Saffery bruker NetDocuments for å støtte sin «Cloud-First»-strategi, slik at ansatte kan administrere, oppdage og dele filer sikkert fra hvor som helst.

Om Saffery

Saffery (tidligere Saffery Champness) er et av de 20 største firmaene innen autoriserte regnskapsførere og registrerte forvaltere. Firmaet har vært i drift i over 160 år og tilbyr en rekke tjenester, inkludert regnskap, revisjon og sikring, forretningsrådgivning, bedriftsfinansiering, rettsmedisin og rettstvister, outsourcing, skatt, fond og moms.

Utfordring: Silobaserte dokumenter påvirket produktiviteten negativt

Saffery håndterer tusenvis av dokumenter hver dag, som alle inneholder konfidensiell informasjon som hjelper kundene med deres behov for regnskap og finansiell rapportering. Som mange firmaer i bransjen brukte Saffery flere applikasjoner for å støtte ulike tjenestelinjer (som selvangivelse og revisjoner), hvorav mange hadde sin egen dokumenthåndteringsfunksjonalitet. Disse dokumenthåndteringsfunksjonene var imidlertid begrensede og fungerte bare i konteksten av den individuelle tjenestelinjeapplikasjonen. Dette medførte at dokumenter ble siloert, noe som resulterte i at ansatte brukte e-post og mapper til å administrere dokumenter sentralt.

«Kategoriseringen av dokumenter hadde ikke funnet sted, noe som påvirket den interne produktiviteten. Å administrere og lagre dokumenter i Microsoft Exchange var rett og slett ikke en bærekraftig måte å jobbe på», sier Julie Berry IT-partner hos Saffery. «Denne måten å jobbe på skapte en stor belastning på de ansattes e-postinnbokser, og tiden gikk ofte til spille på å finne ut hvem som hadde hvilket dokument, og hvor man fant det. Dette resulterte i at man brukte tid på å finne den mest oppdaterte versjonen, noe som skapte økt frustrasjon blant de ansatte.»

«Kategoriseringen av dokumenter hadde ikke funnet sted, noe som påvirket den interne produktiviteten. Å administrere og lagre dokumenter i Microsoft Exchange var rett og slett ikke en bærekraftig måte å jobbe på.»

Julie Berry, IT-partner, Saffery

Løsning: En sentral og sikker skyplattform for å dele, administrere og samarbeide om dokumenter

For å fortsette å effektivisere dokument- og e-posthåndteringen sin og for å fortsette å levere god kundeservice, trengte Saffery en sentral og sikker plattform for å dele, administrere og samarbeide om dokumenter.

Som et firma med en «sky-først»-strategi, lette Saffery etter et skybasert dokumenthåndteringssystem for å muliggjøre større fleksibilitet og smidighet. «Vi vokser raskt og trengte en løsning som støttet dette, og som hjalp de ansatte med å administrere arbeidsmengden effektivt, enten de jobber på kontoret eller eksternt», sier Berry.

En skyplattform for å støtte samarbeid og kategorisering og sentralisering av dokumenter

Saffery evaluerte flere spesialiserte dokumenthåndteringsløsninger før de valgte NetDocuments, som de mente tilbød den beste pakken med tanke på brukervennlighet, fleksibilitet og sikkerhet. «Vår topprioritet var å finne en sikker skybasert plattform for å støtte samarbeid og kategorisering og sentralisering av dokumentene våre.»

Etter å ha evaluert en rekke løsninger, var vi sikre på at NetDocuments ville gi oss den smidigheten, fleksibiliteten og sikkerheten vi trengte for å levere de omfattende tjenestene kundene våre forventer, la Berry til.

«Det som gjorde at NetDocuments skilte seg ut fra konkurrentene var den generelle brukeropplevelsen. Vi ble imponert over det brukervennlige grensesnittet og hvordan det speilet applikasjonene våre ansatte bruker hver dag.»

Julie Berry, IT-partner, Saffery

«Det som gjorde at NetDocuments skilte seg ut fra konkurrentene var den generelle brukeropplevelsen. Vi ble imponert over det brukervennlige grensesnittet og hvordan det speilet applikasjonene våre ansatte bruker hver dag. Vi følte at dette var veldig viktig for å få de ansatte til å engasjere seg i å bruke et nytt system», sier Berry.

Arbeide med et lite mulighetsvindu for implementering

Da det var tid for å implementere NetDocuments, hadde firmaet et seks måneders vindu (april–oktober) til å teste og rulle ut det nye dokumenthåndteringssystemet, ettersom det må fungere rundt skattesesongen for å minimere driftsforstyrrelser. Til tross for den korte tidsrammen ble prosjektet levert i tide og hjalp Saffery med å onboarde sine ansatte. «De største utfordringene vi møtte da det gjaldt onboarding av ansatte, var å få dem til å bryte gamle vaner. Vi hadde 800 personer som var nye i konseptet dokumenthåndtering. Gjennom dedikerte opplæringsøkter kunne de imidlertid se verdien det kunne tilføre arbeidet deres – for eksempel funksjonen «lagret søk», som betydde at de ansatte ikke lenger trengte å kaste bort tid på å arkivere dokumenter i mapper og finne dokumenter selv.»

Fordeler: Sikker tilgang hvor som helst, økt produktivitet, forbedret samarbeid og samsvar

Siden implementeringen av NetDocuments har Saffery forbedret samarbeidet på tvers av hele organisasjonen og interessentene. Ved å tilby et sentralt og sikkert område i skyen for å oppbevare og administrere e-poster og dokumenter, kan ansatte og partnere samarbeide effektivt, øke produktiviteten og gi merverdi til arbeidet de gjør. «Vi trenger ikke lenger å bruke mye tid på å søke etter dokumenter på tvers av flere systemer, ettersom vi nå kan opprette fullt søkbare saksfiler for hver av våre kunder, og sørge for at hvert dokument er på rett sted og kategorisert riktig», sier Berry.

Bruken av NetDocuments har også forbedret e-posthåndteringen betraktelig i hele bedriften. «Med NetDocuments kan de ansatte fortsatt bruke programmene de er vant til, for eksempel Outlook, og dermed få tilbake kontrollen over innboksene sine. NetDocuments har bidratt til å effektivisere arbeidet og øke produktiviteten i hele virksomheten», la Berry til.

«NetDocuments har bidratt til å effektivisere arbeidet og øke produktiviteten i hele virksomheten.»

Julie Berry, IT-partner, Saffery

I tillegg til å forbedre prosesser og effektivitet, har NetDocuments også hjulpet Saffery med å forbedre sikkerheten og samsvarskravene. «Vi har nå muligheten til å dele dokumenter via sikre lenker, noe som ikke bare reduserer e-posttrafikken, men som gir oss og kundene våre trygghet i vissheten om at det vi deler er 100 % sikkert. NetDocuments beskytter også data i hele organisasjonen, noe som bidrar til å overholde retningslinjer som GDPR ved å slette informasjon når vi ikke lenger trenger den», la Berry til.

Muliggjør bedre balanse mellom jobb og fritid for ansatte

Over 800 personer, inkludert Saffery-ansatte og partnere, bruker nå NetDocuments via stasjonære, bærbare datamaskiner, mobiler og nettbrett. «Det blir stadig viktigere å gjøre det mulig for ansatte å få tilgang til dokumentene våre hvor som helst ved hjelp av enheten de foretrekker, spesielt ettersom arbeidspraksis endrer seg. Vi mener dette er avgjørende for de ansattes produktivitet og trivsel, ettersom vi ønsker å tiltrekke og beholde de beste talentene.»

Med NetDocuments har Saffery nå en fremtidssikker plattform for dokument- og e-posthåndtering som støtter veksten, slik at selskapet kan tilby en forbedret opplevelse til både ansatte og kunder.

For å lære mer om NetDocuments og hvordan du kan jobbe smartere med et intelligent dokumenthåndteringssystem, klikk her for å be om en personlig demonstrasjon.