Bland de många verktyg som små till medelstora advokatbyråer förlitar sig på finns lösningar för praktikhantering (PM) och dokumenthantering. Vissa PM-verktyg har en dokumenthanteringskomponent, men den kan inte tillhandahålla de komplexa säkerhets- och styrningsfunktioner som krävs för kritiska kunddokument och e-postmeddelanden eller de produktivitetshöjande funktioner som kan förbättra byråns arbete.

Det är här ett kraftfullt dokumenthanteringssystem (DMS) kommer in i bilden. Medan vissa mindre företag fortfarande håller på att upptäcka de övergripande fördelarna med ett DMS, har andra företag både ett PM- och ett DMS-system, men har ännu inte kopplat ihop dem för att uppnå större effektivitet och få ut ännu mer värde av sina teknikinvesteringar.

Vår senaste e-bok om att kombinera kraften hos ett PM- och DMS-system för små och medelstora advokatbyråer finns här för att hjälpa dig. Den ger en djupgående inblick i varför du behöver båda systemen, fördelarna med att integrera dessa verktyg, de bästa funktionerna att utnyttja i respektive system och fallstudier av byråer som har nått framgång genom att integrera sina PM- och DMS-system.

Här är en liten förhandsvisning av några av de ämnen som behandlas.

De största fördelarna med att integrera dina system för praktikhantering och dokumenthantering

Var för sig erbjuder plattformar för juridisk praktikhantering och dokumenthantering betydande fördelar för advokatbyråer. Men tro det eller ej, dessa två system är bättre när de kopplas samman och används tillsammans. Här är några viktiga fördelar som din byrå kan förvänta sig när du integrerar en juridisk PM-programvara och DMS.

Hitta den information du behöver snabbt

Hur mycket tid lägger du och ditt team på att leta efter filer, e-postmeddelanden och dokument varje dag? Enligt en rapport från McKinsey lägger anställda 1,8 timmar varje dag på att söka efter och samla in information.

Dokumenthanteringssystem kan dramatiskt minska söktiden och öka produktiviteten. Med anpassningsbara startsidor, listor över senaste och favoritdokument samt avancerade sökfunktioner som naturlig språkbehandling, filter och booleska operatorer kan DMS-användare snabbt och enkelt hitta nödvändiga filer i DMS-arkivet.

Genom att integrera ett DMS och PM kan processen bli ännu snabbare genom att koppla samman kunder och ärenden, vilket medför många fördelar, till exempel att du kan visa dokument som sparats i DMS utan att lämna ditt PM-gränssnitt.

Skapa dokument snabbare

Dokumentmallar i DMS hjälper användarna att undvika repetitiva uppgifter som att formatera nya dokument eller slösa tid på att leta efter tidigare versioner att kopiera från. Dessutom kan integrerade system använda arbetsytor och dokumentmallar för att automatiskt fylla i ärendedetaljer från PM och spara den färdiga filen till rätt ärendearbetsyta i DMS. Integrationen gör det nästan helt enkelt att skapa och organisera dokument.

Få tillgång till allt var du än befinner dig

Med integrerade dokumenthanterings- och praktikhanteringssystem kan du enkelt komma åt information från varje system, oavsett vilket du arbetar i för tillfället. Precis som du kan hämta data från ditt PM till dokumentmallar kan du också hämta ärenderelaterade dokument och e-postmeddelanden inom PM-arbetsytan. Du kan också se olika dokumentversioner, granska säkerhet eller användarbehörigheter, sortera och organisera dokument och mycket mer för att ditt arbete ska flyta smidigt och effektivt.

Kontrollera behörigheter och åtkomst till dokument och filer

Din verksamhet är beroende av ett stabilt och säkert informationsflöde mellan kollegor, kunder, experter, vittnen och andra samarbetspartners. Om ditt projektledningssystem och ditt dokumenthanteringssystem är separata men integrerade system kan du tillämpa mer detaljerade åtkomstkontroller inom dokumenthanteringssystemet så att även om en användare har åtkomst till ärendedetaljer i projektledningssystemet, har de inte automatiskt åtkomst till alla ärenderelaterade dokument. Du kan ställa in behörigheter på dokumentnivå för att helt anpassa vilka dokument (om några) en PM-användare kan komma åt, samt vilken typ av åtkomst de har (t.ex. redigera, dela eller endast visa).

Med full kontroll över dina dokument kan du se till att dina användare har enkel tillgång till all information de behöver – och ingenting de inte behöver.

Öka produktiviteten med effektivare arbetsflöden

När du förbättrar hela dokumentets livscykel genom att använda teknik får du stora produktivitetsvinster och minskad frustration från att behöva växla mellan flera system och flytta dokument från plats till plats för att få arbetet gjort. Tänk dig om du kunde hämta innehåll till ett dokument från PM-systemet, enkelt redigera dokumentet online, omedelbart skicka dokumentet för elektronisk signatur och sedan få dokumentet automatiskt tillbaka sparat till ditt arbetsområde i DMS.

Säkra och skydda dina data

Att förlora eller exponera konfidentiella uppgifter är inte något som ditt företag vill hantera, oavsett om det sker av misstag eller med ont uppsåt. Att arbeta utan ett dokumenthanteringssystem innebär att dina dokument utsätts för farliga risker. Dokumentkomponenter baserade på PM saknar de strikta säkerhetsprotokoll som krävs för att skydda en advokatbyrås dokument och uppgifter.

Ditt DMS kan erbjuda robust inbyggd säkerhet samt skyddsåtgärder som kryptering på dokumentnivå, multifaktorautentisering (MFA) och förebyggande av dataförlust (DLP), vilket ger bättre skydd mot ransomware och skadliga aktörer. Du kan också förhindra åtgärder som delning eller utskrift av dokument. Genom att integrera ett DMS med din praktikhanteringslösning får du bättre skydd för din mest konfidentiella information samtidigt som du fortfarande kan samarbeta när det behövs.

Håll koll på tiden med färre klick

Tidrapportering är en vanlig utmaning i många företag. När DMS är direkt kopplat till din PM-lösning kan du underlätta arbetet genom att snabbt lägga till poster för tid som spenderats på att utarbeta, slutföra eller granska dokument som är kopplade till ett ärende. Allt som krävs är ett par klick för att tidrapporterare ska kunna bekräfta föreslagna tidsposter från dokumenthistoriken och effektivt logga timmar till rätt ärende och klient.

Förenkla med ett enda registersystem

När dokument finns överallt och du måste gå till flera olika platser för att förstå vad som händer i ett ärende, slösar du tid och introducerar en onödig risknivå. Ett kraftfullt DMS ger dig ett snabbt och enkelt sätt att arkivera, hitta och komma åt alla ärenderelaterade dokument och e-postmeddelanden – hela den digitala filen. Om ditt DMS är det enda registersystemet kan du gå till den enda källan och hitta vad du behöver med tillförsikt.

Samarbeta internt och externt

Både PM och DMS har verktyg som underlättar samarbetet utan att belamra din e-postinkorg. Men ett DMS gör det enkelt att dela, redigera, granska, kommentera och diskutera dokument på ett säkert sätt – utan problem med lokala kopior, ospårade ändringar, versionskonflikter osv. När konversationerna flyttas från e-post till plattformar som Microsoft Teams och Slack kan ett DMS göra det mycket enklare att dela filer med en grupp på ett säkert sätt.

Integrera med din övriga teknik

Praxis- och dokumenthantering är inte de enda system som ditt team förlitar sig på dagligen. Lyckligtvis kan både PM och DMS integreras med en rad andra produkter, såsom tids- och faktureringsprogram, projektledningslösningar, plattformar för elektroniska signaturer och arkivering, verktyg för avtalshantering, Microsoft Office, Adobe Acrobat och många fler. En helt integrerad teknikstack innebär mindre växling mellan plattformar och mindre arbete för ditt team. Dina programvaror gör grovjobbet, så att du kan återgå till att fokusera på kunderna.

Håll verksamheten organiserad och kunderna nöjda

När dina dokument, e-postmeddelanden och praktikdata är organiserade, integrerade och synkroniserade kan ditt team snabbt hitta svar på kundernas frågor och fortsätta arbetet. Och med gladare och mer nöjda kunder kan du räkna med bättre kundlojalitet och fler rekommendationer.

Bättre tillsammans: Skapa synergi mellan din PM och DMS

Kombinationen av praktikhantering och dokumenthantering ger mer än summan av varje systems delar. Du kan få ut mer värde av din PM tack vare din DMS, och vice versa – och den synergin är något du kan utnyttja för att ta din praktik till nästa nivå.

PM-programvara är idealisk för saker som kalendersynkronisering, tidrapportering och fakturering, men många funktioner hanteras bättre av ett DMS, till exempel dokumentautomatisering och -sammanställning, kontrollerad dokumentåtkomst med etiska barriärer och åtkomsträttigheter, realtidsmeddelanden, avancerad versionskontroll, integrationer med Microsoft och andra verktyg som du använder dagligen, och mycket mer.

Tillsammans gör PM- och DMS-lösningarna det möjligt för dig att optimera och till och med automatisera många tidskrävande och repetitiva processer, öka produktiviteten och skapa kostnadseffektivitet för ditt företag samtidigt som du förbättrar säkerheten. Denna vinnande teknikkombination kan till och med hjälpa ditt team att förbättra kundservicen och få en strategisk fördel gentemot konkurrenterna.