Saffery utilise NetDocuments pour soutenir sa stratégie « Cloud-First », permettant à son personnel de gérer, rechercher et partager des fichiers en toute sécurité, où qu'il se trouve.

À propos de Saffery

Saffery (anciennement Saffery Champness) est l'un des 20 premiers cabinets d'experts-comptables et de fiduciaires agréés. En activité depuis plus de 160 ans, le cabinet propose une gamme complète de services, notamment en matière de comptabilité, d'audit et d'assurance, de conseil aux entreprises, de finance d'entreprise, de criminalistique et de contentieux, d'externalisation, de fiscalité, de fiducies et de TVA.

Défi : les documents cloisonnés ont un impact négatif sur la productivité

Saffery traite chaque jour des milliers de documents contenant des informations confidentielles qui aident ses clients à répondre à leurs besoins en matière de comptabilité et de reporting financier. Comme de nombreuses entreprises du secteur, Saffery utilisait plusieurs applications pour prendre en charge divers services (tels que les déclarations fiscales et les audits), dont beaucoup disposaient de leurs propres fonctionnalités de gestion documentaire. Cependant, ces fonctionnalités étaient limitées et ne fonctionnaient que dans le contexte de l'application individuelle du service concerné. Les documents étaient donc cloisonnés, ce qui obligeait le personnel à utiliser des e-mails et des dossiers pour les gérer de manière centralisée.

« Les documents n'étaient pas classés, ce qui avait un impact sur la productivité interne. La gestion et le stockage des documents dans Microsoft Exchange n'étaient tout simplement pas une méthode de travail viable », explique Julie Berry, partenaire informatique chez Saffery. « Cette méthode de travail imposait une charge importante aux boîtes de réception des employés et nous perdions souvent du temps à déterminer qui détenait tel ou tel document et où le trouver. Nous devions alors passer du temps à rechercher la version la plus récente, ce qui augmentait la frustration du personnel. »

« Le classement des documents n'avait pas été effectué, ce qui avait un impact sur la productivité interne. La gestion et le stockage des documents dans Microsoft Exchange n'étaient tout simplement pas une méthode de travail viable. »

Julie Berry, partenaire informatique, Saffery

Solution : une plateforme cloud centrale et sécurisée pour partager, gérer et collaborer sur des documents

Afin de continuer à améliorer l'efficacité de la gestion de ses documents et de ses e-mails et de continuer à offrir un excellent service à ses clients, Saffery avait besoin d'une plateforme centrale et sécurisée pour partager, gérer et collaborer sur des documents.

En tant qu'entreprise ayant adopté une stratégie « cloud-first », Saffery recherchait un système de gestion documentaire basé sur le cloud afin de gagner en flexibilité et en agilité. « Nous connaissons une croissance rapide et avions besoin d'une solution pour soutenir cette croissance, afin d'aider nos collaborateurs à gérer efficacement leur charge de travail, qu'ils travaillent au bureau ou à distance », explique M. Berry.

Une plateforme cloud pour faciliter la collaboration, la catégorisation et la centralisation des documents

Saffery a évalué plusieurs solutions spécialisées dans la gestion documentaire avant de choisir NetDocuments, qui lui semblait offrir la meilleure offre en termes de facilité d'utilisation, de flexibilité et de sécurité. « Notre priorité absolue était de trouver une plateforme cloud sécurisée pour faciliter la collaboration, le classement et la centralisation de nos documents.

Après avoir évalué de nombreuses solutions, nous étions convaincus que NetDocuments nous apporterait l'agilité, la flexibilité et la sécurité dont nous avions besoin pour fournir les services complets attendus par nos clients », a ajouté M. Berry.

« Ce qui distingue NetDocuments de ses concurrents, c'est l'expérience utilisateur globale. Nous avons été impressionnés par l'interface utilisateur conviviale et par la façon dont elle reflète les applications que notre personnel utilise quotidiennement. »

Julie Berry, partenaire informatique, Saffery

« Ce qui distingue NetDocuments de ses concurrents, c'est l'expérience utilisateur globale. Nous avons été impressionnés par l'interface utilisateur conviviale et par la façon dont elle reflète les applications que notre personnel utilise quotidiennement. Nous avons estimé que cela était très important pour convaincre les employés d'adopter un nouveau système », explique M. Berry.

Travailler avec une petite fenêtre d'opportunité pour la mise en œuvre

Au moment de mettre en œuvre NetDocuments, le cabinet disposait d'une période de six mois (avril à octobre) pour tester et déployer le nouveau système de gestion documentaire, car il devait contourner la période fiscale afin de minimiser les perturbations dans ses activités. Malgré le délai très court, le projet a été livré dans les temps et a aidé Saffery à intégrer son personnel. « Le principal défi auquel nous avons été confrontés lors de l'intégration du personnel a été de les amener à rompre avec leurs anciennes habitudes. Nous avions 800 personnes qui découvraient le concept de gestion documentaire. Cependant, grâce à des sessions de formation dédiées, elles ont pu constater la valeur ajoutée que cela pouvait apporter à leur travail, comme la fonction « recherche enregistrée » qui leur évitait de perdre du temps à classer des documents dans des dossiers et à les rechercher eux-mêmes. »

Avantages : accès sécurisé partout, productivité accrue, collaboration améliorée et conformité renforcée

Depuis la mise en œuvre de NetDocuments, Saffery a amélioré la collaboration au sein de l'ensemble de l'organisation et entre ses parties prenantes. Grâce à un espace centralisé et sécurisé dans le cloud pour stocker et gérer les e-mails et les documents, le personnel et les partenaires peuvent collaborer efficacement, ce qui augmente la productivité et ajoute de la valeur à leur travail. « Nous n'avons plus besoin de passer beaucoup de temps à rechercher des documents dans plusieurs systèmes, car nous sommes désormais en mesure de créer des dossiers entièrement consultables pour chacun de nos clients, ce qui garantit que chaque document se trouve au bon endroit et est correctement classé », explique M. Berry.

L'utilisation de NetDocuments a également considérablement amélioré la gestion des e-mails dans toute l'entreprise. « Avec NetDocuments, les employés peuvent continuer à utiliser les applications auxquelles ils sont habitués, telles qu'Outlook, tout en reprenant le contrôle de leur boîte de réception. NetDocuments a contribué à rationaliser le travail et à augmenter la productivité dans toute l'entreprise », ajoute M. Berry.

« NetDocuments a contribué à rationaliser le travail et à accroître la productivité dans l'ensemble de l'entreprise. »

Julie Berry, partenaire informatique, Saffery

En plus d'améliorer les processus et l'efficacité, NetDocuments a également aidé Saffery à renforcer sa sécurité et sa conformité. « Nous avons désormais la possibilité de partager des documents via des liens sécurisés, ce qui réduit non seulement le trafic d'e-mails, mais nous apporte également, à nous et à nos clients, la tranquillité d'esprit de savoir que ce que nous partageons est sécurisé à 100 %. NetDocuments protège également les données dans toute l'organisation, ce qui nous aide à nous conformer à des politiques telles que le RGPD en supprimant les informations dont nous n'avons plus besoin », a ajouté M. Berry.

Permettre un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée pour les employés

Plus de 800 personnes, dont le personnel et les partenaires de Saffery, utilisent désormais NetDocuments sur leur ordinateur de bureau, leur ordinateur portable, leur téléphone portable et leur tablette. « Il est de plus en plus important de permettre à nos employés d'accéder à nos documents où qu'ils se trouvent, à partir de l'appareil de leur choix, en particulier compte tenu de l'évolution des pratiques de travail. Nous pensons que cela est essentiel pour la productivité et le bien-être de nos employés, car nous cherchons à attirer et à retenir les meilleurs talents. »

Grâce à NetDocuments, Saffery dispose désormais d'une plateforme de gestion des documents et des e-mails évolutive, capable de soutenir sa croissance et d'offrir une expérience améliorée à ses employés et à ses clients.

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