Entre las muchas herramientas en las que confían los despachos de abogados pequeños y medianos se encuentran las soluciones para la gestión de la práctica (PM) y la gestión de documentos. Aunque algunas herramientas de PM vienen con un componente de gestión de documentos, no pueden proporcionar las complejas funciones de seguridad y gobernanza necesarias para los documentos y correos electrónicos críticos de los clientes ni los impulsores de productividad que pueden elevar el trabajo de su bufete.

Ahí es donde entra en juego un potente sistema de gestión documental (SGD). Y mientras que algunas empresas pequeñas aún están descubriendo las ventajas generales de un SGD, otras empresas disponen tanto de un PM como de un SGD pero aún no los han conectado para experimentar una mayor eficiencia y obtener un valor aún mayor de sus inversiones en tecnología.

Nuestro reciente eBook sobre la combinación de la potencia de un PM y un DMS para pequeñas y medianas despachos de abogados está aquí para ayudarle. En él se profundiza en las razones por las que necesita ambos sistemas, las ventajas de integrar estas herramientas, las mejores características para aprovechar cada una de ellas y estudios de casos de bufetes que han encontrado el éxito integrando su PM y su DMS.

He aquí un anticipo de algunas de las cosas que se cubren.

Principales ventajas de integrar sus sistemas de gestión de consultas y de gestión documental

Por separado, las plataformas de gestión de la práctica jurídica y de gestión documental ofrecen ventajas sustanciales a los bufetes de abogados. Pero lo crea o no, estos dos sistemas son mejores cuando se conectan y se utilizan juntos. He aquí algunas ventajas clave que su bufete puede esperar cuando integra un software de PM jurídico y un DMS.

Encuentre rápidamente la información que necesita

¿Cuánto tiempo dedican usted y su equipo a buscar archivos, correos electrónicos y documentos cada día? Según un informe de McKinsey, los empleados dedican 1,8 horas diarias a buscar y recopilar información.

Los sistemas de gestión de documentos pueden reducir drásticamente el tiempo de búsqueda y aumentar la productividad. Con páginas de inicio personalizables, listas de documentos recientes y favoritos, y funciones de búsqueda avanzada como el procesamiento de lenguaje natural, filtros y operadores booleanos, los usuarios de DMS pueden localizar rápida y fácilmente los archivos necesarios en el repositorio de DMS.

La integración de un DMS y un PM puede agilizar aún más el proceso al vincular clientes y asuntos, lo que conlleva muchas ventajas, como la visualización de los documentos guardados en el DMS sin salir de su interfaz PM.

Cree documentos más rápido

Las plantillas de documentos en el SGD ayudan a los usuarios a evitar tareas repetitivas como el formateo de nuevos documentos o la pérdida de tiempo localizando versiones anteriores de las que copiar. Además, los sistemas integrados pueden utilizar plantillas de espacios de trabajo y documentos para rellenar automáticamente los detalles del asunto desde el PM y guardar el archivo completo en el espacio de trabajo del asunto correcto en el DMS. La integración hace que la creación y organización de documentos se realice casi sin esfuerzo.

Acceda a todo desde cualquier lugar

Con los sistemas integrados de gestión de documentos y de gestión de consultas, podrá acceder fácilmente a la información de cada sistema, independientemente de en cuál esté trabajando en ese momento. Del mismo modo que puede extraer datos de su PM en plantillas de documentos, también puede recuperar documentos y correos electrónicos relacionados con el asunto dentro del espacio de trabajo del PM. También puede ver las distintas versiones de los documentos, revisar la seguridad o los permisos de los usuarios, clasificar y organizar los documentos y mucho más para que su trabajo se desarrolle con fluidez y eficacia.

Controlar los permisos y el acceso a documentos y archivos

Su bufete depende del flujo constante pero seguro de información entre compañeros de equipo, clientes, peritos, testigos y otros colaboradores. Si su PM y su DMS son sistemas separados pero integrados, puede aplicar controles de acceso más granulares dentro del DMS para que, aunque un usuario pueda acceder a los detalles del asunto en el PM, no tenga acceso automáticamente a todos los documentos relacionados con el asunto. Puede establecer permisos a nivel de documento para personalizar completamente a qué documentos (si los hay) puede acceder un usuario del PM, así como el tipo de acceso que tiene (por ejemplo, editar, compartir o sólo ver).

Con un control total sobre sus documentos, puede asegurarse de que sus usuarios tienen fácil acceso a toda la información que necesitan, y a nada que no necesiten.

Aumente la productividad con flujos de trabajo más eficaces

Cuando se mejora el ciclo de vida completo de los documentos mediante el uso de la tecnología, se experimenta un importante aumento de la productividad y una reducción de la frustración que supone tener que moverse entre varios sistemas y barajar documentos de un lugar a otro para realizar el trabajo. Imagínese si pudiera extraer el contenido de un documento del sistema PM, completar fácilmente las ediciones del documento en línea, enviar instantáneamente un documento para su firma electrónica y, a continuación, hacer que el documento vuelva automáticamente guardado a su espacio de trabajo de asuntos en el DMS.

Asegure y proteja sus datos

Perder o exponer datos confidenciales no es algo a lo que su empresa quiera enfrentarse, tanto si ocurre de forma accidental como malintencionada. Operar sin un SGD deja sus documentos peligrosamente expuestos a riesgos. Los componentes documentales basados en PM carecen de los rigurosos protocolos de seguridad necesarios para proteger los documentos y datos de un bufete de abogados.

Su DMS puede proporcionar una sólida seguridad integrada, además de salvaguardas como el cifrado a nivel de documento, la autenticación multifactor (MFA) y la prevención de pérdida de datos (DLP), que proporcionan una mayor protección contra el ransomware y los actores maliciosos. También puede impedir acciones como compartir o imprimir documentos. La integración de un DMS con su solución de gestión de consultas proporciona una mayor protección para su información más confidencial, al tiempo que permite la colaboración cuando sea necesario.

Controle el tiempo con menos clics

La captura del tiempo es un reto habitual en muchos despachos. Cuando el DMS está conectado directamente a su solución PM, puede facilitarlo añadiendo rápidamente entradas para el tiempo dedicado a redactar, finalizar o revisar documentos asociados a un asunto. Basta con un par de clics para que los cronometradores confirmen las entradas de tiempo sugeridas a partir del historial de documentos y registren eficazmente las horas en el asunto y el cliente correctos.

Simplifique con un único sistema de registro

Cuando los documentos están por todas partes y tiene que ir a varios sitios para entender lo que ocurre en un asunto, está perdiendo tiempo e introduciendo un nivel de riesgo innecesario. Un DMS potente le ofrece una forma rápida y sencilla de archivar, encontrar y acceder a todos los documentos y correos electrónicos relacionados con el asunto: todo el expediente digital. Si su DMS es el único sistema de archivo, puede, acudir a esa única fuente y encontrar lo que necesita con confianza.

Colaborar interna y externamente

Tanto un PM como un DMS disponen de herramientas para facilitar la colaboración sin saturar su bandeja de entrada de correo electrónico. Pero un DMS facilita compartir, editar, revisar, anotar y discutir documentos de forma segura, todo ello sin los retos que suponen las copias locales, los cambios sin seguimiento, los conflictos de versiones, etc. A medida que las conversaciones pasan del correo electrónico a plataformas como Microsoft Teams y Slack, un DMS puede hacer que compartir archivos de forma segura con un grupo sea mucho más fácil.

Integración con el resto de su tecnología

La gestión de consultas y documentos no son los únicos sistemas en los que su equipo confía día a día. Afortunadamente, tanto un PM como un DMS se integran con una variedad de otros productos, como software de tiempo y facturación, soluciones de gestión de proyectos, plataformas de archivo y firma electrónica, herramientas de gestión de contratos, Microsoft Office, Adobe Acrobat y muchos más. Una pila tecnológica totalmente integrada significa menos saltos entre plataformas y menos trabajo para su equipo. Sus aplicaciones de software hacen el trabajo pesado, para que usted pueda volver a centrarse en los clientes.

Mantenga las operaciones organizadas y a los clientes contentos

Con sus documentos, correos electrónicos y datos de la consulta organizados, integrados y sincronizados, su equipo puede encontrar rápidamente respuestas a las preguntas de los clientes y hacer que el trabajo siga avanzando. Y con clientes más contentos y satisfechos, puede contar con una mejor retención de clientes y más referencias.

Juntos mejor: Cree sinergia entre su PM y su DMS

La combinación de la gestión de la consulta y la gestión documental produce más que la suma de las partes de cada sistema. Puede obtener más valor de su PM gracias a su DMS, y viceversa, y esa sinergia es algo que puede aprovechar para llevar su consulta al siguiente nivel.

Mientras que un software PM es ideal para cosas como la sincronización de calendarios, el control del tiempo y la facturación, muchas funciones las gestiona mejor un DMS, como la automatización y el montaje de documentos, el acceso controlado a los documentos con muros éticos y derechos de acceso, la mensajería en tiempo real, el control avanzado de versiones, las integraciones con Microsoft y otras herramientas que utiliza a diario, y mucho más.

Juntas, las soluciones PM y DMS se combinan para permitirle optimizar e incluso automatizar muchos procesos repetitivos y que consumen mucho tiempo, aumentar la productividad y crear eficiencia de costes para su empresa al tiempo que aumenta su postura de seguridad. Este combo tecnológico ganador puede incluso ayudar a su equipo a mejorar el servicio al cliente y obtener una ventaja estratégica sobre la competencia.