Saffery använder NetDocuments för att stödja sin ”Cloud-First”-strategi, vilket gör det möjligt för personalen att säkert hantera, hitta och dela filer varifrån som helst.

Om Saffery

Saffery (tidigare Saffery Champness) är ett av de 20 största revisions- och förtroendekontor. Företaget har varit verksamt i över 160 år och erbjuder en rad tjänster, bland annat redovisning, revision och kvalitetssäkring, företagsrådgivning, företagsfinansiering, forensik och rättstvister, outsourcing, skatter, trust och moms.

Utmaning: Siloed-dokument påverkade produktiviteten negativt

Saffery hanterar tusentals dokument varje dag, som alla innehåller konfidentiell information som hjälper kunderna med deras redovisnings- och finansiella rapporteringsbehov. Liksom många andra företag i branschen använde Saffery flera applikationer för att stödja olika tjänsteområden (såsom skattedeklarationer och revisioner), varav många hade egna dokumenthanteringsfunktioner. Dessa dokumenthanteringsfunktioner var dock begränsade och fungerade endast inom ramen för den enskilda tjänsteapplikationen. Detta innebar att dokumenten blev isolerade, vilket ledde till att personalen använde e-post och mappar för att hantera dokument centralt.

”Dokumenten hade inte kategoriserats, vilket påverkade den interna produktiviteten. Att hantera och lagra dokument i Microsoft Exchange var helt enkelt inte ett hållbart sätt att arbeta”, säger Julie Berry, IT-partner på Saffery. ”Det här arbetssättet innebar en stor belastning för medarbetarnas e-postinkorgar och det gick ofta åt mycket tid till att ta reda på vem som hade vilket dokument och var det fanns. Det ledde till att tid gick åt till att leta efter den senaste versionen, vilket skapade ökad frustration bland personalen.”

”Dokumenten hade inte kategoriserats, vilket påverkade den interna produktiviteten. Att hantera och lagra dokument i Microsoft Exchange var helt enkelt inte ett hållbart sätt att arbeta.”

Julie Berry, IT-partner, Saffery

Lösning: En central och säker molnplattform för att dela, hantera och samarbeta kring dokument

För att fortsätta effektivisera sin dokument- och e-posthantering och fortsätta leverera en utmärkt kundservice behövde Saffery en central och säker plattform för att dela, hantera och samarbeta kring dokument.

Som ett företag med en "cloud-first"-strategi letade Saffery efter ett molnbaserat dokumenthanteringssystem för att möjliggöra större flexibilitet och smidighet. "Vi växer snabbt och behövde en lösning som kunde stödja detta och hjälpa personalen att hantera sin arbetsbelastning effektivt, oavsett om de arbetar på kontoret eller på distans", säger Berry.

En molnplattform som stöder samarbete samt kategorisering och centralisering av dokument

Saffery utvärderade flera specialiserade dokumenthanteringslösningar innan man valde NetDocuments, som man ansåg erbjöd det bästa paketet när det gällde användarvänlighet, flexibilitet och säkerhet. ”Vår högsta prioritet var att hitta en säker molnbaserad plattform som stödde samarbete samt kategorisering och centralisering av våra dokument.

Efter att ha utvärderat ett flertal lösningar var vi övertygade om att NetDocuments skulle ge oss den smidighet, flexibilitet och säkerhet vi behövde för att kunna leverera de omfattande tjänster våra kunder förväntar sig, tillade Berry.

”Det som gjorde att NetDocuments stack ut från konkurrenterna var den övergripande användarupplevelsen. Vi imponerades av det användarvänliga gränssnittet och av hur det speglade de applikationer som vår personal använder varje dag.”

Julie Berry, IT-partner, Saffery

”Det som gjorde att NetDocuments stack ut från konkurrenterna var den övergripande användarupplevelsen. Vi imponerades av det användarvänliga gränssnittet och av hur det speglade de applikationer som vår personal använder varje dag. Vi ansåg att detta var mycket viktigt för att få medarbetarna att acceptera ett nytt system”, säger Berry.

Arbeta med ett litet fönster av möjligheter för implementering

När det var dags att implementera NetDocuments hade företaget ett sexmånadersfönster (april–oktober) för att testa och lansera det nya dokumenthanteringssystemet, eftersom det måste fungera under skattesäsongen för att minimera störningar i verksamheten. Trots den korta tidsramen levererades projektet i tid och hjälpte Saffery att introducera sina anställda. ”Den största utmaningen när det gällde att introducera personalen var att få dem att bryta gamla vanor. Vi hade 800 personer som var nya inom dokumenthantering. Men genom särskilda utbildningar kunde de se värdet det kunde tillföra deras arbete – till exempel funktionen ”sparad sökning”, som innebar att personalen inte längre behövde slösa tid på att arkivera dokument i mappar och leta efter dokument själva.”

Fördelar: Säker åtkomst var som helst, ökad produktivitet, förbättrad samverkan och efterlevnad

Sedan NetDocuments implementerades har Saffery förbättrat samarbetet inom hela organisationen och mellan dess intressenter. Genom att tillhandahålla en central och säker plats i molnet för att lagra och hantera e-postmeddelanden och dokument kan personal och partners samarbeta effektivt, vilket ökar produktiviteten och tillför mervärde till deras arbete. ”Vi behöver inte längre lägga mycket tid på att söka efter dokument i flera olika system, eftersom vi nu kan skapa fullt sökbara ärendefiler för var och en av våra kunder, vilket säkerställer att varje dokument finns på rätt plats och är korrekt kategoriserat”, säger Berry.

Användningen av NetDocuments har också förbättrat e-posthanteringen avsevärt inom hela företaget. ”Med NetDocuments kan personalen fortfarande använda de program de är vana vid, till exempel Outlook, och återfå kontrollen över sina inkorgar. NetDocuments har bidragit till att effektivisera arbetet och öka produktiviteten inom hela företaget”, tillägger Berry.

”NetDocuments har bidragit till att effektivisera arbetet och öka produktiviteten i hela verksamheten.”

Julie Berry, IT-partner, Saffery

Förutom att förbättra processer och effektivitet har NetDocuments också hjälpt Saffery att förbättra sin säkerhet och efterlevnad. ”Vi har nu möjlighet att dela dokument via säkra länkar, vilket inte bara minskar e-posttrafiken utan också ger oss och våra kunder trygghet i vetskapen om att det vi delar är 100 % säkert. NetDocuments skyddar också data i hela organisationen och hjälper oss att följa policyer som GDPR genom att radera information när vi inte längre behöver den”, tillägger Berry.

Möjliggöra bättre balans mellan arbete och privatliv för anställda

Över 800 personer, inklusive Saffery-personal och partners, använder nu NetDocuments via stationära datorer, bärbara datorer, mobila enheter och surfplattor. ”Det blir allt viktigare att personalen kan komma åt våra dokument var som helst med den enhet de föredrar, särskilt när arbetsmetoderna förändras. Vi anser att detta är avgörande för medarbetarnas produktivitet och trivsel när vi vill attrahera och behålla de bästa talangerna.”

Med NetDocuments har Saffery nu en framtidssäker plattform för dokument- och e-posthantering som stöder företagets tillväxt och gör det möjligt att erbjuda både anställda och kunder en förbättrad upplevelse.

För att lära dig mer om NetDocuments och hur du kan arbeta smartare med ett intelligent dokumenthanteringssystem, klicka här för att begära en personlig demonstration.