Att gå från sporadiska försök till en strukturerad metod som juridiska avdelningar faktiskt kan tillämpa.

Fråga en IT-chef på en advokatbyrå eller en juridisk chef på ett företag om organisationen har infört AI, så kan det ärliga svaret bero på hur man ser på saken.

Det officiella AI-projektet befinner sig fortfarande i planeringsfasen. Riktlinjerna är fortfarande under utvärdering. Utbildningsplanen är inte färdig. Men användarna har redan börjat experimentera. En partner testar ett verktyg för juridisk forskning med AI-funktioner. En biträdande jurist använder ett offentligt verktyg för att rensa upp i ett första utkast. En verksamhetsgrupp testar ett nytt arbetsflöde. På en mindre byrå försöker en administratör fastställa riktlinjer samtidigt som hen ger stöd till användarna. På en större byrå arbetar avdelningarna för IT, kunskapshantering, arkivering, riskhantering, innovation och verksamhetsledning alla med olika delar av samma problem.

Det är just det som är utmaningen: Användningen av AI kan sprida sig innan en organisation har en tydlig verksamhetsmodell för detta.

Detta är vad man ofta kallar ”skugg-AI” – när advokater och personal börjar använda AI-verktyg snabbare än organisationerna hinner reglera användningen av dem.

På en byrå innebär ”AI-införande” ett formellt pilotprojekt som leds av IT- och kunskapsförvaltningsavdelningarna. På en annan byrå innebär det att tre delägare använder olika verktyg, att en biträdande jurist klistrar in text på en offentlig AI-webbplats och att en byråadministratör försöker avgöra vad som ska blockeras. Båda byråerna har problem med AI-införandet. Men bara den ena inser det.

Tänk dig följande scenario: en advokatbyrå med 200 jurister genomför ett noggrant tre månader långt pilotprojekt med generativ AI inom en av sina verksamhetsgrupper. När ledningen hämtar in faktiska användningsdata under den fjärde månaden visar det sig att jurister inom tre andra grupper redan använder allmänna AI-verktyg i pågående ärenden – de hade hört talas om pilotprojektet och antagit att byrån ”nu satsade på AI”. Pilotprojektet ledde inte till införandet. Det kom i efterhand.

Inom en företagsjuridisk avdelning kan samma problem uppstå när jurister eller team börjar använda inbyggda AI-funktioner innan avdelningarna för juridik, säkerhet, integritet och juridisk verksamhet har kommit överens om hur dessa ska användas.

Det betyder inte att organisationen har misslyckats. Det betyder att nästa steg är avgörande.

För juridiska organisationer handlar en framgångsrik införande av AI inte bara om att välja ett verktyg. Det handlar om att hjälpa människor att förstå vad som är godkänt, vad som är riskabelt, vad som är användbart och hur AI passar in i det sätt på vilket det juridiska arbetet faktiskt utförs. Utan den tydligheten kan AI-program fastna innan de hinner skalas upp. Ännu värre är att användarna kan utveckla vanor som organisationen senare måste bryta.

Problemet är inte nyfikenhet. Det är okontrollerat beteende

Nyfikenhet är sunt. Advokater och personal står under press att arbeta snabbare, hitta information mer effektivt, minska antalet repetitiva uppgifter och förbättra kundservicen. Det är helt naturligt att de vill veta vad AI kan göra.

Problemet uppstår när nyfikenheten går snabbare än vägledningen.

Vad innebär användningen av Shadow AI på advokatbyråer?

Om användarna inte vet vilka verktyg som är godkända väljer de det som är enklast att komma åt. Om de inte förstår hur AI-resultaten skapas litar de antingen på dem för snabbt eller avfärdar dem helt och hållet. När olika arbetsgrupper experimenterar på egen hand leder det till dubbla pilotprojekt, inkonsekvent utbildning och brist på en gemensam syn på vad som fungerar.

Det är inte bara ett tekniskt problem. Det är ett leveransproblem.

Företaget anser att det förbereder sig för en kontrollerad lansering, samtidigt som användarna redan har börjat utveckla vanor kring verktyg, uppmaningar, genvägar och tillfälliga lösningar. Vissa av dessa vanor är ofarliga. Vissa är användbara. Vissa medför risker. Företaget måste kunna skilja på dem innan åtkomsten utökas.

Granskning av införandet av AI inom juridiken: 6 frågor att ställa först

Innan en byrå utökar tillgången till AI bör den göra en kartläggning. Detta behöver inte bli en utvärdering som tar sex månader. Det bör vara en målinriktad genomgång som hjälper rätt personer att förstå vad som redan pågår. I en stor byrå kan detta omfatta IT, kunskapshantering, riskhantering, innovation, utbildning och verksamhetsledningen. I en mindre byrå kan det handla om den verkställande delägaren, byråadministratören, IT-chefen och några nyckelpersoner inom verksamhetsledningen.

En praktisk granskning bör ge svar på sex frågor.

1. Var används AI redan?

Se bortom den huvudsakliga AI-plattformen som utvärderas. Ta med offentliga AI-verktyg, produkter för juridisk forskning, Microsoft-verktyg och produktivitetsverktyg, dokumentautomatisering, tillägg från leverantörer, pilotprojekt inom verksamhetsgrupper, innovationsexperiment samt advokaters informella användning.

Ett företag kan inte hantera det som det inte har identifierat.

2. Vilka verktyg är godkända, begränsade eller förbjudna?

Användarna behöver ett tydligt svar på vad de får använda och var gränserna går. Om dessa riktlinjer är vaga eller gömda i en policy kommer människor att fatta egna beslut utifrån vad som är bekvämt eller utifrån hur andra beter sig.

En enkel modell räcker ofta: godkänd för företagsanvändning, godkänd endast på grundval av offentliga uppgifter eller testdata, begränsad i väntan på granskning eller förbjuden för kundinformation.

3. Vilken information kan användas tillsammans med AI?

Företagen behöver praktisk vägledning när det gäller kunduppgifter, material som omfattas av advokatsekretess, konfidentiell information, interna arbetsdokument, offentlig information och testdata.

Användarna ska inte behöva tolka en policy mitt i en tidsfrist. De behöver tydliga svar på vanliga situationer: Får jag sammanfatta ett klientavtal? Får jag använda en checklista inför avslut? Får jag be AI att omformulera ett e-postmeddelande till en klient? Får jag analysera dokument från ett pågående ärende? Förändras svaret om verktyget är godkänt av byrån?

4. Förstår användarna vad AI kan och inte kan göra?

De flesta användare har sett imponerande demonstrationer. Det betyder inte att de förstår begränsningarna.

De måste veta när AI hjälper dem att arbeta med befintligt material, när den genererar ett troligt svar, när källgranskning krävs och när det är det professionella omdömet som avgör. Detta är särskilt viktigt inom juridiskt arbete, där ett säkert svar inte är detsamma som ett korrekt svar.

5. Vilka arbetsflöden är lämpliga att börja med?

De första arbetsflödena bör vara tillräckligt avgränsade för att vara praktiska, tillräckligt enkla att granska och tillräckligt användbara för att användarna ska bry sig om dem.

Bra kandidater i ett tidigt skede handlar ofta om upprepbara arbetsuppgifter med ett fastställt innehåll: att sätta sig in i ett ärende, sammanfatta interna statusrapporter, hitta tidigare arbetsresultat, jämföra med godkända mallar, granska en uppsättning dokument utifrån olika teman eller utarbeta en preliminär kronologi. Dessa uppgifter är praktiska eftersom användaren kan jämföra resultatet med känt material.

6. Vem har ansvaret för driftsättningen efter lanseringen?

Tillgången är bara början. Någon måste ta ansvar för återkoppling, fortbildning, policyfrågor, granskning av användningen, supportvägar och beslut om nästa steg.

Det ansvaret kan inte vila enbart på en enda grupp, inte ens i mindre företag. Någon måste ansvara för plattformen, någon måste ansvara för riktlinjerna, någon måste fatta beslut om arbetsflöden, någon måste stödja utbildningen och någon måste avgöra vad som är viktigast för företaget. I ett stort företag kan dessa ansvarsområden ligga hos olika team. I ett mindre företag kan samma person ha flera av dessa roller. Oavsett vilket måste rollerna vara tydliga.

Varför utbildning i juridisk AI-kompetens är viktig

Ett av de vanligaste misstagen man kan göra är att utgå från att användarna redan kan grunderna.

Många gör det inte.

En advokat kanske vet att AI kan sammanfatta ett dokument, men vet ändå inte om sammanfattningen bygger på rätt dokumentuppsättning. En juridisk assistent kanske vet att AI kan utforma formuleringar, men vet kanske inte vilken information som är säker att ta med. En verksamhetsgrupp kanske vill att AI ska söka i ärendematerial, men förstår kanske inte hur behörigheter, dokumentkvalitet, namngivningskonventioner eller ärendets struktur påverkar resultatet.

När den insikten saknas hamnar användarna oftast i ett av tre beteendemönster: de undviker verktyget eftersom de inte litar på det, förlitar sig för snabbt på resultatet eftersom de inte förstår dess begränsningar, eller använder det inkonsekvent eftersom ingen har förklarat reglerna i praktiska termer.

Grundläggande AI-kunskaper innebär inte att man ska lära jurister att bli tekniker. Det innebär att ge användarna tillräckligt med bakgrundsinformation för att kunna fatta välgrundade beslut. De bör förstå vad verktyget är avsett att göra, vilket innehåll det har tillgång till, hur behörigheterna fungerar, varför inmatningar och sammanhang är viktiga, varför resultatet måste granskas och vart man ska vända sig med frågor.

Utbildningen måste vara tillräckligt praktiskt inriktad för att fungera även när man arbetar sent, står under press och försöker avgöra om AI kan vara till hjälp med den uppgift man står inför.

Utbildningen måste anpassas efter arbetet

En allmän översikt över AI är användbar, men den kommer inte att förändra beteendet i sig. Människor tar till sig verktyg när de kan se hur verktyget underlättar det arbete de redan utför.

Därför bör utbildningen utformas utifrån arbetsflöden, inte bara utifrån funktioner.

För ett processteam kan det innebära att man använder AI för att ta fram en första sammanfattning av ärendet, identifiera viktiga dokument, skapa en tidslinje eller dra fram teman ur en definierad dokumentuppsättning.

För ett transaktionsteam kan det innebära att jämföra ett utkast med en godkänd mall, kontrollera om en bestämmelse överensstämmer med kundens riktlinjer eller hitta liknande formuleringar från tidigare affärer.

För byråer utan en formell kunskapshanteringsfunktion kan det handla om något så enkelt som att hjälpa advokaterna att hitta exempel på hur byrån har hanterat en liknande fråga, en klientförfrågan, en klausul eller en ansökan. I större byråer kan samma koncept bli en del av en bredare kunskapsstrategi.

För team inom företagstjänster kan det innebära att skapa interna överlämningsanteckningar, sammanfatta statusuppdateringar, granska faktureringsbeskrivningar eller minska den manuella dokumentgranskningen.

Målet är inte att lansera alla användningsfall på en gång. Målet är att börja med arbetsflöden där innehållet är lämpligt, resultatet kan granskas och nyttan är tydlig.

Det är så användarna bygger upp sitt förtroende. Det är också så företaget får reda på vilket stöd, vilka förtydliganden av riktlinjerna och vilken ytterligare utbildning som behövs.

AI är bara så bra som det innehåll den kan nå

För juridiska team är AI bara så användbart som det innehåll det kan bearbeta och bara så säkert som de säkerhetsåtgärder som omger det innehållet.

Juridiskt arbete påverkas av ärendets sammanhang, rättspraxis, klienters begränsningar, behörigheter för dokument, regler för arkivering samt sekretessförpliktelser. I större byråer kan detta även omfatta etiska barriärer, komplexa säkerhetsmodeller och formella program för informationsstyrning. I mindre byråer kan kontrollrutinerna vara enklare, men skyldigheten att skydda klientinformation är densamma.

Det är därför som dokumenthanteringssystemet spelar en viktig roll i strategin för AI inom juridiken. Det är i DMS som en stor del av byråns arbetsresultat, ärendehistorik, säkerhetsmodell och styrningsstruktur redan finns samlade. När AI används inom den miljön har användarna bättre förutsättningar att ställa frågor om byråns egna underlag samtidigt som de håller sig inom de kontrollmekanismer som byrån redan förlitar sig på.

Poängen är inte att göra AI till ännu ett isolerat verktyg. Poängen är att integrera AI i de system och arbetsflöden där det juridiska arbetet redan hanteras.

Driftsättningen är inte mållinjen

Ett företag kan göra AI tillgängligt för hundratals eller tusentals användare utan att det för den skull leds till någon verklig användning. Att ha tillgång till tekniken i sig är inte ett bevis på dess värde.

Innan systemet tas i drift bör företagen bestämma hur de ska utvärdera om införandet fungerar. Mätningarna behöver inte vara komplicerade. Ett mindre företag kan till exempel följa upp vilka användare som provar verktyget, vilka frågor de ställer och om det sparar tid i några överenskomna arbetsflöden. Ett större företag kan följa upp användningen per kontor, verksamhetsområde, roll eller ärendetyp.

I båda fallen är det värdefullt att undersöka vilka arbetsflöden som vinner mark, om användarna återvänder efter utbildningen, vilka frågor som ställs, om anvisningarna behöver förtydligas och om verktyget minskar arbetsinsatsen vid specifika uppgifter.

Den mest användbara återkopplingen kommer ofta efter de första veckorna. Det är då användarna har kommit förbi den inledande ”demoeffekten” och börjar tillämpa AI i det praktiska arbetet. Företagen behöver en process för att samla in den återkopplingen, uppdatera träningen, förfina riktlinjerna och avgöra vilka användningsfall som är redo att utvidgas.

Införandet av AI bör betraktas som en fortlöpande process, inte som en engångshändelse.

Var företagsledare bör börja

För företag som redan är på väg behöver nästa steg inte vara komplicerat. Det måste dock vara väl genomtänkt.

Börja med tre åtgärder.

1. Fastställ det aktuella läget.

Dokumentera var AI redan används, vilka verktyg som är godkända, vilka pilotprojekt som pågår och var informella försök genomförs.

2. Fastställ reglerna för insatser.

Förtydliga vilka verktyg som är godkända, förväntningarna på datanvändning, granskningskrav, begränsad eller förbjuden användning samt eskaleringsvägar. Se till att riktlinjerna är tillräckligt praktiska för att kunna tillämpas utan att man behöver tolka policyns formuleringar.

3. Öva utifrån verkliga arbetsflöden.

Gå bortom generella demonstrationer. Börja med kontrollerade arbetsflöden där innehållet är känt, resultatet kan granskas och organisationen kan avgöra om arbetet har förbättrats.

Dessa steg hjälper företag av alla storlekar att gå från sporadiska försök till ett program som användarna kan förstå, som ledningen kan stödja och som företaget kan förbättra över tid.

Framgången för juridisk AI börjar redan innan den når stor skala

De juridiska organisationer som lyckas med AI kommer inte nödvändigtvis att vara de som har flest AI-verktyg. Det kommer att vara de som medvetet väljer sina verktyg och användningsområden, tillämpar dem där de tillför värde och skalar upp det som fungerar.

De kommer att veta var AI redan används. De kommer att fastställa vad som är tillåtet. De kommer att lära ut grunderna innan de förväntar sig avancerad användning. De kommer att koppla utbildningen till verkliga arbetsflöden. De kommer att förankra AI i innehåll som förvaltas av företaget. Och de kommer att mäta vad som händer efter driftsättningen.

Införandet av AI inom juridiken avstannar när byråerna antar att det räcker med att ha tillgång till tekniken.

Så är det inte – och kostnaden visar sig i form av outnyttjade licenser, övergivna arbetsflöden och jurister som redan tidigt kom fram till att AI inte kunde hjälpa dem.

Vägen till en framgångsrik implementering börjar med att allt är klart för driftsättning: tydliga förväntningar, förberedda användare, praktiska arbetsflöden och en plan för hur man kan omvandla de inledande försöken till bättre arbetsresultat.

För företag som redan utforskar AI handlar det inte bara om vad tekniken kan göra. Frågan är om företaget är redo att hjälpa människor att använda den på ett ansvarsfullt och konsekvent sätt, och så att den smälter in i deras arbetsflöde.

Nästa del i serien

I artikel två kommer vi att fortsätta här med att diskutera hur man väljer ut de första tillämpningarna av juridisk AI. Vilka arbetsflöden vinner användarnas förtroende redan från början, och vilka hämmar införandet i det tysta? Följ med för att lära dig mer.