Saffery utilizza NetDocuments per sostenere la propria strategia “Cloud-First”, consentendo al personale di gestire, individuare e condividere file in modo sicuro da qualsiasi luogo

Informazioni su Saffery

Saffery (precedentemente Saffery Champness) è uno studio di dottori commercialisti e fiduciari registrati che figura tra i primi 20 del settore. Attivo da oltre 160 anni, lo studio offre una gamma completa di servizi che comprendono contabilità, revisione contabile e certificazione, consulenza aziendale, finanza aziendale, consulenza forense e contenzioso, outsourcing, fiscalità, trust e IVA.

Sfida: i documenti isolati hanno influito negativamente sulla produttività

Saffery gestisce ogni giorno migliaia di documenti, ciascuno dei quali contiene informazioni riservate che aiutano i clienti a soddisfare le loro esigenze in materia di contabilità e rendicontazione finanziaria. Come molte aziende del settore, Saffery utilizzava diverse applicazioni a supporto di varie linee di servizio (come le dichiarazioni dei redditi e le revisioni contabili), molte delle quali disponevano di una propria funzionalità di gestione dei documenti. Tuttavia, tali funzionalità erano limitate e funzionavano solo nell’ambito della singola applicazione dedicata alla linea di servizio. Ciò comportava una frammentazione dei documenti, costringendo il personale a ricorrere alla posta elettronica e alle cartelle per gestirli a livello centrale.

“La classificazione dei documenti non era stata ancora effettuata, il che incideva sulla produttività interna. La gestione e l’archiviazione dei documenti all’interno di Microsoft Exchange non rappresentavano affatto un modo sostenibile di lavorare”, afferma Julie Berry, IT Partner presso Saffery. «Questo modo di lavorare metteva a dura prova le caselle di posta elettronica dei dipendenti e spesso si perdeva tempo a cercare di capire chi avesse quale documento e dove trovarlo. Ciò comportava un dispendio di tempo per individuare la versione più aggiornata, creando una crescente frustrazione tra il personale».

«La classificazione dei documenti non era stata ancora effettuata, il che incideva sulla produttività interna. La gestione e l’archiviazione dei documenti all’interno di Microsoft Exchange non rappresentavano affatto un modo sostenibile di lavorare.»

Julie Berry, partner IT, Saffery

Soluzione: una piattaforma cloud centralizzata e sicura per condividere, gestire e collaborare sui documenti

Per continuare a rendere più efficiente la gestione dei documenti e delle e-mail e per continuare a garantire un eccellente servizio ai clienti, Saffery aveva bisogno di una piattaforma centralizzata e sicura per condividere, gestire e collaborare sui documenti.

In qualità di azienda con una strategia “cloud-first”, Saffery era alla ricerca di un sistema di gestione dei documenti basato sul cloud che garantisse maggiore flessibilità e agilità. “Stiamo crescendo rapidamente e avevamo bisogno di una soluzione che ci supportasse in questo, aiutando il personale a gestire il proprio carico di lavoro in modo efficiente, sia che lavorino in ufficio sia da remoto”, afferma Berry.

Una piattaforma cloud a supporto della collaborazione, della classificazione e della centralizzazione dei documenti

Saffery ha valutato diverse soluzioni specializzate per la gestione dei documenti prima di scegliere NetDocuments, che riteneva offrisse il pacchetto migliore in termini di facilità d’uso, flessibilità e sicurezza. “La nostra priorità assoluta era trovare una piattaforma sicura basata sul cloud che supportasse la collaborazione, nonché la classificazione e la centralizzazione dei nostri documenti.

“Dopo aver valutato numerose soluzioni, eravamo certi che NetDocuments ci avrebbe garantito l’agilità, la flessibilità e la sicurezza di cui avevamo bisogno per fornire i servizi completi che i nostri clienti si aspettano”, ha aggiunto Berry.

“Ciò che ha permesso a NetDocuments di distinguersi dalla concorrenza è l’esperienza utente complessiva. Siamo rimasti colpiti dall’interfaccia intuitiva e dal fatto che rispecchiasse le applicazioni che il nostro personale utilizza quotidianamente.”

Julie Berry, partner IT, Saffery

“Ciò che ha permesso a NetDocuments di distinguersi dalla concorrenza è l’esperienza utente complessiva. Siamo rimasti colpiti dall’interfaccia intuitiva e dal fatto che rispecchiasse le applicazioni che il nostro personale utilizza quotidianamente. Abbiamo ritenuto che questo fosse un aspetto fondamentale per ottenere l’adesione dei dipendenti all’uso di un nuovo sistema”, afferma Berry.

Lavorare con un margine di tempo limitato per l’attuazione

Quando è arrivato il momento di implementare NetDocuments, lo studio aveva a disposizione un periodo di sei mesi (da aprile a ottobre) per testare e implementare il nuovo sistema di gestione dei documenti, poiché doveva aggirare il periodo della dichiarazione dei redditi per ridurre al minimo le interruzioni dell’attività. Nonostante i tempi ristretti, il progetto è stato portato a termine nei tempi previsti e ha aiutato Saffery a coinvolgere il proprio personale. “La sfida principale che abbiamo affrontato nell’inserimento del personale è stata quella di far abbandonare loro le vecchie abitudini. Avevamo 800 persone che non avevano familiarità con il concetto di gestione documentale. Tuttavia, grazie a sessioni di formazione dedicate, sono riusciti a comprendere il valore che questo sistema poteva apportare al loro lavoro – come ad esempio la funzione di ‘ricerca salvata’, che ha permesso al personale di non dover più perdere tempo a archiviare i documenti nelle cartelle e a cercarli manualmente.”

Vantaggi: accesso sicuro da qualsiasi luogo, maggiore produttività, migliore collaborazione e conformità alle normative

Da quando ha implementato NetDocuments, Saffery ha migliorato la collaborazione all’interno dell’intera organizzazione e con i propri stakeholder. Grazie a uno spazio centrale e sicuro nel cloud in cui archiviare e gestire e-mail e documenti, il personale e i partner possono collaborare in modo efficace, aumentando la produttività e aggiungendo valore al lavoro che svolgono. «Non dobbiamo più dedicare molto tempo alla ricerca di documenti in diversi sistemi, poiché ora siamo in grado di creare fascicoli completamente ricercabili per ciascuno dei nostri clienti, assicurandoci che ogni documento si trovi al posto giusto e sia classificato correttamente», afferma Berry.

L'utilizzo di NetDocuments ha inoltre migliorato in modo significativo la gestione della posta elettronica in tutta l'azienda. “Con NetDocuments, il personale può continuare a utilizzare le applicazioni a cui è abituato, come Outlook, e riprendere il controllo delle proprie caselle di posta. NetDocuments ha contribuito a snellire il lavoro e ad aumentare la produttività in tutta l'azienda”, ha aggiunto Berry.

“NetDocuments ha contribuito a snellire i processi lavorativi e ad aumentare la produttività in tutta l’azienda.”

Julie Berry, partner IT, Saffery

Oltre a migliorare i processi e l’efficienza, NetDocuments ha aiutato Saffery anche a rafforzare la sicurezza e la conformità. “Ora abbiamo la possibilità di condividere documenti tramite link sicuri, il che non solo riduce il traffico e-mail, ma garantisce a noi e ai nostri clienti la tranquillità di sapere che ciò che condividiamo è sicuro al 100%. NetDocuments garantisce inoltre la protezione dei dati in tutta l’organizzazione, aiutandoci a rispettare normative come il GDPR grazie alla cancellazione delle informazioni quando non ne abbiamo più bisogno”, ha aggiunto Berry.

Favorire un migliore equilibrio tra vita lavorativa e vita privata per i dipendenti

Oltre 800 persone, tra cui il personale e i partner di Saffery, utilizzano ora NetDocuments tramite computer fissi, portatili, dispositivi mobili e tablet. “Consentire al personale di accedere ai nostri documenti da qualsiasi luogo utilizzando il dispositivo che preferisce sta diventando sempre più importante, soprattutto alla luce dei cambiamenti nelle modalità di lavoro. Riteniamo che ciò sia fondamentale per la produttività e la soddisfazione dei dipendenti, in un’ottica volta ad attrarre e trattenere i migliori talenti”.

Grazie a NetDocuments, Saffery dispone ora di una piattaforma di gestione dei documenti e delle e-mail a prova di futuro, in grado di sostenere la sua crescita e di consentire all’azienda di offrire un’esperienza migliorata sia ai dipendenti che ai clienti.

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