La mayoría de los caminos conducen a los documentos en el vertiginoso mundo de la abogacía, por lo que una gestión eficaz de los documentos no es sólo cuestión de organización: es la piedra angular del éxito. Para las pequeñas y medianas empresas jurídicas, lo que está en juego es aún más importante, ya que no poder acceder al contenido adecuado en el momento en que se necesita puede dar lugar a ineficiencias operativas con importantes repercusiones en la calidad del servicio y la rentabilidad. Pero, ¿cómo saber cuándo ha llegado el momento de nivelar sus estrategias documentales y realizar la transición a un sistema de gestión documental (SGD)? He aquí 10 señales que debe buscar y que indican que su consulta podría estar preparada para el cambio.

1. La búsqueda de documentos: El tiempo excesivo empleado en las búsquedas

Si sus abogados y su personal pasan más tiempo rebuscando en los archivos que asesorando a los clientes, es una señal de alarma. Según el Informe de Clio sobre Tendencias Jurídicas 2023, el abogado medio sólo acumula 2,72 horas de trabajo facturable al día. En otras palabras, están dedicando la mayor parte de su jornada laboral a tareas administrativas repetitivas. La investigación también ha demostrado que la dificultad para encontrar datos o documentos es uno de los mayores obstáculos para la productividad de los empleados, por no hablar de la frustración.

Un DMS puede convertir una larga búsqueda en una rápida misión de búsqueda y recuperación, liberando a su equipo para que se centre en lo que mejor sabe hacer: ejercer la abogacía. Disponer de una página de inicio personalizable y de listas de Documentos recientes y Favoritos pone al alcance de su mano todo aquello en lo que está trabajando. Además, gracias al reconocimiento óptico de caracteres de todos sus documentos, podrá realizar búsquedas incluso en archivos PDF basados en imágenes.‍

"Nada es tan fabuloso como NetDocuments para encontrar algo cuando no tengo ni idea de dónde tengo que buscarlo".

Willem Leppink, Ploum

Vea cómo Ploum obtiene más valor de sus archivos con NetDocuments.  

2. El caso de los archivos desaparecidos: Pérdida o extravío frecuente de documentos

Cuando se pierden documentos, no es sólo una molestia: puede significar la diferencia entre cumplir o incumplir plazos críticos. También puede suponer una costosa pérdida de tiempo valioso. Las investigaciones de PricewaterhouseCoopers indican que los costes de mano de obra oscilan entre 120 y 250 dólares por archivo para buscar archivos mal archivados o perdidos.

Un DMS actúa como una caja de seguridad digital, garantizando que todos sus documentos estén contabilizados y sean fáciles de encontrar cuando los necesite, lo que puede ser especialmente crucial cuando se enfrenta a las implacables limitaciones de los plazos legales. Tenerlo todo organizado en espacios de trabajo por asuntos o proyectos significa que todo el mundo está siempre al día del trabajo que se está realizando.

3. Bloqueos del trabajo a distancia: Dificultad para acceder a los archivos

La práctica jurídica moderna no se limita a una oficina. Los abogados trabajan desde los juzgados, las sedes de los clientes y, cada vez más, desde casa; de hecho, más del 70% de los abogados trabajan fuera de la oficina al menos parte del tiempo. Tener que pasar por servidores de terminales y escritorios remotos hace perder tiempo, cuesta dinero y significa que la agilidad de su bufete se resiente. Implantar un SGD basado en la nube significa que su equipo puede acceder de forma segura a los archivos, en cualquier momento y lugar y en cualquier dispositivo, con sólo unos clics.

Cabe destacar que la posibilidad de trabajar a distancia es una de las principales prioridades entre los abogados jóvenes, ya que el 44% afirma que dejaría su trabajo actual si se le diera la oportunidad de trabajar a distancia en otro lugar. Teniendo esto en cuenta, un DMS basado en la nube es más que una herramienta de productividad: es un incentivo para la contratación.

4. Ensayos de trabajo en equipo: Los retos de la colaboración

La colaboración eficaz en materia de documentos es algo innegociable en los bufetes de abogados. A lo largo del ciclo de vida de un asunto, los archivos deben ser compartidos entre su bufete, los clientes, los peritos y otras personas. Los datos de la Facultad de Derecho de Harvard muestran los beneficios de la colaboración en los bufetes de abogados:

• Márgenes más altos
• Clientes más fieles
• Capacidad para cobrar más
• Mayor crecimiento empresarial

Disponer de herramientas integradas para la carga, descarga e intercambio seguro de archivos agiliza los flujos de trabajo, mejora el servicio al cliente y convierte a un DMS en una herramienta esencial.

5. Vicio de versión: Control incoherente de documentos

Cuando varios miembros de un equipo trabajan en diferentes versiones de un documento sin un sistema unificador, se produce el caos. El seguimiento de la versión más reciente de un documento puede resultar frustrante, y costoso. El control de versiones de documentos ayuda a mantener la integridad de los documentos mediante un control de versiones eficaz. Las soluciones que ofrecen estas capacidades ayudan a los equipos jurídicos a automatizar los procesos del ciclo de vida de los documentos, a gobernar el contenido, a agilizar la colaboración y a proporcionar una pista de auditoría completa.

Un DMS mantiene el orden mediante el control de versiones, garantizando que todo el mundo trabaja a partir del documento más actualizado y que las versiones anteriores se archivan para su consulta. Esto crea una única fuente de verdad y mantiene a todos los miembros de su equipo en la misma página, literalmente.

"Ahora que nuestros documentos están en la nube, tenemos la confianza de saber que siempre encontraremos la versión o la correspondencia más actual".

Gary Smith, Richard y Richard, P.A.

Vea cómo Richard y Richard, P.A. hizo más fácil que nunca organizar, encontrar y acceder a sus archivos cambiándose a NetDocuments.

6. Preocupaciones de confidencialidad: Riesgos de seguridad con información sensible

La confidencialidad de los clientes y la protección de datos son primordiales en la práctica jurídica. Los tipos y el volumen de datos que manejan los bufetes de abogados los convierten en un objetivo primordial para los ciberdelincuentes. Una violación puede provocar días de inactividad, pérdida de confianza, vergüenza pública, importantes costes de reparación e incluso repercusiones legales. Aunque el coste medio de una violación de datos ha alcanzado un máximo histórico de 4,45 millones de dólares, los bufetes de abogados pueden enfrentarse a costes aún más elevados gracias a las normas y expectativas más estrictas del sector legal.

Para protegerse contra estos riesgos, los bufetes de abogados necesitan las capas de protección añadidas de un DMS robusto que ofrezca protocolos de seguridad avanzados, encriptación y controles de acceso para proteger la información sensible de ojos no autorizados.

7. La brújula del cliente: Insatisfacción debida a la lentitud de los procesos

Invertir en herramientas intuitivas que aumenten la productividad puede ayudar a mejorar la reputación de su empresa. En un mundo en el que los clientes esperan respuestas inmediatas y la facilidad de las aplicaciones móviles de consumo, un proceso documental lento puede provocar insatisfacción y pérdida de negocio. Los abogados que utilizan hábilmente tecnología como un SGD tienen muchas más probabilidades de cumplir o superar las expectativas de los clientes en cuanto a los plazos de los casos.

Con integraciones a sus otras herramientas, creadores de conjuntos de documentos digitales y cosas como DocuSign, un DMS puede acelerar los tiempos de respuesta para las consultas y transacciones relacionadas con documentos, lo que conduce a una experiencia notablemente mejorada que los clientes estarán encantados de repetir y recomendar. Pero no es sólo eso: los abogados expertos en tecnología también son percibidos como poseedores de una mayor experiencia jurídica.

Lo crea o no, la forma en que los bufetes emplean las herramientas tecnológicas, como los sistemas de gestión de documentos, puede tener un impacto significativo en la velocidad a la que se resuelven los casos.

8. Detritus digital: Complejidades y costes de la ampliación del almacenamiento

A medida que su bufete crece, también lo hace su carga de documentos digitales. Aunque muchos bufetes han reducido significativamente su uso de papel, la cuestión sigue ahí: los abogados siguen generando un enorme volumen de documentos año tras año. Los bufetes que optan por almacenar los documentos digitalmente in situ deben hacer frente a los grandes costes iniciales y al mantenimiento continuo de hardware, software, seguridad física, etc.

Por otro lado, un DMS basado en la nube es escalable a demanda, lo que permite a su empresa crecer sin verse atada por las limitaciones del almacenamiento físico. Mientras tanto, el proveedor se encarga de las licencias, el mantenimiento, la actualización y la seguridad de los servidores y demás hardware entre bastidores, lo que reduce sus gastos relacionados con la tecnología al tiempo que proporciona una mayor experiencia técnica y en ciberseguridad que la que puede ofrecer el soporte informático local. La ventaja añadida es que cuando llegue el momento de ampliar su almacenamiento, todo el trabajo duro se hará por usted.

"Pasar [nuestro bufete de abogados] a la nube era importante, ya que nos ayudaría a reducir los costes de almacenamiento y a ser más eficientes a largo plazo".

Toh Kok Seng, Lee & Lee

Vea cómo uno de los bufetes de abogados más antiguos de Singapur ha pasado finalmente del papel a ganar la carrera digital con NetDocuments.

9. El enigma del cumplimiento: la sobrecarga normativa

Con la complejidad cada vez mayor de las normativas de cumplimiento, mantenerse al día de todos los requisitos puede resultar abrumador. Afortunadamente, un SGD puede agilizar este proceso con funciones como los calendarios de retención automática y el fácil acceso a los registros de auditoría, ayudando a su empresa a cumplir la normativa con menos esfuerzo.

"NetDocuments nos permite revisar con regularidad lo que aún está pendiente y asegurarnos de que los asuntos relacionados con el cumplimiento y la gobernanza se tratan tan pronto como llegan. Puedo conectarme y ver dónde estamos en los distintos asuntos y tomar las medidas necesarias."

Nina Stewart, Grupo Astraea

Vea cómo el Grupo Astraea elevó su enfoque de cumplimiento y gobernanza con NetDocuments.  

10. El alto precio del papel: Costes generales de los sistemas de almacenamiento físico

El coste de mantener documentos físicos va más allá del espacio de almacenamiento y la falta de accesibilidad remota. Incluye papel, tinta, tóner, impresoras y su mantenimiento, carpetas de archivos, etiquetas, contenedores de almacenamiento y mucho más. Según una estimación, llenar un archivador medio de cuatro cajones cuesta unos 25.000 dólares y mantenerlo 2.000 dólares al año.

Pero quizá el mayor coste del uso de documentos físicos sea el tiempo: las horas acumuladas que se invierten cada vez que alguien tiene que rebuscar en una mohosa sala de archivos para encontrar un único documento entre millones de páginas impresas frente a realizar una simple búsqueda en línea o acudir a un espacio de trabajo por materias en el DMS.

Sencillamente, no se puede comparar con la eficacia de hojear rápidamente los archivos digitales. Un DMS no sólo reduce todos estos costes, sino que también favorece una oficina más respetuosa con el medio ambiente y sin papel.

Reconocer las señales

Si ha asentido a alguna de las señales anteriores, puede que haya llegado el momento de que su bufete de abogados se plantee un DMS. Al reconocer estas ineficiencias y frustraciones cotidianas, puede dar un paso proactivo hacia la modernización de su bufete, la mejora de la productividad y la seguridad de los datos de sus clientes.