Saffery gebruikt NetDocuments ter ondersteuning van zijn 'cloud-first'-strategie, waardoor medewerkers vanaf elke locatie veilig bestanden kunnen beheren, zoeken en delen.

Over Saffery

Saffery (voorheen Saffery Champness) is een top 20-kantoor van registeraccountants en geregistreerde fiduciaires. Het kantoor bestaat al meer dan 160 jaar en biedt een scala aan diensten, waaronder boekhouding, audit en assurance, bedrijfsadvies, bedrijfsfinanciering, forensisch onderzoek en procesvoering, outsourcing, belastingen, trusts en btw.

Uitdaging: gescheiden documenten hadden een negatieve invloed op de productiviteit

Saffery verwerkt dagelijks duizenden documenten, die allemaal vertrouwelijke informatie bevatten die klanten helpt bij hun boekhouding en financiële rapportage. Net als veel andere bedrijven in de sector gebruikte Saffery verschillende applicaties ter ondersteuning van diverse dienstverlening (zoals belastingaangiften en audits), waarvan vele hun eigen documentbeheerfunctionaliteit hadden. Deze documentbeheerfuncties waren echter beperkt en werkten alleen in de context van de individuele dienstverleningsapplicatie. Dit betekende dat documenten versnipperd raakten, waardoor medewerkers e-mail en mappen gebruikten om documenten centraal te beheren.

"De documenten waren niet gecategoriseerd, wat een negatieve invloed had op de interne productiviteit. Het beheren en opslaan van documenten in Microsoft Exchange was gewoonweg geen duurzame manier van werken", zegt Julie Berry, IT-partner bij Saffery. "Deze manier van werken legde een grote druk op de e-mailinboxen van medewerkers en er ging vaak veel tijd verloren met uitzoeken wie welk document had en waar het te vinden was. Dit resulteerde in tijdverspilling bij het zoeken naar de meest recente versie, wat leidde tot toenemende frustratie onder het personeel."

"De documenten waren niet gecategoriseerd, wat een negatieve invloed had op de interne productiviteit. Het beheren en opslaan van documenten binnen Microsoft Exchange was gewoon geen duurzame manier van werken."

Julie Berry, IT-partner, Saffery

Oplossing: een centraal en veilig cloudplatform voor het delen, beheren en samenwerken aan documenten

Om het beheer van documenten en e-mails nog efficiënter te maken en een uitstekende klantenservice te blijven bieden, had Saffery behoefte aan een centraal en veilig platform voor het delen, beheren en samenwerken aan documenten.

Als bedrijf met een 'cloud-first'-strategie was Saffery op zoek naar een cloudgebaseerd documentbeheersysteem dat meer flexibiliteit en wendbaarheid zou bieden. "We groeien snel en hadden een oplossing nodig om dit te ondersteunen, zodat onze medewerkers hun werklast efficiënt kunnen beheren, of ze nu op kantoor of op afstand werken", aldus Berry.

Een cloudplatform ter ondersteuning van samenwerking en het categoriseren en centraliseren van documenten

Saffery heeft verschillende gespecialiseerde oplossingen voor documentbeheer geëvalueerd alvorens te kiezen voor NetDocuments, dat volgens hen het beste pakket bood op het gebied van gebruiksgemak, flexibiliteit en veiligheid. "Onze topprioriteit was het vinden van een veilig cloudgebaseerd platform ter ondersteuning van samenwerking en het categoriseren en centraliseren van onze documenten.

Na talrijke oplossingen te hebben geëvalueerd, waren we ervan overtuigd dat NetDocuments ons de flexibiliteit, wendbaarheid en veiligheid zou bieden die we nodig hadden om de uitgebreide diensten te leveren die onze klanten verwachten", voegde Berry toe.

"Wat NetDocuments onderscheidt van de concurrentie is de algehele gebruikerservaring. We waren onder de indruk van de gebruiksvriendelijke interface en van hoe deze aansluit bij de applicaties die onze medewerkers dagelijks gebruiken."

Julie Berry, IT-partner, Saffery

"Wat NetDocuments onderscheidt van de concurrentie is de algehele gebruikerservaring. We waren onder de indruk van de gebruiksvriendelijke interface en van de manier waarop deze aansluit bij de applicaties die onze medewerkers dagelijks gebruiken. We vonden dit erg belangrijk om onze medewerkers te overtuigen om een nieuw systeem te gaan gebruiken", aldus Berry.

Werken met een klein tijdsvenster voor implementatie

Toen het tijd was om NetDocuments te implementeren, had het bedrijf een periode van zes maanden (april – oktober) om het nieuwe documentbeheersysteem te testen en uit te rollen, omdat het om de belastingperiode heen moest werken om de bedrijfsonderbreking tot een minimum te beperken. Ondanks het korte tijdsbestek werd het project op tijd opgeleverd en hielp het Saffery om zijn personeel in te werken. "De grootste uitdaging bij het inwerken van het personeel was om hen van hun oude gewoontes af te helpen. We hadden 800 mensen die nog niet bekend waren met het concept van documentbeheer. Door middel van speciale trainingssessies konden ze echter de waarde ervan voor hun werk inzien, zoals de functie 'opgeslagen zoekopdrachten', waardoor het personeel geen tijd meer hoefde te verspillen aan het archiveren van documenten in mappen en het zelf zoeken naar documenten."

Voordelen: veilige toegang vanaf elke locatie, verhoogde productiviteit, verbeterde samenwerking en naleving van regelgeving

Sinds de implementatie van NetDocuments heeft Saffery de samenwerking binnen de hele organisatie en met haar stakeholders verbeterd. Door een centrale en veilige ruimte in de cloud te bieden voor het opslaan en beheren van e-mails en documenten, kunnen medewerkers en partners effectief samenwerken, waardoor de productiviteit toeneemt en hun werk meer waarde krijgt. "We hoeven niet langer veel tijd te besteden aan het zoeken naar documenten in meerdere systemen, omdat we nu voor al onze klanten volledig doorzoekbare dossiers kunnen aanmaken, zodat elk document op de juiste plaats staat en correct is gecategoriseerd", aldus Berry.

Het gebruik van NetDocuments heeft ook het e-mailbeheer binnen het hele bedrijf aanzienlijk verbeterd. "Met NetDocuments kunnen medewerkers nog steeds de applicaties gebruiken die ze gewend zijn, zoals Outlook, en krijgen ze weer controle over hun inbox. NetDocuments heeft geholpen om het werk te stroomlijnen en de productiviteit binnen het hele bedrijf te verhogen", voegt Berry toe.

"NetDocuments heeft geholpen om het werk te stroomlijnen en de productiviteit in het hele bedrijf te verhogen."

Julie Berry, IT-partner, Saffery

Naast het verbeteren van processen en efficiëntie heeft NetDocuments Saffery ook geholpen om de beveiliging en compliance te verbeteren. "We hebben nu de mogelijkheid om documenten te delen via beveiligde links, wat niet alleen het e-mailverkeer vermindert, maar ons en onze klanten ook gemoedsrust geeft, omdat we weten dat wat we delen 100% veilig is. NetDocuments beschermt ook gegevens binnen de hele organisatie en helpt bij het naleven van beleid zoals de AVG door informatie te verwijderen wanneer we die niet langer nodig hebben", voegt Berry toe.

Een betere balans tussen werk en privéleven voor werknemers mogelijk maken

Meer dan 800 mensen, waaronder medewerkers en partners van Saffery, gebruiken NetDocuments nu via desktopcomputers, laptops, mobiele apparaten en tablets. "Het wordt steeds belangrijker dat medewerkers vanaf elke locatie toegang hebben tot onze documenten via het apparaat van hun keuze, vooral nu de werkwijzen veranderen. Wij vinden dit cruciaal voor de productiviteit en het werkplezier van onze medewerkers, omdat we het beste talent willen aantrekken en behouden."

Met NetDocuments beschikt Saffery nu over een toekomstbestendig platform voor document- en e-mailbeheer dat de groei van het bedrijf ondersteunt en waarmee het bedrijf zowel zijn medewerkers als zijn klanten een betere ervaring kan bieden.

Voor meer informatie over NetDocuments en hoe u slimmer kunt werken met een intelligent documentbeheersysteem, klik hier om een gepersonaliseerde demo aan te vragen.