de la frustración.

Un DMS puede convertir una larga búsqueda en una rápida misión de búsqueda y recuperación, liberando a su equipo para que se centre en lo que mejor sabe hacer: ejercer la abogacía. Disponer de una página de inicio personalizable y listas de Documentos recientes y Favoritos pone al alcance de su mano todo aquello en lo que está trabajando. Además, el reconocimiento óptico de caracteres de todos los documentos permite realizar búsquedas incluso en archivos PDF basados en imágenes.

"Nada es tan fabuloso como NetDocuments para encontrar algo cuando no tengo ni idea de dónde tengo que buscarlo".

Willem Leppink, Ploum

Vea cómo Ploum obtiene más valor de sus archivos con NetDocuments.  

2. El caso de los archivos desaparecidos: Pérdida o extravío frecuente de documentos

La pérdida de documentos no es sólo una molestia: puede suponer la diferencia entre cumplir o incumplir plazos críticos. También puede suponer una costosa pérdida de tiempo valioso. Un estudio de PricewaterhouseCoopers indica que los costes laborales oscilan entre 120 y 250 dólares por archivo para buscar archivos mal archivados o perdidos.

Un DMS actúa como una caja de seguridad digital, garantizando que todos tus documentos estén contabilizados y sean fáciles de encontrar cuando los necesites, lo que puede ser especialmente crucial cuando te enfrentas a las implacables limitaciones de los plazos legales. Tenerlo todo organizado en espacios de trabajo para asuntos o proyectos significa que todo el mundo está siempre al día del trabajo que se está realizando.

3. Bloqueos del trabajo a distancia: Dificultad para acceder a los archivos

La práctica jurídica moderna no se limita a una oficina. Los abogados trabajan desde los juzgados, las oficinas de los clientes y, cada vez más, desde casa; de hecho, más del 70% de los abogados trabajan fuera de la oficina al menos parte del tiempo. Tener que pasar por servidores de terminales y escritorios remotos hace perder tiempo, cuesta dinero y afecta a la agilidad del bufete. Implementar un DMS basado en la nube significa que tu equipo puede acceder de forma segura a los archivos, en cualquier momento y lugar, en cualquier dispositivo, con sólo unos clics.

Cabe destacar que la posibilidad de trabajar a distancia es una de las principales prioridades entre los abogados jóvenes, ya que el 44% afirma que dejaría su trabajo actual si tuviera la oportunidad de trabajar a distancia en otro lugar. Teniendo esto en cuenta, un DMS basado en la nube es más que una herramienta de productividad: es un incentivo para la contratación.

4. Ensayos de trabajo en equipo: Retos de la colaboración

La colaboración eficaz en materia de documentos es algo innegociable en los bufetes de abogados. A lo largo del ciclo de vida de un asunto, los archivos deben compartirse entre el bufete, los clientes, los peritos y otras personas. Los datos de la Harvard Law School muestran que la colaboración en los bufetes de abogados puede reportar beneficios:

• Mayores márgenes
• Clientes más fieles
• Posibilidad de cobrar más
• Mayor crecimiento empresarial

Contar con herramientas integradas para cargar y descargar archivos y compartirlos de forma segura agiliza los flujos de trabajo, mejora el servicio al cliente y convierte a un DMS en una herramienta esencial.

5. Vicio de versión: Control incoherente de los documentos

Cuando varios miembros de un equipo trabajan en distintas versiones de un documento sin un sistema unificador, se produce el caos. El seguimiento de la versión más reciente de un documento puede ser frustrante y costoso. El control de versiones ayuda a mantener la integridad de los documentos mediante un control de versiones eficaz. Las soluciones que ofrecen estas capacidades ayudan a los equipos jurídicos a automatizar los procesos del ciclo de vida de los documentos, controlar el contenido, agilizar la colaboración y proporcionar un seguimiento de auditoría completo.

Un DMS mantiene el orden mediante el control de versiones, lo que garantiza que todo el mundo trabaja con el documento más actualizado y que las versiones anteriores se archivan como referencia.

"Ahora que nuestros documentos están en la nube, tenemos la confianza de saber que siempre encontraremos la versión o la correspondencia más actual".

Gary Smith, Richard y Richard, P.A.

Descubra cómo Richard and Richard, P.A. ha conseguido que organizar, encontrar y acceder a sus archivos sea más fácil que nunca gracias a NetDocuments.

6. Cuestiones de confidencialidad: Riesgos de seguridad con información sensible

La confidencialidad de los clientes y la protección de datos son primordiales en la práctica jurídica. Los tipos y el volumen de datos que manejan los bufetes de abogados los convierten en un objetivo prioritario para los ciberdelincuentes. Una filtración puede provocar días de inactividad, pérdida de confianza, vergüenza pública, importantes costes de reparación e incluso repercusiones legales. Aunque el coste medio de una violación de datos ha alcanzado un máximo histórico de 4,45 millones de dólares, los bufetes de abogados pueden enfrentarse a costes aún más elevados gracias a las normas y expectativas más estrictas del sector legal.

Para protegerse contra estos riesgos, los bufetes de abogados necesitan las capas de protección añadidas de un DMS robusto que ofrezca protocolos de seguridad avanzados, encriptación y controles de acceso para proteger la información sensible de ojos no autorizados.

7. La brújula del cliente: Insatisfacción por lentitud de los procesos

Invertir en herramientas intuitivas que aumenten la productividad puede ayudar a mejorar la reputación de su empresa. En un mundo en el que los clientes esperan respuestas inmediatas y la facilidad de las aplicaciones móviles, un proceso documental lento puede provocar insatisfacción y pérdida de negocio. Los abogados que utilizan hábilmente tecnología como un DMS tienen muchas más probabilidades de cumplir o superar las expectativas de los clientes en cuanto a los plazos de los casos.

Con integraciones con otras herramientas, creadores de conjuntos de documentos digitales y elementos como DocuSign, un DMS puede acelerar los tiempos de respuesta de las consultas y transacciones relacionadas con documentos, lo que se traduce en una experiencia notablemente mejorada que los clientes estarán encantados de repetir y recomendar. Pero no es sólo eso: los abogados expertos en tecnología también son percibidos como expertos jurídicos más sólidos.

Aunque parezca mentira, la forma en que los bufetes emplean las herramientas tecnológicas, como los sistemas de gestión de documentos, puede tener un impacto significativo en la velocidad a la que se resuelven los casos.

8. Detritus digital: Complejidades y costes de la ampliación del almacenamiento

A medida que su bufete crece, también lo hace su carga de documentos digitales. Aunque muchos despachos han reducido considerablemente el uso de papel, la cuestión sigue siendo la misma: los abogados siguen generando un enorme volumen de documentos año tras año. Los bufetes que optan por almacenar los documentos digitalmente en sus propias instalaciones deben hacer frente a los elevados costes iniciales y al mantenimiento continuo de hardware, software, seguridad física y demás.

Por otro lado, un DMS basado en la nube es escalable bajo demanda, lo que permite a su empresa crecer sin verse obstaculizada por las limitaciones de almacenamiento físico. Mientras tanto, el proveedor es responsable de la concesión de licencias, el mantenimiento, la actualización y la seguridad de los servidores y demás hardware, lo que reduce los gastos relacionados con la tecnología al tiempo que proporciona una mayor experiencia técnica y en ciberseguridad que el soporte de TI local. La ventaja añadida es que, cuando llegue el momento de ampliar el almacenamiento, todo el trabajo duro se hará por usted.

"Pasar [nuestro bufete de abogados] a la nube era importante, ya que nos ayudaría a reducir los costes de almacenamiento y a ser más eficientes a largo plazo".

Toh Kok Seng, Lee & Lee

Descubra cómo uno de los bufetes de abogados más antiguos de Singapur ha pasado de utilizar papel a ganar la carrera digital con NetDocuments.

9. El enigma del cumplimiento: sobrecarga normativa

Con la creciente complejidad de las normativas de cumplimiento, mantenerse al día de todos los requisitos puede resultar abrumador. Afortunadamente, un DMS puede agilizar este proceso con funciones como los calendarios de conservación automáticos y el fácil acceso a los registros de auditoría, ayudando a su empresa a cumplir la normativa con menos esfuerzo.

"NetDocuments nos permite revisar periódicamente lo que queda pendiente y asegurarnos de que los problemas de cumplimiento y gobernanza se resuelven en cuanto surgen. Puedo conectarme y ver dónde estamos en los distintos asuntos y tomar las medidas necesarias".

Nina Stewart, Grupo Astraea

Vea cómo el Grupo Astraea mejoró su enfoque de cumplimiento y gobernanza con NetDocuments.  

10. El alto precio del papel: Costes generales de los sistemas de almacenamiento físico

El coste de mantener documentos físicos va más allá del espacio de almacenamiento y la falta de accesibilidad remota. Incluye papel, tinta, tóner, impresoras y mantenimiento de impresoras, carpetas de archivos, etiquetas, contenedores de almacenamiento y mucho más. Según una estimación, llenar un archivador medio de cuatro cajones cuesta unos 25.000 dólares y mantenerlo 2.000 dólares al año.

Pero quizá el mayor coste del uso de documentos físicos sea el tiempo: las horas acumuladas cada vez que alguien tiene que rebuscar en una mohosa sala de archivos para encontrar un único documento entre millones de páginas impresas, frente a realizar una simple búsqueda en línea o acudir a un espacio de trabajo por materias en el DMS.

Sencillamente, no se puede comparar con la eficacia de consultar rápidamente archivos digitales. Un DMS no solo reduce todos estos costes, sino que también contribuye a una oficina sin papel más respetuosa con el medio ambiente.

Reconocer las señales

Si ha asentido a alguna de las señales anteriores, puede que haya llegado el momento de que su bufete de abogados considere un DMS. Al reconocer estas ineficiencias y frustraciones diarias, puede dar un paso proactivo hacia la modernización de su práctica, la mejora de la productividad y la seguridad de los datos de sus clientes.